外协外包涉密管理办法

外协外包涉密管理办法一、前言在当今全球化和专业化分工日益精细的商业环境下，企业为了提升核心竞争力、降低成本、提高效率，常常会选择将部分业务进行外协外包。然而，对于涉及涉密信息的业务，外协外包过程中的保密管理显得尤为重要。稍有不慎，就可能导致涉密信息泄露，给企业带来巨大的经济损失、声誉损害，甚至面临法律风险。为了规范公司外协外包涉密业务的管理，确保国家秘密、企业商业秘密的安全，依据国家相关法律法规以及行业标准，结合公司实际运营情况，特制定本管理办法。希望大家认真学习并严格遵守本办法，共同维护公司的信息安全。二、适用范围本办法适用于公司所有涉及外协外包且包含涉密信息的项目或业务活动。无论是与外部供应商、合作伙伴进行的产品研发、生产制造、技术服务，还是数据处理、文档整理等各类外协外包业务，只要涉及公司认定的涉密信息，均应按照本办法执行。三、管理原则1.合法合规原则：外协外包涉密管理活动必须严格遵守国家法律法规以及行业保密规定，确保每一个管理环节都在法律框架内进行。2.最小化原则：在满足业务需求的前提下，尽量减少向外协外包方提供的涉密信息数量和范围，将涉密风险控制在最低限度。3.全程管控原则：对从项目立项、供应商选择、合同签订，到项目执行、验收以及后续监督的整个外协外包过程，实施全面、动态的保密管理。4.责任明确原则：明确公司各部门以及外协外包方在涉密管理中的责任和义务，确保责任落实到人，避免出现管理真空。四、职责分工1.保密委员会全面领导公司外协外包涉密管理工作，制定保密工作方针、政策和目标。审议和批准外协外包涉密管理的重大决策、制度和流程。协调解决外协外包涉密管理工作中的重大问题和争议。2.保密办公室负责组织制定、修订和完善外协外包涉密管理办法及相关制度。对外协外包项目进行保密审查，包括项目涉密性质、涉密程度的界定等。监督、检查各部门外协外包涉密管理工作的执行情况，定期开展保密检查和评估。组织开展保密宣传教育和培训，提高员工的保密意识和技能。3.业务部门在项目策划阶段，负责识别项目是否涉及涉密信息，并及时向保密办公室申报。负责选择合格的外协外包方，对其进行初步的保密审查和评估。参与合同起草和谈判，确保合同中包含明确的保密条款和要求。在项目执行过程中，负责对外协外包方进行日常管理和监督，确保其遵守保密规定。项目结束后，负责组织项目验收，并对验收过程中的保密工作进行把关。4.法务部门审核外协外包合同中的保密条款，确保其符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。为外协外包涉密管理工作提供法律咨询和支持，处理涉及保密的法律纠纷。5.财务部门负责对外协外包项目涉及的保密费用进行预算编制、审核和支付管理。配合保密办公室和业务部门，对因保密违规行为产生的罚款、赔偿等费用进行核算和处理。五、外协外包方选择1.基本条件外协外包方应具有独立法人资格，具备与承担业务相适应的资质和能力。具有健全的保密管理制度和保密工作机构，能够有效履行保密责任。近三年内无严重违法违规行为和失泄密事件发生。2.保密审查业务部门在选择外协外包方时，应向其发出保密调查问卷，要求其如实填写企业基本情况、保密管理体系、人员保密情况等信息。保密办公室会同业务部门，对外协外包方提供的信息进行审核，并通过实地考察、向相关单位函调等方式，核实其保密管理情况的真实性和有效性。对于拟承担核心涉密业务的外协外包方，应进行更为严格的背景审查，包括其股东结构、实际控制人、主要管理人员的政治背景等，确保其不存在潜在的安全隐患。3.综合评估业务部门应组织相关部门，从技术能力、生产能力、质量管理水平、价格、服务等方面，对外协外包方进行综合评估。在评估过程中，应充分考虑外协外包方的保密管理能力和水平，将保密因素作为重要的评估指标之一。根据综合评估结果，选择得分较高且符合保密要求的外协外包方作为候选合作对象。六、合同管理1.保密条款制定法务部门应会同保密办公室和业务部门，制定标准的外协外包合同保密条款模板。保密条款应明确以下内容：涉密信息的定义、范围和密级。外协外包方的保密义务，包括但不限于妥善保管涉密信息、不得擅自使用和披露涉密信息、采取必要的保密措施等。保密期限，一般应与项目周期一致，且在项目结束后仍应延续一定的时间。违约责任，明确外协外包方违反保密条款应承担的法律责任和赔偿金额。对于特殊的外协外包项目，应根据项目的实际情况，对保密条款进行个性化调整和补充，确保合同条款能够全面、有效地保护公司的涉密信息安全。2.合同签订在合同签订前，业务部门应组织相关部门对合同文本进行审核，重点审查保密条款是否符合要求。合同应由公司法定代表人或其授权代表与外协外包方法定代表人或其授权代表签订。签订合同前，应确保双方授权代表具备合法有效的授权文件。合同签订后，业务部门应将合同副本及时送交保密办公室、法务部门和财务部门备案。七、涉密信息管理1.信息确定与分级业务部门在项目启动前，应组织相关人员对项目涉及的信息进行梳理和分析，确定哪些信息属于涉密信息，并按照公司的保密分级标准，对涉密信息进行密级划分。保密办公室应对业务部门确定的涉密信息和密级进行审核，如有异议，应及时与业务部门沟通协商，确保涉密信息的确定和分级准确无误。2.信息提供与接收业务部门在向外协外包方提供涉密信息前，应填写《涉密信息提供审批表》，详细说明提供信息的名称、内容、密级、数量、用途以及接收方等信息，经部门负责人、保密办公室和公司领导审批同意后，方可提供。向外协外包方提供涉密信息时，应采取必要的保密措施，如对信息进行加密处理、通过安全的传输渠道进行传递等。同时，应要求外协外包方出具接收证明，注明接收信息的名称、数量、密级等内容，并由接收人签字确认。外协外包方如需向公司反馈涉密信息，应按照公司的要求进行报送。公司接收涉密信息时，应进行严格的登记和审核，确保信息的完整性和安全性。3.信息使用与保管外协外包方应严格按照合同约定的用途使用涉密信息，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。外协外包方应建立健全涉密信息保管制度，采取有效的保密措施，确保涉密信息的安全。涉密信息应存储在专门的保密设备或系统中，并设置访问权限和密码保护。公司业务部门应定期对外协外包方涉密信息的使用和保管情况进行检查，发现问题及时督促其整改。八、人员管理1.人员审查外协外包方应向公司提供参与项目的人员名单，包括姓名、身份证号码、联系方式、岗位等信息。业务部门应会同保密办公室，对外协外包方提供的人员进行背景审查，重点审查其政治背景、工作经历、有无违法犯罪记录等情况。对于不符合保密要求的人员，应要求外协外包方予以更换。2.保密教育在项目启动前，公司保密办公室应组织对外协外包方参与项目的人员进行保密教育培训，使其了解公司的保密制度、规定以及涉密信息的保护要求。保密教育培训可采取集中授课、发放保密资料、观看保密宣传视频等多种形式进行。培训结束后，应组织参训人员进行考试，考试合格后方可参与项目工作。业务部门在项目执行过程中，应定期对外协外包方人员进行保密提醒和教育，强化其保密意识。3.人员监督外协外包方应加强对其参与项目人员的日常管理和监督，确保其遵守公司的保密规定。公司业务部门应指定专人负责对外协外包方人员的工作进行监督，发现有违反保密规定的行为，应及时制止并报告保密办公室。对于情节严重的，应要求外协外包方按照合同约定进行处理，直至终止合作。九、场所与设备管理1.场所管理外协外包方用于处理公司涉密信息的场所应符合保密要求，具备必要的物理防范措施，如门禁系统、视频监控、防盗报警等。公司业务部门应定期对外协外包方的涉密工作场所进行检查，确保其保密设施设备正常运行，场所环境安全可靠。未经公司书面同意，外协外包方不得擅自将公司涉密信息带出指定的工作场所。2.设备管理外协外包方用于处理公司涉密信息的设备，包括计算机、存储设备、打印机、复印机等，应进行严格的管理和登记。涉密设备应与互联网及其他公共网络物理隔离，并安装必要的杀毒软件和保密防护软件。公司业务部门应定期对外协外包方的涉密设备进行检查，核实设备的使用情况和安全状态。对于不再使用的涉密设备，外协外包方应按照公司的要求进行处理，确保设备中的涉密信息得到彻底清除。十、项目执行与监督1.项目执行业务部门应与外协外包方密切配合，确保项目按照合同约定的进度、质量和保密要求顺利执行。在项目执行过程中，业务部门应定期向外协外包方了解项目进展情况，及时协调解决项目中出现的问题。同时，应督促外协外包方严格遵守保密规定，做好涉密信息的保护工作。2.监督检查保密办公室应会同业务部门，定期对外协外包项目的保密管理情况进行监督检查。检查内容包括外协外包方的保密制度执行情况、涉密信息管理情况、人员保密情况、场所与设备管理情况等。监督检查可采取现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行。每次检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于在监督检查中发现的保密违规行为，应按照合同约定和公司的相关规定，对外协外包方进行严肃处理。十一、项目验收1.验收申请外协外包项目完成后，外协外包方应向公司业务部门提交项目验收申请，并同时提交项目成果以及相关的保密工作情况报告。2.验收组织业务部门应组织相关部门成立验收小组，负责对外协外包项目进行验收。验收小组应包括业务专家、保密管理人员、质量管理人员等。验收小组应制定详细的验收方案，明确验收内容、标准和方法。验收内容应包括项目成果的质量、性能、功能是否符合合同要求，以及项目执行过程中的保密管理工作是否到位等。3.验收程序验收小组应首先听取外协外包方关于项目完成情况和保密工作的汇报，然后对项目成果进行现场检查和测试，查阅相关的文档资料，核实保密措施的落实情况。验收小组应根据验收情况形成验收意见，对于验收合格的项目，出具验收报告；对于验收不合格的项目，应提出整改要求，要求外协外包方限期整改后重新申请验收。4.资料归档项目验收通过后，业务部门应将项目验收资料，包括验收申请、验收方案、验收报告、保密工作情况报告等，及时送交保密办公室归档保存。十二、应急处置1.应急预案制定保密办公室应制定外协外包涉密信息泄露应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程和措施等内容。应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。2.事件报告一旦发现外协外包涉密信息泄露事件，发现人应立即向业务部门负责人报告。业务部门负责人接到报告后，应在第一时间向保密办公室和公司领导报告。报告内容应包括事件发生的时间、地点、涉及的涉密信息、可能造成的影响等。3.应急处置保密办公室接到报告后，应立即启动应急预案，组织相关部门开展应急处置工作。应急处置工作应遵循“及时、有效、稳妥”的原则，采取措施尽量减少事件造成的损失和影响。应急处置措施包括但不限于：迅速查明信息泄露的原因和范围，及时采取措施阻止信息的进一步扩散；对涉事的外协外包方进行调查和处理，要求其承担相应的责任；及时向上级主管部门和相关保密行政管理部门报告事件情况，并配合其开展调查工作。4.总结评估涉密信息泄露事件处置结束后，保密办公室应组织相关部门对事件进行总结评估，分析事件发生的原因，总结经验教训，提出改进措施和建议。总结评估报告应及时报送公司领导，并抄送相关部门。公司应根据总结评估结果，对应急预案进行修订和完善，加强对外协外包涉密管理工作的改进和提升。十三、奖励与处罚1.奖励对于在外协外包涉密管理工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于颁发荣誉证书、奖金、晋升机会等。有下列情形之一的，可给予奖励：严格遵守保密制度，为保护公司涉密信息安全做出显著贡献的。及时发现并报告涉密信息泄露隐患，避免了重大失泄密事件发生的。在保密技术创新、管理创新方面取得显著成效，提高了公司保密管理水平的。2.处罚对于违反本办法的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括但不限于批评教育、警告、罚款