设计外包管理暂行办法

设计外包管理暂行办法一、引言在当今竞争激烈的商业环境中，企业为了专注核心业务、降低成本、提高效率，常常会选择将部分设计工作外包给专业的外部机构。我们公司也不例外，随着业务的不断拓展，设计外包项目日益增多。为了规范设计外包管理流程，确保外包工作的质量和效率，依据相关法律法规以及行业通行标准，结合公司实际运营情况，特制定本《设计外包管理暂行办法》。希望大家认真学习并贯彻执行，共同推动公司设计外包业务的顺利开展。二、适用范围本办法适用于公司所有涉及设计外包的项目，包括但不限于平面设计、产品外观设计、室内设计、UI设计等各类设计工作。无论是长期合作的外包商，还是因特定项目临时引入的外包团队，均需遵循本办法进行管理。三、职责分工1.需求部门负责明确设计项目的具体需求，包括设计目标、风格要求、功能指标、交付时间等关键要素。在提出需求时，尽量提供详细的背景资料和参考案例，以便外包商更好地理解项目意图。例如，若为产品包装设计，需提供产品特点、目标受众、销售渠道等信息。参与外包商的选择过程，从专业角度对候选外包商的设计能力、过往作品风格与项目需求的匹配度等方面提出意见和建议。在项目执行过程中，与外包商保持密切沟通，及时解答外包商提出的疑问，对设计方案进行阶段性审核，提出修改意见，确保设计方向符合公司预期。负责组织对设计成果的最终验收，依据事先确定的验收标准，对设计作品的质量、完整性、是否满足业务需求等进行全面评估。2.采购部门主导外包商的筛选、评估和选择工作。通过多种渠道收集潜在外包商信息，建立外包商资源库。对入库的外包商进行定期评估和更新，确保资源库的有效性和及时性。负责与选定的外包商进行商务谈判，包括合同条款、价格、付款方式、保密协议等内容，确保公司利益得到充分保障。在谈判过程中，既要争取合理的价格和有利的合作条件，又要注重与外包商建立良好的合作关系。签订设计外包合同，并跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题，如付款进度、交付延迟等。3.质量管理部门制定设计外包项目的质量标准和验收规范，确保质量要求明确、可衡量。这些标准和规范应与行业通行做法以及公司内部质量要求相契合。对设计外包项目进行质量监控，定期检查项目执行情况，对发现的质量问题及时提出整改要求，并跟踪整改落实情况。协助需求部门进行设计成果的验收，从质量专业角度提供技术支持和评估意见，确保验收工作的科学性和公正性。4.法务部门审核设计外包合同条款，确保合同符合法律法规要求，防范法律风险。重点关注知识产权归属、保密条款、违约责任等关键条款，避免因合同漏洞给公司带来损失。为设计外包项目提供法律咨询服务，在项目执行过程中，如遇法律纠纷或疑问，及时提供专业的法律建议和解决方案。四、外包商选择1.外包商信息收集采购部门应通过多种途径广泛收集外包商信息，如网络搜索、行业推荐、参加设计展会、同行交流等。收集的信息包括外包商的基本情况（成立时间、注册资本、经营范围等）、设计团队构成（专业背景、工作经验等）、过往成功案例、客户评价、报价水平等。我们鼓励各部门员工积极提供优质外包商线索，共同丰富公司的外包商资源库。2.初步筛选采购部门根据收集到的信息，对潜在外包商进行初步筛选。筛选的主要标准包括外包商的业务范围是否与公司需求匹配、是否具备相关设计领域的成功经验、团队专业能力是否满足项目要求、报价是否在公司预算范围内等。经过初步筛选，确定进入评估环节的外包商名单。3.评估考察设计能力评估：需求部门和质量管理部门共同参与，要求候选外包商提供与拟外包项目类似的过往作品，并对作品进行详细分析和评价。重点考察其设计风格、创意水平、技术实现能力、对客户需求的理解和把握能力等。可以要求外包商针对公司项目进行简单的创意阐述或设计草案提交，以便更直观地了解其设计思路和能力。企业实力考察：采购部门可组织实地考察或通过电话、邮件等方式，对候选外包商的企业规模、办公环境、管理制度、财务状况等进行了解。了解其是否具备稳定的运营能力和良好的信誉，以确保能够按时、高质量地完成项目。客户评价调查：向候选外包商提供的过往客户进行调查，了解其在项目执行过程中的服务态度、沟通协作能力、项目交付情况、售后服务等方面的表现。客户评价是衡量外包商综合实力的重要依据之一，应予以充分重视。4.综合评审与选择采购部门组织需求部门、质量管理部门、法务部门等相关人员，对经过评估考察的候选外包商进行综合评审。各部门从自身专业角度发表意见，共同权衡各候选外包商的优势和不足。综合考虑设计能力、企业实力、报价、客户评价等因素，选择最合适的外包商作为合作伙伴。希望大家在评审过程中，秉持客观、公正的态度，为公司选择到最优质的外包商。五、合同签订1.合同条款拟定采购部门在与选定的外包商达成合作意向后，负责起草设计外包合同。合同条款应包括但不限于项目名称、服务内容、双方权利义务、项目进度安排、交付成果形式、验收标准、合同金额及付款方式、知识产权归属、保密条款、违约责任、争议解决方式等内容。合同条款应清晰明确，避免模糊不清或产生歧义。2.合同审核合同起草完成后，依次提交给法务部门、需求部门、质量管理部门等相关部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性和合规性，防范法律风险；需求部门审核服务内容、交付成果、验收标准等条款是否与项目需求一致；质量管理部门审核质量标准、质量控制条款等是否符合公司质量要求。各部门应认真审核合同条款，提出修改意见，确保合同的完整性和有效性。3.合同签订经各部门审核通过后的合同，由采购部门与外包商进行最终确认和签订。合同签订应由双方授权代表签字并加盖公章，确保合同具有法律效力。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、质量管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门了解合同内容，做好项目执行和管理工作。六、项目执行与监控1.项目启动合同签订后，需求部门应组织召开项目启动会，邀请外包商项目团队成员、公司内部相关部门人员参加。在启动会上，需求部门详细介绍项目背景、目标、需求、进度计划等内容，明确各方的职责和沟通机制。希望通过项目启动会，使各方对项目有清晰的认识，为项目的顺利开展奠定良好基础。2.项目进度管理外包商应根据合同约定的项目进度要求，制定详细的项目进度计划，并提交给需求部门和采购部门审核。进度计划应明确各个阶段的工作内容、交付成果、时间节点以及责任人。需求部门和采购部门应定期对外包项目的进度进行跟踪检查，对比实际进度与计划进度的差异。如发现进度滞后，应及时与外包商沟通，了解原因，并共同制定解决方案，确保项目按时交付。我们鼓励外包商在遇到可能影响项目进度的问题时，及时主动与公司沟通，以便共同协商解决。3.项目质量管理质量管理部门应依据事先制定的质量标准和验收规范，对设计外包项目进行全程质量监控。在项目执行过程中，定期对外包商提交的阶段性成果进行质量检查，发现质量问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。需求部门在审核外包商提交的设计方案时，应从业务需求和专业角度对设计质量进行把关，提出具体的修改意见和建议。外包商应根据需求部门的反馈意见，及时对设计方案进行优化和完善，确保设计成果符合公司要求。4.沟通协调建立有效的沟通机制是确保项目顺利执行的关键。需求部门应指定专人作为项目对接人，与外包商项目团队保持密切沟通，及时传达公司的需求和意见，了解项目进展情况和遇到的问题。沟通方式可以包括定期的项目例会、电话沟通、邮件沟通、即时通讯工具沟通等，确保信息传递的及时、准确和畅通。在项目执行过程中，如遇到重大问题或需要对项目需求进行变更，需求部门应及时组织相关部门和外包商进行协商讨论，形成一致的解决方案。变更需求应通过书面形式进行确认，并对合同条款、项目进度计划等进行相应调整。七、验收与付款1.验收申请外包商完成设计项目并自检合格后，应向需求部门提交验收申请，并附上完整的交付成果。交付成果应符合合同约定的形式和内容要求，如设计文件、文档资料、样品等。2.验收组织需求部门收到验收申请后，应在规定时间内组织质量管理部门、采购部门等相关人员组成验收小组，按照验收标准和规范对设计成果进行验收。验收方式可以包括资料审查、现场演示、功能测试、用户体验评估等多种形式，确保验收工作全面、客观、公正。3.验收结果处理若验收合格，验收小组应出具验收报告，由各验收人员签字确认。需求部门将验收报告提交给采购部门，作为付款依据。若验收不合格，验收小组应明确指出存在的问题和整改要求，要求外包商在规定时间内进行整改。整改完成后，外包商应再次提交验收申请，由验收小组进行二次验收。如二次验收仍不合格，公司有权按照合同约定追究外包商的违约责任。4.付款管理财务部门根据合同约定的付款方式和验收报告，办理付款手续。付款前，采购部门应确保外包商已提供合法有效的发票等付款凭证。在付款过程中，如发现外包商存在违反合同约定的行为，如交付延迟、质量不达标等，财务部门应暂停付款，并及时与采购部门、需求部门沟通，按照合同约定处理相关事宜后再行付款。八、知识产权与保密管理1.知识产权归属设计外包项目所产生的知识产权归属应在合同中明确约定。一般情况下，公司支付设计费用后，设计成果的知识产权归公司所有。但在某些特殊情况下，如外包商提供的是通用设计模板或基于其自有知识产权进行二次开发的设计成果，双方可协商确定知识产权的归属方式，但应确保公司在项目使用过程中拥有合法的使用权。外包商应保证所交付的设计成果不存在侵犯第三方知识产权的情况。如因设计成果的知识产权问题给公司带来法律纠纷，外包商应承担全部法律责任，并赔偿公司因此遭受的损失。2.保密管理公司与外包商应签订保密协议，明确双方在项目执行过程中的保密义务。外包商应对在项目中知悉的公司商业秘密、技术秘密、客户信息等予以保密，不得向任何第三方披露或使用。保密期限应自保密信息披露之日起至项目结束后一定期限内（一般不少于[X]年）。公司内部参与设计外包项目的人员也应严格遵守公司的保密制度，不得擅自对外泄露项目相关信息。希望大家充分认识到保密工作的重要性，共同维护公司的商业利益和信息安全。九、外包商评价与管理1.定期评价项目结束后，采购部门应组织需求部门、质量管理部门等相关部门对外包商进行评价。评价内容包括设计质量、项目进度、服务态度、沟通协作、成本控制等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。通过定期评价，全面了解外包商的表现，为后续合作提供参考依据。2.动态管理根据外包商的评价结果，对其进行动态管理。对于评价为优秀的外包商，在后续项目中可优先考虑合作，并给予一定的奖励措施，如增加合作项目份额