咨询设计合同管理办法

咨询设计合同管理办法一、引言亲爱的同事们，在咱们公司的运营中，咨询设计合同起着非常重要的作用。无论是为客户提供专业的咨询服务，还是精心设计各类项目方案，每一份合同都关乎着公司的利益、声誉以及与客户的长期合作关系。随着业务的不断拓展和市场环境的变化，为了让公司的咨询设计合同管理更加规范、高效，我们制定了本管理办法。希望大家认真学习并遵守，共同维护公司的良好运营。二、适用范围本办法适用于公司内所有涉及咨询设计业务的合同，涵盖从项目的初步洽谈，到合同的签订、履行、变更、转让、终止等各个环节。无论是与外部客户签订的咨询设计服务合同，还是公司内部各部门之间因咨询设计业务产生的合作协议，都在本办法的管理范畴之内。三、合同签订前管理（一）客户信息收集与评估1.在与潜在客户接触初期，业务部门的同事们应积极收集客户的相关信息。这包括但不限于客户的基本情况，如公司注册信息、经营范围、行业地位等；客户过往的项目经验，尤其是与咨询设计相关项目的执行情况，例如是否有按时付款、配合度高不高等；还有客户的信用状况，我们可以通过银行信贷记录、第三方信用评估机构报告等渠道进行了解。2.收集完信息后，业务部门要组织相关人员对客户进行评估。评估的重点是客户的履约能力和信用风险。我们鼓励大家从多方面、多角度进行分析判断，比如与客户打过交道的其他合作伙伴的反馈等。对于评估结果为高风险的客户，在签订合同前需格外谨慎，必要时需提交公司高层领导审批。（二）项目需求沟通与确认1.业务部门和设计咨询团队要与客户进行充分的项目需求沟通。沟通的方式可以多样化，如面对面会议、电话会议、线上视频会议等。在沟通中，要详细了解客户对于咨询设计项目的目标、要求、预期成果、时间安排等方面的内容。2.沟通完成后，要以书面形式将项目需求整理出来，并提交给客户进行确认。确认方式可以是客户在需求文档上签字盖章，或者通过正式邮件回复确认。只有在项目需求得到明确且双方达成一致后，才能进入合同条款的商讨阶段。（三）合同条款商讨与起草1.合同条款商讨由业务部门牵头，会同法务部门、设计咨询团队等相关人员共同与客户进行。商讨的内容涵盖合同标的、服务内容、项目周期、费用及支付方式、双方权利义务、知识产权归属、保密条款、违约责任等核心条款。2.在商讨过程中，要充分考虑公司的利益和风险防控，也要兼顾客户的合理诉求，以达到双方共赢的局面。对于一些复杂或争议较大的条款，不要急于做出决定，可以暂时搁置，进一步研究相关法律法规和行业惯例后再继续商讨。3.商讨达成一致后，应由法务部门或具备专业法律知识的人员起草合同文本。起草过程要严格遵循相关法律法规和行业标准，确保合同条款表述准确、清晰，不存在歧义。我们希望大家在这个过程中积极配合法务部门，提供必要的业务信息和建议，共同打造一份严谨完善的合同文本。（四）合同审核与审批1.合同起草完成后，首先要由业务部门内部进行初审。初审的重点是合同内容是否符合项目需求、业务逻辑是否合理、与客户沟通的要点是否都体现在合同中。业务部门初审通过后，提交给法务部门进行法律审核。2.法务部门的审核主要围绕合同的合法性、有效性、风险防控等方面展开。法务部门要仔细审查合同条款是否违反法律法规强制性规定，是否存在潜在的法律风险，对于发现的问题要及时提出修改意见。审核完成后，由财务部门对合同中的费用条款、支付方式等进行财务审核，确保公司的经济利益得到保障。3.经过业务、法务、财务部门审核通过的合同，按照公司规定的审批流程提交给相关领导进行审批。审批领导要综合考虑合同的整体情况，包括业务风险、经济效益、公司战略等方面，做出最终的审批决定。我们鼓励各部门在审核过程中认真负责，不放过任何一个可能影响公司利益的细节。四、合同签订管理（一）合同签署1.合同经审批通过后，由业务部门负责与客户进行合同签署。签署前，要再次与客户确认合同文本内容，确保双方对合同条款无任何异议。2.签署合同的人员必须是公司法定代表人或经法定代表人授权的代理人。授权代理人签署合同前，要确保已取得有效的授权委托书，并且授权范围明确涵盖所签署的合同。签署合同时，要注意签署的位置、日期等信息准确无误，加盖的公司印章要清晰、完整。（二）合同备案1.合同签署完成后，业务部门要在规定时间内将合同原件及相关附件提交给公司档案管理部门进行备案。备案的合同要确保内容完整、签署手续齐全。2.档案管理部门要对备案的合同进行分类、编号，并建立相应的台账，方便日后的查询和管理。同时，要对合同的电子文档进行妥善保存，确保电子文档与纸质合同内容一致。希望大家重视合同备案工作，及时提交合同，为公司的合同管理工作打下坚实的基础。五、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门要组织相关部门进行合同交底。参加交底的人员包括设计咨询团队、项目执行团队、采购部门、财务部门等与项目执行相关的人员。2.合同交底的内容主要包括合同的基本情况、项目需求、服务内容、双方权利义务、重要时间节点、费用支付等关键信息。通过合同交底，让各部门清楚了解自己在合同履行过程中的职责和任务，避免因信息不畅导致的工作失误。我们鼓励各部门积极参与合同交底，如有疑问及时提出，确保大家对合同内容有清晰的理解。（二）项目执行跟踪1.在合同履行过程中，项目执行团队要对项目进展情况进行实时跟踪。跟踪的内容包括项目的阶段性成果、工作进度、质量情况等。要按照合同约定的时间节点和质量标准对项目进行检查，及时发现问题并采取相应的解决措施。2.项目执行团队要定期向业务部门和其他相关部门汇报项目进展情况。汇报的方式可以是书面报告、项目例会等。对于项目执行过程中出现的重大问题或偏差，要及时向上级领导汇报，以便公司做出相应的决策。希望项目执行团队认真负责，确保项目按计划顺利推进。（三）客户沟通与反馈1.在合同履行过程中，业务部门和项目执行团队要保持与客户的密切沟通。沟通的内容不仅包括项目进展情况，还要主动了解客户对项目的意见和建议。对于客户提出的合理要求，要及时响应并积极协调解决。2.对于客户的反馈，要进行详细记录，并及时传达给相关部门。相关部门要针对客户反馈的问题进行分析和处理，将处理结果及时反馈给客户，确保客户满意度。我们鼓励大家以积极的态度对待客户沟通与反馈工作，通过良好的沟通维护与客户的合作关系。（四）费用结算与支付1.财务部门要按照合同约定的费用支付方式和时间节点，及时与客户进行费用结算。在结算前，要确保项目执行符合合同约定的质量和进度要求，相关的结算资料齐全。2.对于客户的付款，财务部门要及时进行确认并记录。如客户未按合同约定按时付款，业务部门要积极与客户沟通催款，必要时法务部门介入，通过合法途径维护公司的权益。同时，公司内部各部门要配合财务部门做好费用结算和支付的相关工作，共同保障公司的经济利益。六、合同变更、转让与终止管理（一）合同变更1.在合同履行过程中，如果因客观情况变化或客户提出合理要求等原因需要对合同进行变更，由提出变更的一方提交书面的变更申请。申请中要详细说明变更的原因、内容、对项目进度和费用的影响等。2.变更申请提交后，由业务部门会同设计咨询团队、法务部门、财务部门等相关人员进行评估。评估变更的必要性、可行性以及对公司利益的影响。如果变更对公司利益有重大影响，需提交公司高层领导审批。3.变更评估通过后，由法务部门起草变更协议，经双方协商一致后签署。变更协议签署后，要及时将变更内容传达给相关部门，确保项目按照变更后的要求执行。我们希望大家在面对合同变更时，以公司利益为重，谨慎评估，规范操作。（二）合同转让1.合同转让必须经合同双方协商一致，并取得对方书面同意。未经对方同意，任何一方不得擅自转让合同权利义务。2.公司内部因业务调整等原因需要进行合同转让的，由转让方和受让方共同提交书面申请，说明转让的原因、转让的内容、受让方的基本情况等。申请经业务部门、法务部门、财务部门等相关部门审核通过后，提交公司高层领导审批。3.合同转让获批后，由法务部门起草转让协议，明确各方的权利义务。转让协议签署后，要及时办理相关的交接手续，确保合同的顺利履行。合同转让事项较为复杂，希望大家严格按照规定流程操作，避免出现法律风险。（三）合同终止1.合同履行完毕，或者因不可抗力、双方协商一致、一方严重违约等原因导致合同无法继续履行或应当终止的，合同进入终止程序。2.合同终止前，项目执行团队要对项目进行全面清理，确保所有工作已完成、费用已结清、资料已归档等。财务部门要对合同的财务收支情况进行核对，确认无误后出具相关报告。3.合同终止后，业务部门要及时将合同终止情况通知对方，并按照规定办理相关的手续，如收回合同原件、解除相关担保等。同时，档案管理部门要对终止的合同进行标注和归档，以备查阅。希望大家重视合同终止工作，做到善始善终，保障公司合法权益。七、合同档案管理（一）档案收集与整理1.在合同签订、履行、变更、终止等各个环节产生的相关文件资料，包括但不限于合同文本、审批文件、往来函件、项目成果文件、验收报告等，都要及时收集归档。各部门要指定专人负责本部门合同相关文件资料的收集工作，确保资料的完整性。2.档案管理部门要对收集的文件资料进行整理。整理过程中要按照合同类别、项目编号等进行分类，并对每份文件进行编号、编目，建立规范的档案目录。整理好的档案要便于查阅和保管。希望大家积极配合档案收集工作，为公司的档案管理提供有力支持。（二）档案保管与利用1.合同档案要妥善保管，档案管理部门要配备专门的存放设施，确保档案存放环境安全、适宜，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。2.建立严格的档案借阅制度，公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，要填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅。借阅人员要爱护档案，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案内容。借阅期限届满后，要及时归还档案。我们鼓励大家合理利用合同档案资源，为公司的业务发展提供参考，但也要严格遵守借阅制度，保护档案的完整性和安全性。（三）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的合同档案，由档案管理部门提出销毁申请。申请中要详细列出拟销毁档案的清单，包括合同名称、编号、签订时间、保管期限等信息。2.销毁申请经公司领导审批同意后，由档案管理部门会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点核对。核对无误后，按照规定的程序进行销毁，销毁过程要有专人监督，确保档案彻底销毁，不泄露公司机密信息。八、监督与检查（一）建立监督机制公司成立专门的合同管理监督小组，成员由法务部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组负责对公司咨询设计合同管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容监督检查的内容主要包括合同签订前的评估、审核情况，合同履行过程中的执行情况、费用结算情况，合同变更、转让、终止的合规性，合同档案管理情况等。监督小组要通过查阅资料、实地走访、与相关人员沟通等方式进行全面检查。（三）问题整改与反馈对于监督检查过程中发现的问题，监督小组要及时向责任部门提出整改意见，并跟踪整改落实情况。责任部门要按照整改意见制定详细的整改计划，明确整改责任人、整改期限等，确保问题得到有效解决。