监理招标合同管理办法

监理招标合同管理办法一、引言亲爱的同事们，在我们日常的项目运营中，监理招标合同管理至关重要。它就像一座桥梁，连接着我们与监理方，确保项目能够顺利推进，质量得以保障。过去二十年，我见证了无数因合同管理不善而导致的项目波折，也看到了精心管理合同为项目带来的积极成效。今天，我们制定这份《监理招标合同管理办法》，旨在为大家提供一套清晰、规范且实用的操作指南，希望大家能够认真学习并贯彻执行，共同为公司项目的成功保驾护航。二、适用范围本办法适用于公司所有涉及监理招标的项目合同管理工作。无论是大型的基础设施建设项目，还是小型的内部改造工程，只要涉及监理招标环节，都应按照本办法执行。三、管理原则1.合法性原则：我们的所有合同管理活动都必须严格遵守国家相关法律法规，如《中华人民共和国民法典》《招标投标法》等。这是我们开展工作的底线，任何时候都不能触碰。希望大家在日常工作中，加强对法律法规的学习，提高法律意识，确保合同从起草、签订到履行的全过程都合法合规。2.公平公正原则：在监理招标及合同管理过程中，要确保对所有潜在的监理单位一视同仁，给予他们公平竞争的机会。合同条款的设置也要公平合理，兼顾双方的利益，不能偏袒任何一方。我们鼓励大家秉持公正的态度，营造一个公平竞争的市场环境，这样才能吸引到优质的监理单位，为项目提供更好的服务。3.全面性原则：合同管理应涵盖从招标前期准备到合同履行完毕后的整个生命周期。包括招标文件的编制、合同条款的拟定、合同的签订、履行、变更、终止等各个环节，都要进行全面细致的管理。大家在工作中，不能只关注某一个阶段，而要树立全局意识，确保合同管理工作的完整性。4.动态性原则：项目实施过程中，情况可能会发生变化，合同也可能需要相应调整。我们要建立动态的合同管理机制，及时发现合同履行过程中的问题，并根据实际情况进行变更和调整。希望大家保持敏锐的洞察力，及时反馈项目中的变化，以便我们能够灵活应对，保障合同的顺利履行。四、职责分工1.招标部门负责组织监理招标工作，包括编制招标计划、发布招标公告、资格预审、组织开标评标等。在这个过程中，要严格按照规定的程序进行操作，确保招标工作的公开、公平、公正。起草招标相关文件，特别是招标文件中的合同条款框架。要充分考虑项目的特点和需求，设置合理的合同条款，为后续的合同签订奠定良好基础。与潜在的监理单位进行沟通和答疑，解答他们对招标文件的疑问。在沟通中，要保持专业和耐心，确保信息的准确传达。2.法务部门对招标文件及合同文本进行法律审核，确保合同条款符合法律法规的要求，避免法律风险。法务同事们在审核时，要仔细严谨，不放过任何一个可能存在法律问题的细节。为合同管理工作提供法律咨询和建议，在合同履行过程中，如果遇到法律纠纷，要及时介入，提供专业的法律支持。3.项目部门参与招标工作，从项目实际需求出发，提供技术要求、质量标准等方面的意见，确保选择的监理单位能够满足项目的实际需要。在合同履行过程中，负责与监理单位的日常沟通和协调，及时反馈项目进展情况和存在的问题。要积极主动地与监理单位合作，共同推进项目的顺利进行。负责对监理单位的工作进行初步评价，为合同的后续管理提供依据。评价要客观公正，真实反映监理单位的工作表现。4.财务部门参与合同中涉及费用条款的审核，确保费用计算准确、支付方式合理。财务同事们要对费用相关条款严格把关，避免出现费用纠纷。按照合同约定进行费用支付，并做好财务记录。要确保支付流程规范，资金安全。五、招标阶段合同管理1.招标前期准备项目需求分析：项目部门要深入了解项目的特点、规模、技术要求等，明确对监理服务的具体需求。这就好比我们要先清楚自己要盖什么样的房子，才能知道需要什么样的监理来帮忙。只有准确把握项目需求，才能在招标中找到合适的监理单位。市场调研：招标部门要对监理市场进行调研，了解市场上监理单位的基本情况、服务水平、收费标准等。通过市场调研，我们可以做到心中有数，在招标过程中更好地把握主动权，选择性价比高的监理单位。制定招标计划：根据项目需求和市场调研结果，招标部门制定详细的招标计划，包括招标时间安排、招标方式选择、评标标准制定等。招标计划要合理可行，确保招标工作有条不紊地进行。2.招标文件编制合同条款框架：招标部门在编制招标文件时，要初步拟定合同条款框架。合同条款应包括监理服务范围、服务期限、双方权利义务、费用及支付方式、违约责任等主要内容。在设置条款时，要尽量明确具体，避免模糊不清的表述，减少后续合同履行过程中的争议。技术要求和质量标准：项目部门要提供详细的技术要求和质量标准，作为招标文件的一部分。这些要求和标准将作为监理单位开展工作的依据，也是我们对监理工作进行考核的重要指标。所以一定要清晰明确，可操作性强。评标标准：制定科学合理的评标标准，既要考虑监理单位的报价，也要关注其技术实力、业绩经验、人员配备等方面。评标标准要公开透明，让所有潜在的监理单位都清楚了解评审的依据，这样才能保证招标的公平公正。3.招标过程管理发布招标公告：招标部门按照规定的渠道发布招标公告，吸引符合条件的监理单位参与投标。公告内容要准确完整，包括项目概况、招标范围、投标人资格要求、投标截止时间等重要信息。资格预审：对报名参与投标的监理单位进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩证明等相关材料，确保投标人符合项目的基本要求。资格预审要严格把关，筛选出有实力、信誉好的潜在投标人。开标评标：组织开标评标工作，邀请相关部门和专家组成评标委员会。评标过程要严格按照评标标准进行，确保评审结果的公正性。在开标评标过程中，要做好记录，保存好相关资料。六、合同签订阶段管理1.合同谈判根据评标结果，选择排名靠前的监理单位进行合同谈判。谈判内容主要围绕招标文件中的合同条款框架，双方就一些细节问题进行进一步协商和确认。在谈判过程中，要保持理性和客观，既要维护公司的利益，也要考虑对方的合理诉求，争取达成双方都满意的合同条款。谈判过程中，招标部门、项目部门、法务部门等相关人员要共同参与。各部门从自身专业角度出发，对合同条款提出意见和建议。例如，法务部门重点关注法律风险，项目部门关注技术和服务要求是否能够满足项目实际需要。2.合同审核谈判达成一致后，形成合同草案。法务部门对合同草案进行全面审核，从法律层面审查合同条款的合法性、完整性和有效性。同时，财务部门对合同中的费用条款进行再次审核，确保费用计算准确、支付方式合理。其他相关部门也可以根据自身职责对合同草案提出意见和建议。审核过程中，如果发现问题，要及时反馈给招标部门，由招标部门与监理单位进行沟通协调，对合同草案进行修改完善。只有经过各部门严格审核通过的合同，才能进入签订环节。3.合同签订合同审核通过后，按照公司规定的流程，由公司授权代表与监理单位签订正式合同。签订合同前，要确保双方对合同条款无异议，并且相关手续齐全。合同签订要采用书面形式，一式多份，双方各执若干份，同时分发给公司相关部门存档。七、合同履行阶段管理1.合同交底合同签订后，招标部门要组织相关部门进行合同交底。向项目部门、财务部门等详细介绍合同的主要内容、双方权利义务、关键节点等重要信息。通过合同交底，让各部门清楚了解自己在合同履行过程中的职责和工作重点，避免因信息不畅而导致工作失误。2.项目实施监督项目部门在项目实施过程中，要密切配合监理单位的工作，同时对监理工作进行监督。定期检查监理单位的工作记录、报告等，了解监理工作的执行情况。如果发现监理单位未按照合同约定履行职责，要及时与其沟通，要求其整改。建立项目进度和质量报告制度，监理单位要定期向项目部门提交项目进度和质量报告。项目部门根据报告内容，及时掌握项目进展情况，发现问题及时协调解决，确保项目按照合同约定的进度和质量要求推进。3.费用支付管理财务部门按照合同约定的支付方式和时间节点进行费用支付。在支付前，要审核相关支付申请和证明材料，确保费用支付符合合同规定。同时，要做好费用支付的记录和台账，便于查询和统计。如果监理单位提出费用变更申请，必须按照合同约定的程序进行审批。由项目部门、招标部门、财务部门等相关部门共同审核费用变更的合理性和必要性，经公司领导批准后方可进行费用调整。4.合同变更管理在项目实施过程中，如果由于不可抗力、项目需求变化等原因需要对合同进行变更，由提出变更的部门填写合同变更申请单。详细说明变更的原因、内容、对项目的影响等。合同变更申请经项目部门、招标部门、法务部门等相关部门审核通过后，与监理单位进行协商，达成一致后签订合同变更协议。变更协议要作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。5.违约处理如果监理单位出现违约行为，如未按照合同约定的时间完成监理工作、监理工作质量不符合要求等，项目部门要及时收集相关证据，向监理单位发出违约通知。要求监理单位限期整改，并按照合同约定承担违约责任。如果双方对违约行为和违约责任的认定存在争议，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如协商、仲裁或诉讼。在处理违约问题时，要以合同为依据，依法维护公司的合法权益。八、合同终止阶段管理1.合同终止条件确认当项目完成并通过验收，或者出现合同约定的终止情形时，项目部门要及时确认合同是否满足终止条件。例如，监理服务期限届满，且监理工作全部完成并符合要求，就可以进入合同终止程序。2.合同收尾工作合同终止后，项目部门要与监理单位进行工作交接，整理和归档与监理工作相关的文件资料，包括监理规划、监理日志、质量检验报告等。这些资料是项目的重要档案，要妥善保存，以备后续查阅。财务部门要对合同费用进行最终结算，确保费用支付准确无误，不存在遗留问题。同时，关闭相关的财务账目，完成财务收尾工作。3.合同后评价合同履行完毕后，由招标部门组织相关部门对合同管理工作进行后评价。评价