外包管理公司管理办法

外包管理公司管理办法总则目的为了加强外包管理公司的规范化运作，提高外包服务的质量和效率，保障公司、客户以及外包供应商的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于本外包管理公司所有外包业务的管理活动，包括但不限于外包项目的选择、供应商的评估与选择、合同管理、项目实施监督、验收以及后续服务等环节。管理原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业规范，确保外包业务活动合法合规。2.质量优先原则：始终将服务质量放在首位，通过有效的管理措施确保外包服务达到或超过预期标准。3.风险可控原则：对可能出现的各种风险进行识别、评估和控制，降低外包业务风险。4.成本效益原则：在保证服务质量的前提下，合理控制成本，提高资源利用效率，实现经济效益最大化。组织架构与职责组织架构本外包管理公司设立以下主要部门和岗位，共同负责外包业务的管理工作：1.业务拓展部：负责市场调研、客户开发、外包项目的承接等工作。2.供应商管理部：负责供应商的评估、选择、合作关系维护等工作。3.项目管理部：负责外包项目的整体规划、实施监督、协调沟通等工作。4.质量控制部：负责制定质量标准、对外包服务进行质量检查和验收等工作。5.法务合规部：负责审核合同条款、处理法律事务、确保公司运营合法合规等工作。6.财务部：负责外包项目的成本核算、费用支付、财务风险管理等工作。各部门职责1.业务拓展部职责开展市场调研，了解行业动态和客户需求，制定市场推广策略。积极拓展客户资源，与潜在客户进行沟通洽谈，争取外包项目合作机会。负责与客户签订外包服务合同，明确服务内容、价格、期限等关键条款。及时了解客户反馈，维护良好的客户关系。2.供应商管理部职责建立和完善供应商评估体系，对潜在供应商进行全面评估，包括资质、信誉、技术能力、服务质量等方面。筛选合格的供应商，建立供应商数据库，并定期对供应商进行动态管理和更新。与供应商进行商务谈判，签订合作协议，明确双方权利义务和合作条款。监督供应商的服务表现，及时处理供应商出现的问题，必要时进行供应商更换。3.项目管理部职责制定外包项目的整体计划和实施方案，明确项目目标、任务、进度安排和质量要求。组织项目团队，明确各成员的职责和分工，协调各方资源，确保项目顺利实施。定期对项目进展情况进行检查和评估，及时发现和解决项目中出现的问题。与客户和供应商保持密切沟通，及时反馈项目进展情况，协调解决项目中的矛盾和纠纷。4.质量控制部职责制定外包服务的质量标准和验收规范，明确质量控制的关键环节和方法。对外包服务过程进行定期检查和不定期抽查，确保服务质量符合标准要求。组织对外包项目进行验收，出具验收报告，对不符合质量要求的项目提出整改意见。收集和分析质量数据，总结质量问题，提出改进措施和建议，不断提高服务质量。5.法务合规部职责审核外包服务合同和供应商合作协议，确保合同条款合法合规，保护公司合法权益。处理公司涉及的法律事务，包括合同纠纷、知识产权保护等，提供法律咨询和支持。开展法律法规培训，提高员工的法律意识和合规意识。监督公司各项业务活动的合法性，及时发现和纠正违法违规行为。6.财务部职责负责外包项目的成本核算和预算编制，合理控制项目成本。按照合同约定及时支付供应商费用，确保资金安全和正常流转。对外包项目的财务状况进行监控和分析，及时发现财务风险并采取措施进行防范。配合其他部门完成相关财务工作，提供准确的财务数据和报表。外包项目选择与立项项目选择标准1.符合公司战略规划：外包项目应与公司的发展战略和业务定位相契合，有助于提升公司的核心竞争力。2.具有良好的市场前景：项目所涉及的市场需求较大，具有一定的发展潜力和盈利能力。3.具备可操作性：项目的实施具有现实可行性，包括技术、资源、人员等方面的支持。4.风险可控：对项目可能面临的风险进行充分评估，确保风险在公司可承受范围内。项目立项流程1.项目提议：业务拓展部或其他相关部门根据市场调研和客户需求，提出外包项目建议，并填写《项目立项申请表》，详细说明项目背景、目标、服务内容、预计收益等信息。2.初步评估：由项目管理部组织相关部门对项目进行初步评估，分析项目的可行性和潜在风险，提出评估意见。3.立项审批：初步评估通过后，将项目相关资料提交公司管理层进行审批。管理层根据公司战略规划和资源状况，对项目进行综合决策，决定是否立项。4.项目启动：项目立项后，项目管理部负责组建项目团队，制定项目计划，正式启动项目。供应商评估与选择供应商评估指标1.资质信誉：包括供应商的营业执照、税务登记证、相关行业资质证书等，以及供应商的信誉记录、市场口碑等。2.技术能力：考察供应商的技术研发能力、技术创新能力、技术应用能力等，确保供应商具备提供高质量服务的技术支持。3.服务质量：了解供应商的服务流程、服务标准、服务质量控制措施等，评估供应商的服务水平和服务稳定性。4.价格成本：比较供应商的报价是否合理，分析供应商的成本结构和价格优势。5.管理能力：考察供应商的组织架构、管理制度、人员素质等，评估供应商的管理水平和运营效率。供应商选择流程1.供应商搜寻：通过多种渠道收集潜在供应商信息，如行业协会推荐、网络搜索、供应商自荐等，建立供应商候选名单。2.初步筛选：根据供应商评估指标，对候选供应商进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商。3.实地考察：对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解供应商的实际运营情况、生产设备、人员配备等，获取更直观的信息。4.综合评估：由供应商管理部组织相关部门对实地考察后的供应商进行综合评估，根据评估结果对供应商进行排名。5.供应商确定：根据综合评估排名，选择排名靠前的供应商进行商务谈判，签订合作协议，确定最终供应商。合同管理合同签订1.合同起草：法务合规部根据外包项目的具体情况，起草外包服务合同和供应商合作协议，明确双方的权利义务、服务内容、价格条款、质量标准、违约责任等关键内容。2.合同审核：合同起草完成后，由业务拓展部、项目管理部、财务部等相关部门对合同进行审核，提出修改意见和建议。法务合规部根据各部门的审核意见，对合同进行修改完善。3.合同签订：合同审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与客户和供应商签订合同。合同签订后，各部门按照合同约定履行各自的职责。合同执行与变更1.合同执行：项目管理部负责组织项目团队按照合同约定的时间、质量和进度要求，推进外包项目的实施。供应商管理部负责监督供应商按照合同约定提供服务，确保合同的顺利执行。2.合同变更：在合同执行过程中，如因客户需求变更、市场环境变化等原因需要对合同进行变更的，由业务拓展部与客户和供应商进行沟通协商，达成一致意见后，签订《合同变更协议》，明确变更的内容和责任。合同变更协议需经法务合规部审核通过后生效。合同终止与解除1.合同终止：合同履行完毕或达到合同约定的终止条件时，合同自动终止。项目管理部负责组织对项目进行验收，确认项目完成情况，办理合同终止手续。2.合同解除：在合同履行过程中，如出现一方严重违约、不可抗力等情况，导致合同无法继续履行的，另一方有权解除合同。合同解除需按照法律规定和合同约定的程序进行，由法务合规部负责处理相关法律事务。项目实施监督监督内容1.项目进度：检查项目是否按照项目计划的时间节点推进，及时发现和解决进度延误问题。2.服务质量：按照质量标准和验收规范，对供应商提供的服务进行质量检查，确保服务质量符合要求。3.成本控制：监控项目成本的支出情况，分析成本偏差原因，采取措施控制成本，确保项目成本在预算范围内。4.安全管理：检查项目实施过程中的安全措施落实情况，确保项目实施过程中的人员安全和财产安全。监督方式1.定期检查：项目管理部定期组织对项目进行检查，一般每周或每月进行一次，检查内容包括项目进度、质量、成本等方面，并填写《项目检查报告》。2.不定期抽查：质量控制部不定期对外包服务进行抽查，重点检查服务质量和安全管理情况，发现问题及时要求供应商整改。3.客户反馈：及时收集客户对项目的反馈意见，了解客户对服务质量的满意度，根据客户反馈及时调整项目管理措施。问题处理1.问题发现：在项目实施监督过程中，如发现项目存在进度延误、质量问题、成本超支等问题，应及时记录问题的详细情况，并填写《项目问题报告单》。2.问题分析：由项目管理部组织相关部门对问题进行分析，找出问题产生的原因和责任主体。3.问题解决：根据问题分析结果，制定相应的解决方案，明确责任人和解决期限。项目管理部负责跟踪问题解决情况，确保问题得到及时有效解决。项目验收验收标准1.服务内容：按照合同约定的服务内容进行逐项检查，确保服务内容完整、准确。2.质量标准：依据质量标准和验收规范，对服务质量进行严格检验，确保服务质量符合要求。3.交付成果：检查供应商提交的交付成果是否符合合同约定的格式、数量、质量等要求。验收流程1.验收申请：项目完成后，供应商向项目管理部提交《项目验收申请报告》，申请项目验收。2.验收准备：项目管理部组织相关部门和人员对验收资料进行审核，制定验收方案，明确验收标准和验收方法。3.现场验收：由项目管理部、质量控制部、客户等组成验收小组，按照验收方案对项目进行现场验收，检查项目的完成情况和服务质量。4.验收报告：验收结束后，验收小组出具《项目验收报告》，对项目的验收结果进行评价。如项目验收合格，在验收报告上签字确认；如项目存在问题，提出整改意见，要求供应商限期整改。5.整改复查：供应商按照整改意见进行整改后，向项目管理部提交《整改报告》。项目管理部组织相关人员对整改情况进行复查，直至项目验收合格。后续服务与持续改进后续服务1.服务保障：项目验收合格后，供应商应按照合同约定提供一定期限的后续服务，包括技术支持、故障排除、系统维护等。2.客户回访：业务拓展部定期对客户进行回访，了解客户对服务的满意度和新的需求，及时解决客户在使用过程中遇到的问题。3.服务改进：根据客户回访和反馈意见，对后续服务进行持续改进，提高客户满意度。持续改进1.数据分析：质量控制部定期收集和分析外包项目的质量数据、成本数据、客户反馈数据等，找出存在的问题和改进方向。2.流程优化：根据数据分析结果，对公司的外包业务管理流程进行优化和完善，提高管理效率和服务质量。3.培训提升：组织员工参加相关培训和学习活动，不断提升员工的专业素质和业务能力，为公司的持续发展提供人才支持。风险管理风险识别1.市场风险：包括市场需求变化、市场竞争加剧、市场价格波动等风险。2.供应商风险：如供应商违约、服务质量下降、技术能力不足等风险。3.合同风险：合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷等风险。4.质量风险：外包服务质量不符合要求，导致客户不满意或造成损失的风险。5.法律合规风险：违反国家法律法规和行业规范，面临法律诉讼和处罚的风险。风险评估1.风险可能性评估：分析风险发生的可能性大小，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度，包括经济损失、声誉损失等，分为严重、较大、一般三个等级。3.风险综合评估：根据风险可能性和影响程度，对风险进行综合评估，确定风险等级。风险应对措施1.风险规