宣传手册使用管理办法

宣传手册使用管理办法总则制定目的为了规范公司宣传手册的使用和管理，确保宣传手册能够准确、有效地传达公司信息，提升公司形象和品牌价值，同时保障宣传手册的合理使用和资源节约，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构以及所有涉及宣传手册使用和管理的人员。定义本办法所称宣传手册，是指公司为宣传产品、服务、品牌形象等目的而制作的各种纸质或电子形式的宣传资料，包括但不限于产品手册、服务手册、企业宣传册、活动手册等。宣传手册的制作管理制作需求提出各部门根据工作需要，如需制作宣传手册，应填写《宣传手册制作申请表》，详细说明制作目的、内容要求、使用范围、预计发放数量、预算等信息，并经部门负责人审核签字后，提交至市场部。制作方案审核市场部收到《宣传手册制作申请表》后，组织相关人员对制作需求进行评估和审核。审核内容包括制作目的是否明确、内容是否符合公司形象和宣传策略、预算是否合理等。对于不符合要求的申请，市场部应及时反馈给申请部门，并说明原因。设计制作经审核通过的宣传手册制作申请，由市场部负责组织设计制作。市场部可以根据实际情况选择内部设计团队或外部专业设计公司进行制作。在制作过程中，市场部应与设计人员保持密切沟通，确保宣传手册的内容准确、设计美观、风格统一。内容审核宣传手册制作完成后，市场部应组织相关部门对宣传手册的内容进行审核。审核内容包括文字表述是否准确、数据是否真实可靠、图片是否清晰合适、是否存在违反法律法规和公司规定的内容等。审核通过后，宣传手册方可进行印刷或发布。印刷发布对于纸质宣传手册，市场部应选择正规的印刷厂家进行印刷，并对印刷质量进行严格把关。印刷完成后，市场部应及时将宣传手册分发给相关部门和人员。对于电子宣传手册，市场部应选择合适的平台进行发布，并确保宣传手册的下载和浏览顺畅。宣传手册的使用管理使用原则1.准确传达信息原则。宣传手册应准确、客观地介绍公司的产品、服务、品牌形象等信息，不得夸大其词、虚假宣传。2.合规使用原则。宣传手册的使用应符合国家相关法律法规和公司的规定，不得用于非法活动或违反公序良俗的行为。3.节约资源原则。宣传手册的使用应遵循节约资源的原则，避免浪费。各部门应根据实际需要领取和使用宣传手册，不得随意丢弃或滥用。使用范围宣传手册主要用于以下方面：1.市场推广活动。在各类展会、促销活动、客户拜访等市场推广活动中，向潜在客户发放宣传手册，介绍公司的产品和服务。2.客户接待。在公司接待客户时，向客户提供宣传手册，让客户更好地了解公司的情况。3.内部培训。在公司内部培训中，使用宣传手册作为培训资料，帮助员工了解公司的产品和服务。使用流程1.领取。各部门根据工作需要，向市场部提出宣传手册领取申请，填写《宣传手册领取申请表》，经部门负责人审核签字后，到市场部领取宣传手册。2.发放。领取宣传手册的部门和人员应按照规定的使用范围和方式进行发放，不得随意扩大发放范围。在发放宣传手册时，应做好记录，包括发放时间、发放对象、发放数量等信息。3.回收。对于不再使用的宣传手册，各部门应及时回收，并交回市场部进行统一处理。市场部应定期对回收的宣传手册进行清理和销毁，避免信息泄露。宣传手册的保管管理保管责任各部门负责本部门宣传手册的保管工作，指定专人负责宣传手册的收发、登记和保管。保管人员应定期对宣传手册进行盘点，确保宣传手册的数量和质量与记录相符。保管要求1.纸质宣传手册应存放在干燥、通风、安全的地方，避免受潮、发霉、损坏。2.电子宣传手册应存储在安全的服务器或存储设备中，设置访问权限，防止信息泄露。3.宣传手册应按照类别、年份等进行分类存放，便于查找和管理。宣传手册的更新管理更新原则宣传手册应根据公司的发展变化和市场需求及时进行更新，确保宣传手册的内容始终保持准确、有效。更新流程1.需求提出。各部门在发现宣传手册的内容需要更新时，应及时向市场部提出更新申请，填写《宣传手册更新申请表》，详细说明更新原因、更新内容等信息。2.审核批准。市场部收到《宣传手册更新申请表》后，组织相关人员对更新需求进行审核。审核通过后，报公司领导批准。3.设计制作。经批准的宣传手册更新申请，由市场部负责组织设计制作。更新后的宣传手册应按照本办法的规定进行审核、印刷或发布。监督与检查监督部门公司审计部负责对宣传手册的使用和管理情况进行监督检查。检查内容1.宣传手册的制作、使用和保管是否符合本办法的规定。2.宣传手册的内容是否准确、合法、合规。3.宣传手册的发放和回收是否做好记录。检查方式审计部可以采取定期检查和不定期抽查相结合的方式进行监督检查。对于检查中发现的问题，审计部应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。违规处理违规行为界定以下行为属于违反本办法的行为：1.未经批准擅自制作、印刷或发布宣传手册。2.宣传手册的内容存在虚假宣传、误导消费者等违法行为。3.未按照规定的使用范围和方式使用宣传手册。4.未做好宣传手册的保管工作，导致宣传手册丢失、损坏或信息泄露。5.未按照规定及时更新宣传手册的内容。处理措施对于违反本办法的部门和人员，公司将视情节轻重给予相应的处理：1.对于情节较轻的违规行为，给予口头警告，并责令限期整改。2.对于情节较重的违规行为，给予书