档案管理问责管理办法

档案管理问责管理办法一、引言亲爱的各位同事，档案是公司发展历程的重要见证，也是我们开展各项工作的重要依据。在过去二十年的档案管理工作中，我深刻认识到档案管理的重要性。为了进一步规范公司档案管理工作，明确档案管理过程中的责任，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际运营情况，特制定本《档案管理问责管理办法》。希望大家认真学习并遵守本办法，共同维护公司档案管理工作的良好秩序。二、适用范围本办法适用于公司全体员工，涵盖公司各类档案的形成、收集、整理、保管、利用等各个环节。无论是行政档案、业务档案，还是技术资料等，只要是公司具有保存价值的文件材料，都在此办法的管理范畴之内。三、档案管理职责划分（一）档案管理部门1.档案管理部门肩负着公司档案管理的核心职责。我们希望档案管理部门的同事们能够认真履行以下职责：制定和完善公司档案管理制度、规范和流程，确保档案管理工作有章可循。这就好比为我们的档案管理工作搭建起坚固的框架，让一切工作都能在有序的轨道上运行。2.负责对公司各部门档案工作进行指导、监督和检查。如同领航员，为各部门的档案工作指引方向，及时发现问题并给予帮助，确保大家都能按照正确的方法和标准开展档案工作。3.集中统一管理公司各类档案，包括档案的接收、整理、分类、编目、保管、鉴定、销毁等工作。要像守护宝藏一样，精心呵护每一份档案，让它们在合适的环境中得以妥善保存，为公司的发展提供有力支持。（二）各部门1.各部门在档案管理工作中同样扮演着不可或缺的角色。每个部门都应明确一名档案工作负责人，负责本部门档案工作的组织和协调。希望这位负责人能够积极承担起责任，带动部门同事共同做好档案管理工作。2.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的应归档文件材料，并按照规定时间向档案管理部门移交。大家在日常工作中，要养成及时收集和整理文件的好习惯，就像整理自己的书架一样，让每一份文件都能找到它合适的位置，便于后续的归档工作。3.配合档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案的借阅、利用等。当档案管理部门需要我们协助时，希望大家能够积极响应，共同为公司档案的合理利用贡献力量。（三）员工个人1.每一位员工都是公司档案的创造者和守护者。我们鼓励大家在工作过程中，认真做好文件材料的形成和积累工作，确保文件内容真实、准确、完整。这不仅是对工作负责，也是对公司历史负责。2.按照规定向所在部门或档案管理部门移交应归档的文件材料，不得据为己有或私自销毁。公司的档案就像公共财产，需要我们共同爱护和维护，不能因为个人原因而破坏它的完整性。四、档案管理工作要求（一）档案收集1.档案收集工作要做到全面、及时。各部门在工作活动中形成的各种载体的文件材料，无论是纸质的还是电子的，都应纳入收集范围。希望大家在日常工作中，留意每一份有价值的文件，及时将它们收集起来，不要等到最后才匆忙整理。2.对于重要活动、重大项目产生的文件材料，要做到随办随收，确保文件的完整性和连贯性。比如公司举办大型活动或者开展重要项目时，相关的策划方案、会议记录、成果报告等文件，都要及时收集，不能有遗漏。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。档案管理部门要为大家提供明确的整理规范和标准，各部门在整理档案时，要按照这些要求进行操作，就像搭建积木一样，让每一块积木都能准确地拼接在一起。2.对整理好的档案要进行科学分类、编号、编目，便于检索和利用。分类要合理，编号要清晰，编目要详细，这样在需要查找档案时，就能像在图书馆找书一样，快速准确地找到所需文件。（三）档案保管1.档案管理部门要为档案提供适宜的保管条件，确保档案实体和信息的安全。档案库房要做到防火、防潮、防虫、防盗等，就像为档案建造一个安全舒适的家，让它们能够长久保存。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。就像我们定期检查自己的身体一样，及时发现档案存在的问题并加以解决，确保档案的质量不受影响。（四）档案利用1.档案利用应遵循方便、快捷、安全的原则。公司员工因工作需要借阅档案时，要按照规定办理借阅手续。希望大家能够自觉遵守借阅规定，按时归还档案，保证档案的正常流转和其他同事的使用需求。2.档案管理人员要为档案利用提供优质服务，积极协助借阅者查找和利用档案。当大家在借阅档案过程中遇到困难时，档案管理人员要热情地给予帮助，让大家能够顺利获取所需信息。五、档案管理问责情形（一）档案收集环节1.如果有员工未按照规定及时收集应归档的文件材料，导致文件材料缺失或不完整，这将影响到公司档案的完整性。比如在项目结束后，相关负责人没有及时收集项目过程中的一些重要文件，使得该项目的档案无法全面反映项目情况。希望大家能够重视文件收集工作，避免出现此类问题。2.各部门档案工作负责人未履行组织和协调本部门档案收集工作的职责，导致部门档案收集工作混乱，影响整体档案管理进度。这种情况下，部门负责人需要承担相应责任。希望各位负责人能够切实负起责任，确保部门档案收集工作有序进行。（二）档案整理环节1.若档案整理不符合规定要求，如分类混乱、编号错误、编目不详细等，影响档案的检索和利用。这就好比把书放错了书架，让读者很难找到自己想要的书。档案整理人员要认真对待每一个环节，严格按照规范进行操作。2.档案管理部门对各部门档案整理工作指导不力，导致各部门档案整理质量不高。档案管理部门要加强自身的专业能力，为各部门提供有效的指导，共同提高档案整理质量。（三）档案保管环节1.因保管不善，造成档案实体损坏、丢失或信息泄露等严重后果。这对公司来说是巨大的损失，档案管理人员要加强责任心，严格遵守档案保管制度，确保档案的安全。比如档案库房没有做好防火措施，导致档案被烧毁，这是绝对不能发生的。2.未按照规定定期对档案进行检查和维护，导致档案出现质量问题未能及时发现和处理。档案管理人员要建立定期检查机制，像呵护珍贵的文物一样，精心维护每一份档案。（四）档案利用环节1.借阅档案未按照规定办理借阅手续，或者逾期不归还档案，影响其他员工正常使用档案。希望大家能够自觉遵守借阅规定，尊重其他同事的权益，共同营造良好的档案利用环境。2.擅自涂改、伪造、损毁档案，这种行为严重破坏了档案的真实性和完整性，是绝对不允许的。一旦发现，将严肃追究相关人员的责任。六、问责方式及处理程序（一）问责方式1.批评教育：对于情节较轻的档案管理违规行为，将给予批评教育。希望通过批评教育，让相关人员认识到自己的错误，及时改正，避免类似问题再次发生。批评教育可以采用口头或书面的形式进行，档案管理部门要与当事人进行沟通，指出问题所在，并给予指导和建议。2.责令整改：当发现档案管理工作存在问题时，责令相关责任人或部门限期整改。责任人或部门要制定详细的整改计划，并按时完成整改任务。档案管理部门要对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。3.绩效扣分：根据违规行为的严重程度，在绩效考核中给予相应的扣分处理。这将直接影响到员工的绩效奖金和职业发展，希望大家能够重视档案管理工作，避免因违规行为而受到绩效影响。绩效扣分的标准将根据具体情况进行明确规定，确保公平公正。4.经济处罚：对于造成公司经济损失的档案管理违规行为，将视情节轻重给予一定的经济处罚。经济处罚的金额将根据损失的大小进行合理确定，以起到警示作用，促使大家更加谨慎地对待档案管理工作。5.解除劳动合同：若档案管理违规行为情节特别严重，给公司造成重大损失或严重损害公司声誉，公司将依法解除与相关责任人的劳动合同，并追究其法律责任。这是最严厉的问责方式，希望大家能够引以为戒，严格遵守档案管理规定。（二）处理程序1.发现问题：档案管理部门在日常工作检查、档案利用过程中，或者其他员工发现档案管理存在问题时，应及时向档案管理部门报告。任何一位员工都有责任维护公司档案管理的正常秩序，发现问题要及时反馈。2.调查核实：档案管理部门接到报告后，要立即对问题进行调查核实。通过查阅相关资料、询问当事人等方式，了解问题的真实情况和原因。调查过程要客观公正，确保事实清楚、证据确凿。3.提出处理建议：根据调查核实的结果，档案管理部门依据本办法的规定，提出相应的处理建议。处理建议要合理恰当，既要考虑到违规行为的严重程度，也要符合公司的管理要求和法律法规的规定。4.审批决定：处理建议报公司领导审批后，作出最终处理决定。公司领导将综合考虑各方面因素，确保处理决定公平公正，既能起到警示作用，又能促进公司档案管理工作的改进和提升。5.执行处理决定：档案管理部门负责将处理决定通知相关责任人或部门，并监督处理决定的执行情况。相