建材公司合同签订前合规性审查制度

建材公司合同签订前合规性审查制度

一、总则1.目的为加强公司合同管理，有效防控合同法律风险，确保公司签订的合同合法、合规、有效，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于建材公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同在签订前的合规性审查活动。公司全体员工在涉及合同签订相关工作时均应遵守本制度。同时，对于与公司有合作意向，可能签订合同的顾客，公司在合同签订流程中所执行的本审查制度相关信息也应在适当阶段予以明确告知。3.审查原则-合法性原则：合同的签订必须符合国家法律法规、政策的规定，不得违反法律强制性规定和社会公共利益。-完整性原则：审查合同条款应涵盖交易涉及的各个方面，确保合同内容完整、权利义务明确。-审慎性原则：以严谨、认真的态度对合同各项条款进行审查，充分评估潜在风险。-效益性原则：在保证合同合法合规的前提下，注重合同对公司运营效益的影响，确保合同能够为公司带来合理的经济利益。4.企业文化与经营理念体现公司秉持“品质至上、诚信共赢”的经营理念。在合同签订前合规性审查中，注重审查合同条款是否符合诚信原则，是否有利于维护公司良好的商业信誉。同时，强调以优质的产品和服务满足客户需求，通过合理的合同条款保障产品质量与服务水平，促进与客户的长期合作，实现共赢发展。二、组织架构与职责划分1.审查主体-业务部门：作为合同的发起部门，负责对合同的商务条款进行初步审查。对合同涉及的业务内容、交易背景、交易对手基本情况等进行调查核实，并确保合同条款符合业务实际需求和公司业务发展战略。-法务部门：负责对合同的法律条款进行专业审查。重点审查合同的合法性、合规性，合同条款的完整性、逻辑性，以及合同纠纷解决方式等法律风险防控方面的内容。-财务部门：负责对合同的财务条款进行审查。包括付款方式、结算周期、税务处理等方面，评估合同对公司财务状况和资金流的影响。-其他相关部门：根据合同的具体性质和涉及的专业领域，由公司指定其他相关部门参与审查。如涉及安全生产的合同，安全管理部门需对合同中有关安全生产的条款进行审查，确保符合公司安全生产要求。2.职责分配-业务部门职责-负责收集、整理合同相关资料，包括但不限于交易对手的资质证明、信用记录、以往合作情况等。-对合同的商务条款进行详细审查，确保交易价格、交货时间、质量标准等符合公司业务利益和市场行情。-负责与交易对手就合同商务条款进行沟通、谈判，及时反馈沟通情况和谈判结果。-填写合同审查审批表，详细说明合同背景、业务需求和审查意见，提交法务、财务等相关部门审查。-法务部门职责-对合同文本进行全面的法律审查，确保合同条款符合法律法规规定，不存在法律漏洞和潜在法律风险。-对合同中的法律术语、格式、条款逻辑等进行规范和完善，避免因合同条款不明确引发纠纷。-对合同涉及的重大法律问题提供专业法律意见和解决方案，参与重大合同的谈判。-建立合同法律风险预警机制，对审查过程中发现的法律风险进行评估和提示，并跟踪风险防控措施的落实情况。-财务部门职责-审查合同中的财务条款，确保付款方式、结算周期、发票开具等符合公司财务管理制度和相关财税法规。-对合同涉及的成本、费用、利润等进行分析和预测，评估合同对公司财务状况和资金流的影响。-协助业务部门制定合理的财务条款，确保公司在合同履行过程中的财务安全和资金有效运作。-其他相关部门职责-根据合同涉及的专业领域和公司内部管理要求，对合同中与本部门职责相关的条款进行审查。-提出专业意见和建议，确保合同符合本部门业务规范和公司整体管理要求。-配合业务部门、法务部门、财务部门等做好合同审查相关工作，提供必要的专业支持和信息。3.扁平化管理体现在合同签订前合规性审查的组织架构中，各部门之间保持信息的直接沟通与共享。摒弃传统的多层级汇报模式，业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门在审查过程中可以直接就合同问题进行沟通、协商。对于一般性合同审查问题，各部门可直接达成共识并推进审查流程；对于重大、复杂问题，各部门也可迅速组织跨部门会议，共同商讨解决方案，提高审查效率，体现扁平化管理的高效性。三、管理流程1.合同发起-业务部门在与交易对手达成初步合作意向后，根据业务需求起草合同文本。合同文本应尽可能详细、准确地反映交易内容、双方权利义务等关键信息。-业务部门对起草的合同进行初步的自我审查，确保合同条款符合业务实际情况和公司业务政策要求。审查内容包括交易对手的基本信息、交易标的、价格、数量、质量标准、交货时间、付款方式等商务条款。-业务部门填写《合同审查审批表》，详细说明合同背景、交易目的、业务需求、初步审查意见等内容，并将合同文本及相关资料一并提交给法务部门。2.法务审查-法务部门收到业务部门提交的合同文本和《合同审查审批表》后，对合同进行全面的法律审查。审查重点包括合同主体的合法性、合同条款的合规性、合同的法律效力、法律风险防控等方面。-法务部门在审查过程中，如发现合同存在法律问题或潜在法律风险，应及时与业务部门沟通，提出修改意见和建议。业务部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善后，再次提交法务部门审查。-法务部门完成审查后，在《合同审查审批表》上签署审查意见，明确合同是否符合法律规定，是否存在法律风险以及需要注意的事项等，并将合同文本及审查审批表流转至财务部门。3.财务审查-财务部门收到法务部门流转过来的合同文本和《合同审查审批表》后，对合同中的财务条款进行审查。审查内容包括付款方式、结算周期、发票开具、税务处理、资金预算等方面。-财务部门根据审查情况，评估合同对公司财务状况和资金流的影响。如发现财务条款存在问题或可能对公司财务产生不利影响，应及时与业务部门沟通，提出修改建议。业务部门根据财务部门的意见对合同进行相应修改后，再次提交财务部门审查。-财务部门完成审查后，在《合同审查审批表》上签署审查意见，明确合同财务条款是否符合公司财务管理制度和相关财税法规要求，并将合同文本及审查审批表流转至其他相关部门（如有）。4.其他相关部门审查（如有）-根据合同的具体性质和涉及的专业领域，如安全生产、环境保护等，由公司指定其他相关部门对合同进行审查。-其他相关部门对合同中与本部门职责相关的条款进行审查，重点关注合同是否符合本部门业务规范和公司整体管理要求。-其他相关部门在审查过程中，如发现问题应及时与业务部门沟通，提出修改意见。业务部门根据意见修改后再次提交审查。审查完成后，相关部门在《合同审查审批表》上签署审查意见，并将合同文本及审查审批表流转回业务部门。5.综合评估与审批-业务部门收到各部门审查通过的合同文本和《合同审查审批表》后，对各部门的审查意见进行综合整理和分析。如各部门审查意见无冲突且合同符合公司整体要求，业务部门将合同文本和审查审批表提交给公司有权审批人进行最终审批。-有权审批人根据公司授权和合同的重要程度，对合同进行全面评估和审批。审批内容包括合同的整体合规性、对公司业务和财务的影响、风险防控措施等方面。-如有权审批人在审批过程中提出异议或修改意见，业务部门应根据审批意见与相关部门再次沟通协调，对合同进行修改完善后重新提交审批。6.合同签订-经有权审批人审批通过后，业务部门按照公司规定的合同签订流程，与交易对手正式签订合同。合同签订应确保合同文本的准确性和完整性，双方签字盖章手续齐全。-合同签订后，业务部门应将合同副本分别送法务部门、财务部门及其他相关部门存档备案，以便后续合同履行、监督和管理。7.运营效益体现在整个合同签订前合规性审查流程中，注重对合同运营效益的评估。从业务部门初步审查时对交易价格、市场行情的分析，到财务部门对成本、利润、资金流的预测，再到综合评估与审批环节对合同整体效益的考量，都将运营效益作为重要的审查因素。确保通过合同签订能够为公司带来实际的经济效益，促进公司业务的健康发展，同时避免因不合理的合同条款导致公司运营效益受损。四、权利与义务1.业务部门权利与义务-权利-有权要求法务部门、财务部门及其他相关部门对合同审查提供专业指导和支持。-在合同审查过程中，有权对其他部门提出的意见和建议进行解释和说明，并根据实际情况提出合理的调整方案。-对于涉及公司商业秘密的合同信息，有权要求其他部门予以保密。-义务-负责合同的起草和初步审查工作，确保合同内容真实、准确、完整，符合业务实际需求和公司业务政策。-积极配合法务部门、财务部门及其他相关部门的审查工作，及时提供所需资料和信息，根据审查意见对合同进行修改完善。-对合同的履行情况进行跟踪和管理，及时反馈合同履行过程中出现的问题，并按照公司规定处理合同纠纷。2.法务部门权利与义务-权利-有权要求业务部门提供与合同相关的详细资料和信息，包括交易背景、交易对手情况等。-在合同审查过程中，有权对合同条款提出修改意见和法律风险提示，要求业务部门进行整改。-对涉及重大法律问题的合同，有权参与合同的谈判和决策过程。-义务-对合同进行全面、专业的法律审查，确保合同符合法律法规规定，有效防控法律风险。-为业务部门提供法律咨询和培训服务，提高业务人员的法律意识和合同管理能力。-跟踪合同履行过程中的法律问题，协助业务部门处理合同纠纷，维护公司合法权益。3.财务部门权利与义务-权利-有权要求业务部门提供与合同财务条款相关的详细资料和数据，如预算情况、成本分析等。-在合同审查过程中，有权对合同财务条款提出修改意见和财务风险提示，要求业务部门进行调整。-对合同涉及的重大财务事项，有权参与合同的决策过程。-义务-对合同中的财务条款进行专业审查，确保符合公司财务管理制度和相关财税法规。-为业务部门提供财务咨询和建议，协助制定合理的财务条款，保障公司财务安全和资金有效运作。-对合同履行过程中的财务情况进行监控和分析，及时向业务部门和公司管理层反馈财务信息。4.其他相关部门权利与义务-权利-有权要求业务部门提供与本部门审查内容相关的资料和信息。-在合同审查过程中，有权对合同中与本部门职责相关的条款提出修改意见和专业建议。-义务-对合同中与本部门职责相关的条款进行认真审查，确保符合本部门业务规范和公司整体管理要求。-积极配合业务部门、法务部门、财务部门等做好合同审查相关工作，提供必要的专业支持和信息。5.顾客权利与义务（涉及合同签订相关部分）-权利-有权要求公司对合同条款进行清晰、明确的解释，确保顾客理解合同内容及自身权利义务。-在合同签订前，有权对合同条款提出合理的修改意见和建议，公司应根据实际情况进行评估和协商。-义务-向公司提供真实、准确的自身信息及相关资料，以便公司进行合同审查和风险评估。-遵守公司合同签订前的相关流程和规定，积极配合公司完成合同审查工作。6.人文关怀体现在权利与义务设定方面，充分考虑员工在合同审查工作中的实际需求。例如，业务部门员工有权要求其他部门提供专业支持，以更好地完成合同起草与审查工作，减轻工作压力。同时，对于员工在审查过程中提出的合理意见和建议给予充分尊重和回应，鼓励员工积极参与合同管理工作。对于顾客，在保障其合法权益的基础上，注重提供清晰的合同解释服务，体现公司对顾客的人文关怀，促进良好合作关系的建立。五、监督与奖惩机制1.监督机制-内部监督-公司设立合同管理监督小组，成员由公司内部审计部门、法务部门等相关人员组成。监督小组负责对合同签订前合规性审查制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。-检查内容包括合同审查流程是否严格执行，各部门审查职责是否履行到位，审查意见是否合理、准确，合同文本及相关资料是否完整、规范等方面。-监督小组应定期向公司管理层汇报监督检查结果，对发现的问题及时提出整改意见和建议，并跟踪整改措施的落实情况。-顾客监督-鼓励顾客对公司合同签订前的审查流程和服务质量进行监督。顾客可以通过书面、电话、电子邮件等方式向公司反馈意见和建议。-公司设立专门的顾客反馈渠道，指定专人负责接收和处理顾客反馈信息。对于顾客提出的合理意见和建议，公司应及时进行整改，并将整改情况反馈给顾客。2.奖励机制-个人奖励-对于在合同签订前合规性审查工作中表现突出的个人，如提出创新性的风险防控建议、有效避免重大法律风险或财务损失等，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。-对在合同审查过程中积极配合、工作认真负责，为提高合同审查效率和质量做出重要贡献的员工，公司将根据实际情况给予相应的奖励。-部门奖励-对于在合同签订前合规性审查工作中整体表现优秀的部门，如审查流程执行规范、审查质量高、有效促进公司业务发展等，公司将给予部门集体奖励。奖励方式包括部门活动经费、部门绩效加分等。3.惩罚机制-个人惩罚-对于在合同签订前合规性审查工作中违反本制度规定，导致合同出现重大法律风险、财务损失或其他不良后果的个人，公司将视情节轻重给予批评教育、罚款、降职、撤职等相应的处罚。构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。-对在合同审查过程中故意隐瞒重要信息、提供虚假资料或敷衍塞责、消极怠工的员工，公司将根据情节严重程度给予相应的纪律处分。-