外企综合采购管理办法

外企综合采购管理办法总则目的为加强外企在综合采购方面的管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，保障企业生产经营活动的顺利进行，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于本外企及其下属各部门、分支机构的所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购。采购原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为的合法性和合规性。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购方式和策略，降低采购成本，提高企业经济效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，维护企业和供应商的合法权益。4.质量优先原则：严格把控采购商品和服务的质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保满足企业生产经营的需求。5.效率原则：优化采购流程，提高采购工作效率，确保采购物资和服务及时供应，不影响企业正常生产经营活动。采购管理机构及职责采购管理委员会1.组成：由企业高层管理人员、各部门负责人等组成，主任由企业总经理担任。2.职责制定和修订企业采购管理的重大政策和制度。审定年度采购计划和预算。审批重大采购项目和采购合同。协调解决采购过程中的重大问题和纠纷。采购部门1.职责负责制定和执行采购计划，根据企业生产经营需求，及时、准确地采购所需物资和服务。寻找、评估和选择合格的供应商，建立和维护供应商档案。组织采购招标、谈判等活动，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购物资的验收、入库和付款等工作。分析采购成本和市场价格走势，提出降低采购成本的建议和措施。其他部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算和付款申请，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性和采购资金的使用效益，防范采购风险。采购计划管理采购计划的编制1.需求部门应根据企业生产经营计划和实际需求，在每年[具体时间]前编制下一年度的采购需求计划，报采购部门汇总。2.采购部门根据需求部门的采购需求计划，结合库存情况、市场供应状况等因素，编制年度采购计划和季度采购计划，报采购管理委员会审定。3.采购计划应包括采购物资和服务的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划的调整1.如因企业生产经营计划调整、市场变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出申请，说明调整原因和调整内容，经采购部门审核后，报采购管理委员会审批。2.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，并按照调整后的计划组织采购活动。供应商管理供应商的选择1.采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，了解其基本情况、生产能力、产品质量、信誉等方面的信息。3.对初步筛选合格的供应商进行实地考察，评估其生产工艺、质量管理体系、环保措施等方面的情况。4.组织相关部门对供应商进行综合评审，根据评审结果确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商的评估1.采购部门应定期对合格供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对优秀供应商给予优先合作和奖励，对不合格供应商予以淘汰。3.供应商评估结果应记录在供应商档案中，作为后续合作的参考依据。供应商的合作与管理1.采购部门应与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、交货期、价格、付款方式、售后服务等内容。2.定期与供应商进行沟通和交流，了解其生产经营情况和合作需求，及时解决合作过程中出现的问题。3.对供应商的交货情况、产品质量等进行跟踪和监控，如发现问题应及时要求供应商整改，情节严重的可终止合作。采购方式招标采购1.适用范围：对于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购流程编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，包括招标公告、投标须知、技术规格要求、评标标准等内容。发布招标公告：通过企业官网、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请合格供应商参与投标。接收投标文件：在规定的时间内接收供应商的投标文件，并进行密封保存。开标、评标：组织开标会议，当众开启投标文件，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。签订合同：与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。2.竞争性谈判采购流程成立谈判小组：谈判小组由采购部门、需求部门、技术专家等组成。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等内容。邀请供应商：从合格供应商名单中邀请不少于三家供应商参与谈判。进行谈判：谈判小组与供应商进行一对一的谈判，就采购价格、技术规格、交货期等内容进行协商。确定成交供应商：根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购流程采购部门提出单一来源采购申请，说明采购原因和采购内容，报采购管理委员会审批。采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格、交货期等内容，并签订采购合同。询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、技术要求简单、市场价格比较透明的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价采购流程采购部门向不少于三家合格供应商发出询价单，询价单应包括采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求等内容。供应商在规定的时间内报价，采购部门对供应商的报价进行比较和分析。根据报价情况，确定成交供应商，并签订采购合同。采购合同管理采购合同的签订1.采购部门应根据采购谈判结果，起草采购合同草案，合同草案应包括合同双方的名称、地址、联系方式、采购物资和服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同草案应经采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关部门审核，确保合同条款符合法律法规和企业利益。3.审核通过后，由企业法定代表人或其授权代表与供应商签订采购合同。采购合同的履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通，了解其生产进度和交货情况。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付采购物资和服务，采购部门应组织相关部门进行验收。3.验收合格后，采购部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。采购合同的变更与解除1.如因不可抗力、市场变化等原因需要变更或解除采购合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订变更协议或解除协议。2.变更或解除采购合同应经采购管理委员会审批，并按照相关法律法规和企业规定办理手续。采购验收与付款管理采购验收1.采购物资和服务到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量检验部门进行验收。2.验收人员应按照合同约定的质量标准和验收方法，对采购物资和服务进行检验和测试，如发现质量问题应及时记录，并要求供应商整改。3.验收合格后，验收人员应出具验收报告，作为付款的依据之一。采购付款1.采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经采购部门负责人、财务部门负责人、企业领导审批后，办理付款手续。2.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，确保采购资金的安全和合理使用。采购风险管理采购风险的识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险评估，识别可能存在的采购风险，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险等。2.对识别出的采购风险进行分类和分析，确定风险的等级和影响程度。采购风险的应对1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.建立采购风险预警机制，及时发现和处理采购风险事件，降低采购风险对企业的影响。监督与审计内部监督1.采购部门应建立内部监督机制，对采购流程的各个环节进行监督和检查，确保采购活动的