菏泽学院印章管理办法

菏泽学院印章管理办法一、引言亲爱的同事们，印章作为学校行使权力的象征，在学校各项事务中扮演着至关重要的角色。它不仅代表着学校的公信力，更是各类文件、合同等生效的关键凭证。为了确保印章使用的规范、安全与高效，结合学校实际情况以及相关法律法规要求，特制定本《菏泽学院印章管理办法》。希望大家认真学习并严格遵守，共同维护学校的正常运转和合法权益。二、适用范围本办法适用于菏泽学院校内所有部门、单位及附属机构所使用的各类印章，包括但不限于学校公章、党委公章、各职能部门公章、学院公章、业务专用章（如财务专用章、合同专用章等）以及各类法定代表人章等。三、印章的种类与规格1.学校公章：学校公章是学校对外行使权力、承担责任的象征，具有最高的法律效力。其形状为圆形，直径一般为[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊学校名称，自左而右环行。2.党委公章：用于学校党委相关文件、决议等，形状为圆形，直径一般为[X]厘米，中央刊镰刀锤子图案，图案外刊学校党委名称，自左而右环行。3.各职能部门公章：形状为圆形，直径一般为[X]厘米，中央无图案，刊部门名称，自左而右环行。4.学院公章：形状为圆形，直径一般为[X]厘米，中央无图案，刊学院名称，自左而右环行。5.业务专用章：根据业务需要刻制，如财务专用章、合同专用章等，其规格和样式按照相关行业规定执行。例如，财务专用章为圆形，直径一般为[X]厘米，用于财务往来的结算等业务；合同专用章为圆形，直径一般为[X]厘米，专门用于签订各类合同。6.法定代表人章：形状为方形，边长一般为[X]厘米，刻有法定代表人姓名。四、印章的刻制与启用1.刻制申请学校各类印章的刻制，需由使用部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，并填写《菏泽学院印章刻制申请表》。申请表需经部门负责人签字，并加盖部门公章，报学校办公室审核。2.审核批准学校办公室收到申请后，对申请内容进行严格审核，确保符合学校规定和相关法律法规要求。审核通过后，报学校领导审批。对于重要印章（如学校公章、党委公章等）的刻制，需经学校主要领导审批；其他印章的刻制，由分管校领导审批。3.刻制流程经批准后，由学校办公室统一到公安机关指定的刻章单位刻制印章。严禁任何部门或个人私自刻制印章。刻章单位完成刻制后，将印章交至学校办公室，学校办公室对印章的规格、样式等进行验收，确保符合要求。4.启用备案印章刻制完成并验收合格后，学校办公室负责发布印章启用通知，明确印章的名称、启用时间、使用范围等信息。同时，将印章的印模、启用通知等相关材料进行备案存档，以备查阅。五、印章的保管1.专人负责各类印章必须指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。保管人员名单需报学校办公室备案，如有人员变动，应及时办理交接手续。2.保管设施印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。保险柜或保管箱的钥匙由保管人员专人保管，密码应严格保密，不得随意透露给他人。3.日常管理保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应立即报告学校办公室，并采取相应措施。非工作时间，印章应妥善存放，不得随意放置在办公桌上或其他不安全的地方。六、印章的使用1.使用原则印章的使用应遵循“严格审批、规范用印、确保安全”的原则，确保印章使用的合法性、准确性和严肃性。任何部门和个人不得超越权限使用印章，不得擅自扩大印章的使用范围。2.使用审批学校公章、党委公章：使用学校公章、党委公章，需填写《菏泽学院公章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、份数等信息，并附上相关文件或材料。申请表需经部门负责人签字、分管校领导审核，报学校主要领导审批。各职能部门公章、学院公章：使用各职能部门公章、学院公章，由部门或学院负责人审批。对于重要事项或涉及金额较大的文件，需经分管校领导审核。业务专用章：使用财务专用章、合同专用章等业务专用章，按照学校相关业务规定执行审批程序。例如，使用财务专用章，需经财务部门负责人审批；使用合同专用章，需经合同归口管理部门负责人审核，分管校领导审批。3.用印登记每次使用印章时，保管人员应认真填写《菏泽学院印章使用登记表》，详细记录用印日期、用印单位、用印事项、文件名称、份数、批准人、经办人等信息。登记表应妥善保存，以备查阅。4.用印规范保管人员在用印前，应仔细核对用印审批手续是否完备、用印内容是否与审批内容一致。如发现问题，应及时与相关人员沟通核实，确保无误后方可用印。用印位置应准确、端正，印章要清晰、完整，不得模糊不清或盖歪。对于多页文件，应加盖骑缝章，确保文件的完整性和真实性。严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。如因特殊情况确需使用，需经学校主要领导批准，并在限定时间内将使用情况反馈给学校办公室。七、印章的停用与销毁1.停用情形因学校机构调整、名称变更等原因，原印章不再使用的，应及时办理停用手续。印章损坏、磨损严重，无法正常使用的，应申请更换新印章，并办理原印章的停用手续。2.停用申请印章使用部门提出印章停用申请，填写《菏泽学院印章停用申请表》，说明停用原因、停用印章的名称等信息。申请表经部门负责人签字、学校办公室审核后，报学校领导审批。3.停用处理经批准停用的印章，由学校办公室统一收回，并在印章上加盖“作废”字样的戳记。停用印章应妥善保管，不得随意丢弃或私自处理。4.销毁程序对于需要销毁的停用印章，由学校办公室定期进行清理，并填写《菏泽学院印章销毁申请表》。申请表经学校办公室负责人审核，报学校领导审批后，由学校办公室会同相关部门（如纪检监察部门等）共同监督销毁。销毁方式可采用粉碎、熔毁等方式，确保印章彻底销毁，无法恢复使用。销毁后，应将销毁情况记录存档。八、监督与责任追究1.监督检查学校办公室负责对全校印章的管理和使用情况进行定期检查和不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。纪检监察部门负责对印章管理和使用过程中的违规行为进行监督和查处。2.责任追究对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章的部门或个人，学校将视情节轻重，给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；造成严重