印章先进管理办法

印章先进管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级负责、归口管理。3.审批监督原则：印章使用必须经过严格审批，确保用印事项合法合规，并接受内部监督检查。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等，并经部门负责人审核、分管领导批准后，报公司综合管理部统一办理。2.综合管理部应选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量符合国家标准。3.印章刻制完成后，综合管理部应及时组织相关部门对印章进行验收，检查印章的文字、图案、规格等是否与申请内容一致。验收合格后，填写《印章验收单》，由相关人员签字确认。（二）印章启用1.新印章启用前，综合管理部应在印章上预留印模，并将印模、启用时间、使用范围等信息登记在《印章管理台账》中。2.印章启用时，需以正式文件形式发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。通知应发送至公司各部门、分支机构及相关合作单位。三、印章的保管（一）保管责任1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应由公司法定代表人或经授权的专人保管；部门章由各部门负责人或指定专人保管。3.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用或带出公司。如因特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司领导批准，并办理书面委托手续。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的补救措施。3.印章保管人员应严格遵守印章使用登记制度，对印章的使用情况进行详细记录，包括用印时间、用印事项、用印人、审批人等信息。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书、证明信等重要文件的签署。2.合同专用章：专门用于公司对外签订各类合同协议。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定业务或文件签署。5.部门章：用于各部门内部的文件、通知、报表等的盖章。（二）使用流程1.用印申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等内容，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的性质和金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。一般事项由分管领导审批；重大事项需经公司法定代表人审批。3.用印登记：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，对用印事项进行认真核对，确认无误后，在《印章使用登记簿》上进行详细登记，并注明用印时间、用印人、审批人等信息。4.用印盖章：印章保管人员在用印时，应严格按照审批内容进行盖章，确保印章清晰、端正，与用印文件内容一致。盖章后，应将印章及时收回妥善保管。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需用印的，可先电话请示相关领导同意后用印，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用印时，如因工作需要在公司本部以外的地区使用印章，应提前与印章保管人员沟通协调，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，可通过邮寄、专人携带等方式将印章送至用印地点，但必须确保印章的安全和使用过程的可追溯性。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、名称变更、业务终止等原因，导致印章不再使用时，由使用部门填写《印章停用申请表》，经部门负责人审核、分管领导批准后，交综合管理部办理停用手续。2.综合管理部在收到《印章停用申请表》后，应及时在《印章管理台账》中注明印章停用时间，并通知相关部门和人员停止使用该印章。（二）销毁1.对于停用的印章，由综合管理部负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因等信息，并经公司领导批准。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行现场监督，并由参与销毁的人员签字确认。3.印章销毁后，综合管理部应在《印章管理台账》中记录印章销毁情况，包括销毁时间、销毁方式、参与人员等信息。六、印章管理的监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对印章管理情况进行审计检查，重点检查印章的刻制、使用、保管、停用、销毁等环节是否符合规定，有无违规用印行为。2.公司综合管理部应加强对印章使用情况的日常监督，定期对《印章使用登记簿》进行检查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本管理办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规用印给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本管理办法由公司综合管理部负责解释。（二）修订与补充本管理办法如