影视档案归档管理办法

影视档案归档管理办法总则目的与依据为了加强影视档案的科学管理，有效保护和利用影视档案资源，充分发挥影视档案在影视创作、研究、宣传等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国著作权法》以及国家有关档案管理的法规和行业标准，结合本公司影视业务实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于本公司在影视制作、发行、宣传等业务活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的档案的归档管理工作。定义本办法所称影视档案，是指本公司在影视项目策划、拍摄、后期制作、发行推广等过程中形成的文字、图片、音频、视频等不同形式和载体的原始记录，包括但不限于剧本、分镜头脚本、拍摄素材、剪辑版本、海报、剧照、宣传文案、合同协议等。管理体制与职责管理体制公司实行集中统一管理与分级负责相结合的影视档案管理体制。设立专门的档案管理部门，负责统筹、协调和指导公司影视档案的归档管理工作；各业务部门负责本部门产生的影视档案的收集、整理和初步归档工作。档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司影视档案归档管理的规章制度和操作流程。2.组织开展影视档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对各业务部门的影视档案工作进行监督、检查和指导，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责影视档案的数字化建设和信息化管理，推进档案资源的共享和利用。5.组织开展影视档案的编研和开发利用工作，为公司的决策、创作和宣传提供服务。业务部门职责1.按照本办法的要求，负责本部门产生的影视档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案的齐全、完整和规范。2.定期向档案管理部门移交本部门的影视档案，并办理移交手续。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。归档范围与要求归档范围1.策划阶段档案：项目策划书、可行性研究报告、立项审批文件、剧本大纲、故事梗概、版权合同等。2.拍摄阶段档案：分镜头脚本、拍摄计划、拍摄日志、场记单、演员资料、拍摄素材（包括原始视频、音频、图片等）、拍摄设备清单等。3.后期制作阶段档案：剪辑版本（包括粗剪、精剪等）、特效制作文件、音频处理文件、字幕文件、调色文件、合成文件等。4.发行推广阶段档案：海报、剧照、预告片、宣传片、宣传文案、新闻稿、发行合同、放映记录等。5.其他相关档案：与影视项目相关的会议纪要、往来函件、财务报表、审计报告、获奖证书等。归档要求1.完整性：归档的影视档案应齐全完整，能够全面反映影视项目的全过程和主要内容。2.准确性：档案内容应真实、准确，与实际情况相符，数据、文字、图表等应清晰、规范。3.规范性：归档的影视档案应按照统一的格式和要求进行整理和装订，标注清晰的档号、题名、日期等信息。4.时效性：各业务部门应在影视项目完成后的规定时间内，将档案移交至档案管理部门。一般情况下，拍摄阶段档案应在拍摄结束后[X]个月内移交，后期制作阶段档案应在项目交付后的[X]个月内移交，发行推广阶段档案应在发行结束后的[X]个月内移交。档案整理与编目整理原则影视档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理方法1.分类：按照影视项目的类型（如电影、电视剧、纪录片等）、阶段（策划、拍摄、后期制作、发行推广等）和载体形式（文字、图片、音频、视频等）进行分类。2.组卷：将具有相同主题、相近时间和密切联系的文件材料组合成一卷或一盒。卷内文件应按照重要程度、时间顺序或逻辑关系进行排列。3.编目：对每卷或每盒档案进行编目，编制档号、题名、日期、保管期限等信息。档号应具有唯一性和系统性，便于检索和管理。编目要求1.档号编制：档号由项目编号、分类号、卷号或盒号等组成，具体编制方法按照公司档案管理的相关规定执行。2.题名拟定：题名应准确概括档案的主要内容，一般包括项目名称、阶段名称和文件名称等。3.日期标注：日期应填写文件形成的准确时间，采用公元纪年，格式为“YYYYMMDD”。4.保管期限确定：根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（1650年）和短期（15年以下）三种。档案保管与安全保管条件1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等，档案装具应符合国家有关标准和规范。3.档案库房应安装温湿度调控设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。保管措施1.档案管理部门应建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。2.对重要的影视档案应采取特殊的保管措施，如进行数字化备份、异地存储等。3.对破损、霉变、褪色等档案应及时进行修复和抢救。安全管理1.档案库房应安装门禁系统、监控系统和报警装置，加强对档案库房的安全防范。2.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自将档案带出库房，不得在库房内吸烟、使用明火等。3.发生档案安全事故时，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。档案利用与开发利用原则档案利用应遵循合法、安全、方便的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司的决策、创作和宣传提供服务。利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应遵守档案查阅规定，不得涂改、损毁档案。2.复制：因工作需要复制档案时，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制档案应注明复制件的来源和用途。3.借阅：因特殊情况需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅档案的期限一般不得超过[X]天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。开发利用1.档案管理部门应积极开展影视档案的编研和开发利用工作，编写档案参考资料、专题汇编等，为公司的创作和宣传提供素材。2.利用影视档案举办展览、讲座、研讨会等活动，宣传公司的影视文化和成果。3.加强与其他单位的档案交流与合作，实现档案资源的共享和利用。档案鉴定与销毁鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门和相关专业人员组成，负责对影视档案的保管期限进行鉴定。鉴定方法档案鉴定工作小组应定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保存价值和实际利用情况，确定档案的销毁或继续保存。鉴定工作应遵循全面、客观、准确的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，注明档案的档号、题名、日期、数量等信息。2.《档案销毁清册》应经档案管理部门负责人、业务部门负责人和公司分管领导审核签字后，报上级主管部门批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和业务部门共同派员监销，确保销毁过程的安全和保密。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档保存。监督与考核监督检查档案管理部门应定期对各业务部门的影视档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等方面。对发现的问题，应及时提出整改意见，并