史志图书发放管理办法

史志图书发放管理办法总则目的为了规范本单位史志图书的发放管理工作，确保史志图书能够合理、有序地发放到需要的人员和单位手中，充分发挥史志图书的历史价值、文化价值和社会价值，根据国家相关法律法规以及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于本单位所有史志图书的发放管理工作，包括但不限于本单位编纂、出版的各类史志书籍、年鉴、地方文献等。定义史志图书是指记录本地区、本行业、本单位历史发展进程、重大事件、人物事迹、自然与社会状况等方面的具有资料性、权威性和系统性的书籍文献。管理机构及职责管理机构成立史志图书发放管理工作小组（以下简称“工作小组”），工作小组由单位领导、史志编纂部门负责人、档案管理部门负责人、财务部门负责人等相关人员组成。工作小组下设办公室，办公室设在史志编纂部门，负责日常的发放管理工作。工作小组职责1.制定和修订史志图书发放管理办法及相关规章制度。2.审定史志图书的发放计划和发放范围。3.协调解决史志图书发放过程中出现的重大问题。4.监督检查史志图书发放管理工作的执行情况。办公室职责1.具体组织实施史志图书的发放工作，包括接收、登记、保管、发放等环节。2.建立和维护史志图书发放管理台账，记录图书的发放情况。3.与相关部门和单位进行沟通协调，确保图书发放工作的顺利进行。4.定期向工作小组汇报图书发放管理工作的进展情况。史志图书的接收与保管接收1.史志图书出版后，出版部门应及时将图书移交给办公室。移交时，双方应办理交接手续，填写《史志图书交接清单》，注明图书的名称、数量、版本、出版日期等信息。2.办公室在接收图书时，应认真核对图书的数量、质量，检查图书是否存在破损、缺页等问题。如发现问题，应及时与出版部门沟通解决。保管1.办公室应设立专门的史志图书仓库或保管区域，配备必要的保管设施，如书架、防潮设备、防火设备等，确保图书的安全保存。2.史志图书应按照类别、年份、版本等进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立图书库存管理台账，记录图书的入库、出库情况。3.定期对图书进行盘点和检查，发现图书有损坏、霉变等情况时，应及时采取修复和防护措施。发放计划的制定需求调研办公室应定期开展史志图书需求调研工作，了解内部各部门、下属单位以及外部相关单位和个人对史志图书的需求情况。调研方式可以包括问卷调查、实地走访、电话咨询等。计划制定1.根据需求调研结果，结合图书库存情况，办公室制定年度史志图书发放计划。发放计划应包括发放对象、发放数量、发放时间、发放方式等内容。2.发放计划应提交工作小组审定。工作小组在审定发放计划时，应综合考虑图书的使用价值、保存价值以及单位的实际情况，确保发放计划的合理性和可行性。计划调整如在发放过程中出现特殊情况，需要对发放计划进行调整的，办公室应及时提出调整方案，报工作小组批准后执行。发放对象与范围内部发放对象1.本单位领导班子成员。2.各部门、各下属单位。用于工作参考、资料保存以及开展相关研究工作。3.单位内部的史志研究机构和人员。外部发放对象1.上级主管部门。作为工作汇报和资料交流的载体。2.当地政府部门、图书馆、档案馆、博物馆等公共机构。便于社会公众查阅和研究。3.相关的科研机构、大专院校。为学术研究提供资料支持。4.友好合作单位。促进交流与合作。5.对史志研究有兴趣的个人（需符合一定条件，如提交申请并说明用途）。发放方式与流程内部发放方式与流程1.集中发放对于内部各部门和下属单位的批量发放，可采用集中发放的方式。办公室根据发放计划，在规定时间内通知各部门和下属单位到指定地点领取图书。领取时，领取人应在《史志图书发放登记表》上签字确认。2.按需发放对于因工作需要临时领取图书的部门和人员，可采用按需发放的方式。领取人应填写《史志图书领用申请表》，经部门负责人签字批准后，到办公室领取图书。办公室应在《史志图书发放登记表》上记录领用情况。外部发放方式与流程1.邮寄发放对于外部距离较远的发放对象，可采用邮寄发放的方式。办公室应根据发放计划，将图书包装好，并填写邮寄单。在邮寄前，应在《史志图书发放登记表》上记录邮寄信息，包括收件人姓名、地址、联系电话、邮寄单号等。2.现场发放对于外部距离较近的发放对象，可采用现场发放的方式。办公室应提前与发放对象联系，确定发放时间和地点。发放时，发放对象应在《史志图书发放登记表》上签字确认。3.申请发放对于对史志研究有兴趣的个人，应采用申请发放的方式。个人应提交《史志图书申领申请表》，说明申请理由、研究方向等内容，并提供相关证明材料。办公室对申请进行审核，经工作小组批准后，按照规定的方式发放图书。发放记录与统计发放记录办公室应建立详细的史志图书发放记录，包括《史志图书发放登记表》《史志图书领用申请表》《史志图书申领申请表》等。发放记录应包括发放对象、发放数量、发放时间、发放方式、图书名称、版本等信息。统计分析1.办公室应定期对史志图书的发放情况进行统计分析，统计内容包括发放数量、发放对象分布、发放方式比例等。2.通过统计分析，总结发放管理工作中存在的问题和不足，为改进发放管理工作提供依据。同时，为下一年度的发放计划制定提供参考。监督与检查内部监督1.工作小组应定期对史志图书发放管理工作进行监督检查，检查内容包括发放计划的执行情况、发放记录的完整性、图书的保管情况等。2.办公室应定期对自身的发放管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。外部监督接受上级主管部门、审计部门以及社会公众的监督。对于外部提出的意见和建议，应认真对待，及时处理。违规处理内部违规处理1.对于违反本办法规定，擅自截留、挪用、私分史志图书的单位和个人，视情节轻重，给予批评教育、纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对于因工作失误导致图书损坏、丢失的单位和个人，应按照图书的实际价值进行赔偿。