咸阳公务租车管理办法

咸阳公务租车管理办法一、总则（一）目的与适用范围1.目的：为进一步规范公司（假设公司为“咸阳市[公司具体名称]”）公务租车行为，提高公务出行保障效率，合理控制公务交通成本，结合公司实际运营需求，特制定本管理办法。2.适用范围：本办法适用于公司各部门及所属各单位因公务活动产生的租车需求。涵盖日常公务出差、调研、会议、应急保障等各类公务活动场景。（二）制定依据本办法依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例，以及咸阳市关于公务用车管理的相关规定和行业标准制定。确保公司公务租车活动合法合规，与国家及地方政策要求保持一致。（三）基本原则1.必要性原则：公务租车应基于工作实际需要，确因公司自有车辆无法满足公务出行时方可申请租车。各部门在规划公务活动时，需充分评估是否有必要通过租车方式解决出行问题。2.合规性原则：严格按照国家法律法规、地方政策以及本办法规定的程序和标准进行租车操作，确保租车活动的全过程合法、合规、透明。3.经济性原则：在满足公务出行需求的前提下，注重成本效益，通过合理选择租车车型、租赁期限和供应商等方式，降低租车费用支出，实现资源的优化配置。二、职责分工（一）行政管理部门1.制度制定与修订：负责本管理办法的起草、修订和解释工作，确保制度符合公司发展战略、实际运营情况以及外部政策法规的变化。定期对制度的执行效果进行评估，根据评估结果提出改进建议并及时修订完善。2.供应商管理：建立和维护公务租车供应商库，通过公开招标、竞争性谈判等方式选择符合资质要求、信誉良好、服务优质的供应商。定期对供应商的服务质量、价格水平、合同履行情况等进行考核评价，依据考核结果对供应商库进行动态调整。3.租车审批与协调：受理各部门的租车申请，对申请的必要性、合规性进行审核。对于符合要求的申请，协调安排租车事宜；对于不符合要求的申请，及时反馈并说明原因。同时，根据公司整体公务用车需求，合理调度和分配租赁车辆资源，提高车辆使用效率。4.监督检查：定期对各部门公务租车情况进行监督检查，包括租车申请流程的执行、租赁合同的签订与履行、租车费用的报销等方面。对发现的问题及时督促整改，确保公务租车活动严格按照本办法执行。（二）财务部门1.预算编制与管理：将公务租车费用纳入公司年度财务预算，根据各部门上报的公务租车需求计划，结合历史租车费用数据和市场价格波动情况，合理编制年度公务租车预算。在预算执行过程中，严格控制租车费用支出，确保不超预算。2.费用审核与报销：负责对公务租车费用报销凭证的真实性、完整性、合规性进行审核。审核内容包括租车发票、租赁合同、租车申请审批单、实际用车记录等。对符合报销要求的费用及时办理报销手续，对不符合要求的费用予以退回，并指导相关部门进行整改。3.成本核算与分析：定期对公务租车费用进行成本核算，分析费用发生的合理性和趋势。通过成本分析，为公司优化公务租车管理、控制成本提供数据支持和决策依据。（三）使用部门1.需求申报：各部门根据本部门的公务活动计划，提前合理预估公务租车需求，填写租车申请表，详细说明租车事由、租车时间、租车地点、车型要求等信息，并按照规定的审批流程提交申请。2.车辆使用与管理：负责租赁车辆在使用期间的日常管理和安全驾驶。指定专人负责车辆的交接、检查和归还，确保车辆外观完好、性能正常。严格遵守交通法规，合理使用车辆，不得将车辆转借他人或挪作他用。在车辆使用过程中，如发生交通事故或车辆故障等情况，应及时采取措施妥善处理，并向行政管理部门和相关领导报告。3.费用结算与报销：按照公司财务制度要求，及时整理和提交公务租车费用报销资料。配合财务部门做好费用审核和报销工作，确保租车费用报销的及时性和准确性。三、租车流程（一）租车申请1.填写申请：使用部门需提前[X]个工作日填写《公务租车申请表》，详细说明租车事由、出行人员、目的地、预计用车时间、车型及数量需求等信息。对于紧急公务租车需求，经部门负责人和公司领导批准后，可先口头申请，事后及时补办书面申请手续。2.内部审批：《公务租车申请表》首先由部门负责人审核签字，确认租车需求的必要性和合理性。然后提交至行政管理部门，行政管理部门根据公司车辆资源状况和租车规定进行审核。审核通过后，报公司分管领导审批。对于单次租车费用超过一定金额（具体金额根据公司实际情况设定）或特殊车型的租车申请，需报公司总经理审批。（二）供应商选择1.供应商库筛选：行政管理部门根据租车申请的车型、数量、时间等要求，从公务租车供应商库中筛选出符合条件的供应商。优先选择服务质量好、价格合理、信誉度高且在近期考核评价中表现优秀的供应商。2.价格谈判与询价：对于一般性租车需求，行政管理部门可通过电话、邮件等方式向筛选出的供应商询价，要求供应商提供详细的报价明细，包括车辆租金、燃油费、过路过桥费、保险费等各项费用。对于金额较大或长期的租车项目，可组织供应商进行竞争性谈判，邀请至少[X]家供应商参与，通过谈判确定最终的租车价格和服务条款。3.确定供应商：在综合比较各供应商的报价、服务方案、信誉等因素后，行政管理部门确定最终的租车供应商。如供应商提供的报价或服务无法满足公司需求，应重新选择其他供应商或与供应商进一步协商调整。（三）合同签订1.合同起草：确定供应商后，行政管理部门负责起草《公务租车合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括租车车型、数量、租赁期限、租金及支付方式、车辆交接时间和地点、车辆维修保养责任、违约责任等内容。合同条款应严格按照国家法律法规和行业标准制定，确保合同的合法性和有效性。2.合同审核：起草完成的合同需提交至公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款是否存在法律风险、权利义务是否对等、违约责任是否明确等内容。法务部门审核通过后，由行政管理部门将合同提交给供应商，供应商确认无误并加盖公章后返回公司。3.合同签署：公司行政管理部门负责人代表公司与供应商签署《公务租车合同》。合同一式[X]份，公司和供应商各执[X]份，同时抄送财务部门备案。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（四）车辆交接与使用1.车辆交接：在租车起始时间前，使用部门指定专人与供应商进行车辆交接。交接时，双方应共同对车辆外观、内饰、里程数、燃油量、车辆行驶证、保险单等进行检查，并填写《车辆交接清单》。如有车辆损坏或其他异常情况，应在清单中注明，并要求供应商及时修复或更换车辆。确认无误后，双方签字确认，完成车辆交接手续。2.车辆使用：使用部门在车辆租赁期间，应严格按照租赁合同约定和车辆操作规程使用车辆。合理安排行程，避免不必要的空驶和浪费。不得擅自更改车辆用途、增加车辆使用人数或对车辆进行改装。如因特殊情况需要延长租车时间或改变行程，应提前与供应商协商，并办理相关手续。3.车辆维护与保养：租赁车辆在使用过程中，如发生一般故障，使用部门应及时联系供应商安排维修。对于因使用不当造成车辆损坏的，使用部门应承担相应的维修费用。同时，使用部门应按照车辆使用手册的要求，定期对车辆进行保养，确保车辆性能良好，安全行驶。（五）车辆归还与费用结算1.车辆归还：租车期满或提前结束租车时，使用部门应按照租赁合同约定的时间和地点将车辆归还供应商。归还前，应对车辆进行清洁，并确保车辆外观完好、内饰整洁、燃油量与交接时基本一致。供应商对归还车辆进行检查验收，如无异常情况，双方在《车辆交接清单》上签字确认，完成车辆归还手续。如发现车辆有损坏或其他不符合交接要求的情况，供应商有权根据合同约定扣除相应的押金或要求赔偿。2.费用结算：车辆归还后，供应商应及时向公司提供租车费用发票及费用明细清单。使用部门核对费用明细无误后，将发票、费用清单、租车申请表、租赁合同、车辆交接清单等报销资料整理齐全，按照公司财务报销流程提交至财务部门。财务部门对报销资料进行审核，审核通过后按照合同约定的支付方式向供应商支付租车费用。对于不符合报销要求的费用，财务部门不予报销，并要求使用部门与供应商协商解决。四、租车标准（一）车型选择标准1.一般公务出行：对于日常公务出差、调研等活动，优先选择经济适用型轿车或商务车。根据出行人数合理安排车型，原则上24人可选择轿车，4人以上可选择商务车。具体车型可参考供应商提供的车型目录，结合实际需求和费用标准进行选择。2.特殊公务活动：对于因工作需要运送大量文件、设备或开展特殊业务活动等情况，可根据实际需求选择合适的车型，如面包车、小型货车等。但需在租车申请中详细说明选择特殊车型的原因，并经行政管理部门和公司领导审核批准。（二）租车价格标准1.市场参考定价：行政管理部门应定期收集市场上各类车型的租车价格信息，结合咸阳市当地租车行业的平均价格水平，制定公司公务租车价格参考标准。价格参考标准应根据市场行情的变化适时进行调整，并向各部门公布。2.价格上限控制：在选择供应商和确定租车价格时，应确保租车价格不高于市场参考定价。对于超出价格参考标准的租车申请，需详细说明原因，并经公司分管领导或总经理审批后方可执行。同时，鼓励各部门在满足公务出行需求的前提下，通过与供应商谈判、集中租车等方式争取更优惠的租车价格。（三）租车期限标准1.短期租赁：一般情况下，公务租车以短期租赁为主，单次租车期限原则上不超过[X]天。如因工作需要确需延长租车期限的，使用部门应在租车期满前提前[X]个工作日向行政管理部门提出延期申请，经批准后方可续租。续租手续按照租车申请流程办理。2.长期租赁：对于因工作性质特殊，需要长期固定使用车辆的情况，可考虑采用长期租赁方式。长期租赁期限一般不超过一年，且需经公司领导班子集体研究决定。长期租赁车辆应通过公开招标或竞争性谈判等方式确定供应商，确保租赁价格合理、服务优质。五、监督与考核（一）内部监督检查1.定期检查：行政管理部门和财务部门应定期对公司公务租车情况进行联合检查，检查周期为每季度一次。检查内容包括租车申请审批流程的执行情况、租赁合同的签订与履行情况、租车费用的报销情况、车辆使用记录等。通过检查及时发现问题，纠正违规行为，确保公务租车管理办法的有效执行。2.不定期抽查：除定期检查外，公司审计部门应不定期对公务租车情况进行抽查。抽查重点关注租车的必要性、合规性以及费用支出的合理性。审计部门可通过查阅相关资料、实地走访供应商、与使用部门人员沟通等方式进行调查核实。对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并将整改情况纳入部门绩效考核。（二）供应商考核评价1.建立考核机制：行政管理部门应建立公务租车供应商考核评价机制，对供应商的服务质量、价格水平、合同履行情况等进行综合考核评价。考核采用定量与定性相结合的方式，制定详细的考核指标和评分标准，并向供应商公布。2.定期考核评价：每半年对供应商进行一次考核评价。考核评价内容包括车辆状况、司机服务水平、响应速度、费用结算准确性、是否存在违规行为等方面。通过发放调查问卷、实地考察、查阅记录等方式收集考核评价数据，根据评分标准计算各供应商的得分。3.考核结果应用：根据考核结果对供应商进行分类管理。对于考核得分较高的供应商，在后续租车项目中优先考虑合作；对于考核得分较低的供应商，给予警告并要求限期整改；对于连续两次考核得分低于规定标准或存在严重违规行为的供应商，从供应商库中剔除，不再与其合作。同时，将考核结果反馈给供应商，帮助其改进服务质量。（三）责任追究1.违规处理：公司员工在公务租车过程中，如存在违反本管理办法的行为，如虚报租车需求、擅自改变车辆用途、违规报销租车费用等，视情节轻重给予批评教育、责令退还违规费用、扣发绩效奖金等处理措施；