江苏自行采购管理办法

江苏自行采购管理办法一、引言亲爱的同事们，随着公司业务在江苏地区的拓展，采购工作变得越来越重要。为了确保采购活动的顺利进行，遵循法律法规，提高采购效率，同时最大程度地满足公司运营需求，我们特别制定了本《江苏自行采购管理办法》。希望大家认真阅读并遵循本办法，共同为公司发展贡献力量。二、适用范围1.区域界定：本办法适用于公司在江苏省内开展的所有自行采购活动。这里所说的自行采购，是指公司在江苏地区，依据自身业务需求，不通过集中采购等特定渠道，自主组织实施的采购行为。2.主体明确：涵盖公司在江苏设立的各个部门、分支机构及与公司业务紧密相关的运营项目。无论是办公物资采购，还是项目特定设备采购，只要发生在江苏地区且属于自行采购范畴，均需依照本办法执行。三、采购原则1.合法合规性：我们的采购活动必须严格遵守国家法律法规以及江苏省地方相关采购规定。这不仅是企业应尽的义务，更是保障公司稳定运营的基石。在采购流程中的每一个环节，从供应商选择到合同签订，都要确保符合法律要求，避免任何违规行为给公司带来风险。例如，在招投标环节，严格按照《中华人民共和国招标投标法》及江苏地方配套法规执行。2.公平公正性：对待所有供应商，我们秉持公平公正的原则。在采购信息发布、供应商资格审查、评标定标等过程中，为每一家供应商提供平等机会，不偏袒、不歧视。比如，在发布采购需求时，清晰明确各项要求，不以不合理条件限制或排斥潜在供应商；在评审环节，依据客观、统一的标准进行评估。3.效益性：希望大家在采购过程中，始终关注成本与效益的平衡。采购并非单纯追求低价，而是要综合考虑产品或服务的质量、价格、交付期等因素，以实现公司整体效益最大化。例如，对于长期使用的办公设备，在采购时不仅要对比价格，更要关注设备的耐用性、维护成本等，确保长期使用过程中的综合成本最低。4.诚实守信：这是我们与供应商建立长期合作关系的基础。无论是采购方还是供应商，都应在采购活动中遵循诚实守信原则。我们如实向供应商提供采购需求和相关信息，同时也期望供应商如实反馈产品或服务情况。在合同履行过程中，双方严格按照约定执行，共同维护良好的商业信誉。四、采购流程1.采购需求提出需求识别：各部门应根据自身工作任务和业务发展规划，提前识别采购需求。比如，业务部门根据项目推进计划，明确所需的专业设备、材料等；行政部门根据办公运营情况，确定办公家具、文具等采购需求。需求评估：需求提出后，部门负责人需对需求的必要性、合理性进行评估。确保采购项目是支持部门业务正常开展所必需的，避免不必要的采购。评估时可结合历史采购数据、业务发展趋势等进行综合分析。例如，对比过往类似项目或时间段内的物资使用情况，判断当前需求是否合理。需求审批：经过评估的采购需求，需按照公司既定的审批流程提交上级领导审批。审批通过后，方可进入采购流程。审批过程中，领导应从公司整体资源配置、预算安排等角度进行考量，确保采购需求与公司战略目标和财务状况相匹配。2.采购预算编制预算制定：财务部门会同需求部门，依据采购需求，结合市场价格行情，编制详细的采购预算。在编制过程中，要充分考虑价格波动因素，预留一定的弹性空间。例如，对于价格波动较大的原材料采购，参考近期市场价格走势，适当调整预算金额。预算审核：编制好的采购预算，需经过财务负责人和公司管理层的审核。审核重点包括预算的准确性、合理性以及是否符合公司年度财务预算计划。对于预算超支较大的项目，需需求部门做出详细说明。预算调整：在采购执行过程中，如因市场重大变化等特殊原因导致预算需要调整，需求部门应及时提交预算调整申请，按原审批流程进行审批后执行。例如，因突发的市场原材料短缺，导致采购价格大幅上涨，需及时申请预算调整，以确保采购任务顺利进行。3.供应商选择供应商信息收集：我们鼓励各部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络平台、行业展会、供应商主动推荐、同行推荐等。建立公司内部的供应商信息库，对收集到的供应商信息进行分类整理，包括供应商基本情况、主营产品或服务、业绩案例、联系方式等。供应商资格审查：从供应商信息库中筛选出符合采购项目基本要求的潜在供应商后，组织相关部门对其进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、生产许可（若有）、质量认证、财务状况、信用记录等。通过实地考察、电话咨询、查询信用网站等方式核实供应商提供信息的真实性。例如，对于大型设备供应商，实地考察其生产场地、生产设备、质量控制体系等情况。供应商评估：采用综合评估法对通过资格审查的供应商进行评估。评估指标包括产品或服务质量、价格、交付能力、售后服务、技术支持等方面。根据采购项目的特点，确定各评估指标的权重。组织相关专家或部门代表组成评估小组，对供应商进行打分评估。例如，对于技术含量高的软件采购项目，适当提高技术支持和产品质量指标的权重。供应商确定：根据评估结果，选择综合得分最高的供应商作为成交供应商。如出现得分相同的情况，可优先考虑价格较低、交货期短、售后服务好的供应商。确定成交供应商后，及时通知未中选供应商。4.采购合同签订合同起草：采购部门依据采购项目的具体要求，与成交供应商协商拟定采购合同条款。合同条款应明确双方的权利义务，包括产品或服务规格、数量、价格、交付方式、交付时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。合同文本应采用规范的法律语言，确保条款清晰、无歧义。例如，对于产品规格，要详细列出尺寸、性能指标等具体参数；对于付款方式，明确付款时间节点和支付比例。合同审核：起草好的采购合同需提交给法务部门、财务部门及需求部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，避免合同条款存在法律风险；财务部门审核合同中的付款条款、税务条款等是否符合公司财务制度；需求部门审核合同中的产品或服务条款是否满足实际需求。各部门提出审核意见后，采购部门根据意见进行修改完善。合同签订：经过审核并修改完善的合同，由双方授权代表签字并加盖公司公章。合同签订后，采购部门应将合同副本及时分发给需求部门、财务部门等相关部门存档，以便后续执行和监督。5.采购执行与交付执行跟踪：采购部门负责采购合同的执行跟踪，定期与供应商沟通，了解采购项目的进展情况。如发现供应商存在可能影响交付的问题，及时协调解决。例如，当供应商反馈因原材料供应不足可能导致交付延迟时，采购部门应协助供应商寻找替代原材料或调整交付计划。产品交付：供应商按照合同约定的交付方式和交付时间将产品或服务交付给公司。交付时，供应商应提供产品合格证明、质量检验报告等相关文件。需求部门应安排专人负责接收，并对产品或服务的数量、外观等进行初步验收。如发现数量短缺、外观损坏等问题，及时与供应商沟通处理。运输与保险（若有）：在采购合同中明确运输方式、运输费用承担方及保险责任。如需公司承担运输和保险，采购部门应选择有资质的运输公司和保险公司，并办理相关手续。在运输过程中，如发生货物损坏、丢失等情况，及时与运输公司和保险公司协调理赔事宜。6.验收与付款验收组织：产品或服务交付后，由需求部门组织相关部门或专业人员按照合同约定的质量标准进行验收。对于大型、复杂的采购项目，可邀请外部专家参与验收。验收过程应形成详细的验收记录，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等。验收结果处理：如验收合格，验收人员应在验收报告上签字确认；如验收不合格，需求部门应及时通知供应商，要求其采取整改措施，重新提交验收。若供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求，按照合同约定追究其违约责任。例如，对于不合格的设备，要求供应商进行维修、更换或退货，并赔偿因此给公司造成的损失。付款申请：验收合格后，采购部门根据合同约定的付款方式，提交付款申请，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。付款申请需经过需求部门负责人、财务部门负责人及公司领导审批。财务部门审核付款申请的真实性、合规性及发票的合法性后，按照财务流程安排付款。五、监督与管理1.内部监督：公司设立专门的内部监督小组，成员包括审计部门、纪检部门及相关业务部门代表。监督小组定期对江苏地区的自行采购活动进行检查，检查内容包括采购流程的合规性、采购文件的完整性、供应商选择的公正性等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督：积极接受政府相关部门的监督检查，配合提供采购活动的相关资料和信息。同时，鼓励供应商及社会公众对公司的采购活动进行监督，对举报属实的给予一定奖励。设立专门的举报邮箱和电话，确保举报渠道畅通。3.违规处理：对于在自行采购活动中违反本办法或相关法律法规的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、绩效扣分、经济处罚、解除劳动合同等。构成犯罪的，依法移送司法机关处理。例如，对于在供应商选择过程中收受贿赂的人员，一经查实，解除劳动合同并依法追究法律责任。六、附则1.解释权：本办法由公司采购管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本办法未明确规定的事项，采购管理部门应根据