高校物业资料管理办法

高校物业资料管理办法一、总则（一）目的为了加强高校物业资料的科学管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高高校物业管理工作的效率和质量，为高校的教学、科研和师生生活提供有力的支持和保障，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于高校内所有物业管理相关资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理活动，包括但不限于物业基础资料、物业运营资料、物业维修保养资料、物业安全管理资料等。（三）法律法规及行业标准遵循本办法的制定严格遵循《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》以及相关的高校物业管理行业标准和规范，确保资料管理工作合法合规。二、管理职责（一）物业资料管理部门高校物业管理部门应设立专门的资料管理岗位或部门，负责物业资料的统一管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善物业资料管理制度和流程，并监督执行。2.组织物业资料的收集、整理、归档和保管工作。3.建立物业资料管理台账，对资料的出入库进行详细记录。4.负责物业资料的安全保密工作，防止资料的丢失、损坏和泄露。5.为高校各部门和相关人员提供物业资料的查询和借阅服务。6.定期对物业资料进行清查和盘点，确保资料的完整性和准确性。7.按照规定对过期或无保存价值的物业资料进行销毁处理。（二）各业务部门高校物业管理的各业务部门（如客服部、工程部、安保部等）是物业资料的产生部门，负责本部门业务范围内资料的收集、整理和初步审核工作，并及时将资料移交至资料管理部门。具体职责如下：1.明确本部门资料管理的责任人，负责本部门资料管理工作的组织和实施。2.按照资料管理的要求，及时、准确地收集本部门业务活动中产生的各类资料。3.对收集到的资料进行初步整理和审核，确保资料的真实性、完整性和规范性。4.按照规定的时间和格式，将整理好的资料移交至资料管理部门，并办理移交手续。5.配合资料管理部门做好资料的查询、借阅和销毁等工作。（三）高校相关部门高校的其他相关部门（如后勤处、基建处等）在涉及物业相关工作时，应积极配合物业管理部门做好资料的提供和共享工作。具体职责如下：1.在项目建设、改造等工作完成后，及时向物业管理部门提供相关的物业基础资料，如建筑图纸、设备清单等。2.在工作过程中，如涉及物业相关信息的变更，应及时通知物业管理部门，并提供相应的变更资料。3.协助物业管理部门做好物业资料的收集和整理工作，提供必要的支持和帮助。三、资料分类与收集（一）资料分类高校物业资料主要分为以下几类：1.物业基础资料高校物业的产权资料，包括土地使用证、房屋所有权证等。建筑规划资料，如总平面图、单体建筑设计图、地下管网图等。设备设施资料，包括设备清单、设备安装使用说明书、设备维护保养手册等。物业接管验收资料，如接管验收报告、遗留问题处理记录等。2.物业运营资料物业服务合同、协议等文件。业主（师生）信息资料，包括业主（师生）登记表、联系方式等。物业收费资料，如收费台账、缴费记录等。客户服务资料，如投诉处理记录、报修记录、回访记录等。3.物业维修保养资料设备设施维修保养计划和方案。设备设施维修保养记录，包括维修时间、维修内容、更换零部件等信息。设备设施故障处理记录，如故障原因分析、处理措施等。4.物业安全管理资料安全管理制度和应急预案。安全检查记录，包括消防检查、治安检查等。安全培训资料，如培训计划、培训记录等。突发事件处理记录，如火灾、盗窃等事件的处理情况。（二）资料收集1.收集原则全面性原则：收集的资料应涵盖高校物业的各个方面，确保资料的完整性。及时性原则：各业务部门应及时收集本部门业务活动中产生的资料，避免资料的积压和丢失。准确性原则：收集的资料应真实、准确地反映物业的实际情况，不得虚假记录或篡改资料。规范性原则：收集的资料应符合相关的格式和规范要求，便于整理和归档。2.收集方法各业务部门应建立资料收集清单，明确本部门需要收集的资料内容和要求。对于日常业务活动中产生的资料，应及时进行收集和整理；对于周期性的资料（如年度报告、季度报表等），应按照规定的时间进行收集。对于外部单位提供的资料，应及时进行接收和审核，并办理相关的签收手续。四、资料整理与归档（一）资料整理1.资料管理部门在收到各业务部门移交的资料后，应及时进行整理。整理工作包括对资料进行分类、编号、装订、编目等。2.按照资料分类的要求，将资料分为不同的类别，并在每类资料中按照时间顺序或重要程度进行排序。3.对资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编号方法可根据资料的类别和特点进行确定，如采用字母和数字相结合的方式。4.对于纸质资料，应进行装订成册，并在封面注明资料的名称、类别、编号、日期等信息；对于电子资料，应进行分类存储，并建立相应的文件夹和索引。5.编制资料目录，记录资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于快速查找和检索资料。（二）资料归档1.资料整理完成后，应及时进行归档。归档工作应按照档案管理的要求进行，确保资料的安全和完整。2.建立专门的资料档案室或档案柜，对资料进行集中存放。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保资料的安全。3.对于纸质资料，应按照类别和编号顺序存放在档案柜中，并在档案柜上标明资料的类别和编号范围；对于电子资料，应存储在专用的服务器或移动存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。4.建立资料归档台账，记录资料的归档时间、归档人、资料名称、编号等信息，便于对资料的归档情况进行跟踪和管理。五、资料保管与安全（一）保管期限高校物业资料的保管期限应根据资料的重要性和使用价值进行确定，分为永久、长期（1650年）、短期（115年）三种。具体保管期限如下：1.永久保管的资料物业产权资料、建筑规划资料等具有重要历史价值和法律意义的资料。重大突发事件处理记录、重要的安全事故报告等对高校物业管理有重要影响的资料。2.长期保管的资料设备设施资料、物业运营资料中的重要合同和协议等。物业维修保养记录、安全检查记录等对物业长期管理有参考价值的资料。3.短期保管的资料一般性的客户服务资料、临时性的通知和文件等。（二）保管要求1.资料管理部门应定期对资料进行检查和维护，确保资料的完好无损。如发现资料有损坏或丢失的情况，应及时进行修复或查找，并记录相关情况。2.对于纸质资料，应定期进行通风和晾晒，防止纸张受潮发霉；对于电子资料，应定期进行杀毒和维护，防止数据被病毒感染或损坏。3.严格控制资料的出入库管理，未经授权不得擅自将资料带出档案室。如有特殊情况需要借阅资料，应按照规定的借阅程序办理手续。（三）安全保密1.加强资料的安全保密工作，对涉及高校机密、业主（师生）隐私等敏感信息的资料，应采取严格的保密措施。2.资料管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，不得泄露资料中的敏感信息。3.对资料的访问和使用应进行严格的权限管理，只有经过授权的人员才能查阅和使用相关资料。4.在资料的传输和存储过程中，应采取加密等技术手段，确保资料的安全。六、资料利用与借阅（一）资料利用1.高校各部门和相关人员在工作中需要使用物业资料时，应按照规定的程序进行查询和利用。2.资料管理部门应积极为资料利用者提供服务，及时、准确地提供所需资料。在提供资料时，应遵循保密原则，不得泄露资料中的敏感信息。3.鼓励对物业资料进行分析和研究，为高校物业管理的决策提供依据。资料管理部门可定期对资料进行统计和分析，形成相关的报告和建议，供高校领导和管理人员参考。（二）资料借阅1.高校内部人员因工作需要借阅物业资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、用途、借阅期限等信息，并经本部门负责人签字批准后，到资料管理部门办理借阅手续。2.资料管理部门在收到《资料借阅申请表》后，应进行审核。审核通过后，将资料借出，并在资料借阅台账上记录借阅信息。3.借阅人应按照规定的借阅期限归还资料，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得损坏、丢失或泄露资料内容。如发生资料损坏、丢失等情况，应按照相关规定进行赔偿。5.对于涉及高校机密、业主（师生）隐私等敏感信息的资料，原则上不得外借。如因特殊情况需要外借，应经高校相关领导批准，并签订保密协议。七、资料销毁（一）销毁范围1.保管期限已满且无保存价值的资料。2.因资料内容错误、重复或过时等原因，已失去使用价值的资料。3.经鉴定确无保存必要的其他资料。（二）销毁程序1.资料管理部门应定期对资料进行清查和鉴定，确定需要销毁的资料清单。2.填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息，并经资料管理部门负责人和高校相关领导签字批准。3.对于批准销毁的资料，应按照规定的方式进行销毁。对于纸质资料，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子资料，应进行彻底删除和格式化处理，并进行数据清除验证。4.销毁资料时，应安排专人负责监督，确保销毁过程的安全和合规。销毁完成后，监督人员应在《资料销毁申请表》上签字确认。5.建立资料销毁台账，记录资料的销毁时间、销毁人、资料名称、编号等信息，以备查考。八、监督与考核（一）监督检查高校物业管理部门应定期对物业资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。监督检查的方式可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式。1.定期检查：每半年或一年对资料管理工作进行一次全面检查，检查资料管理的各项制度和流程是否得到有效执行，资料的保管情况是否良好，资料的利用是否规范等。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分资料或部分业务部门的资料管理情况进行抽查，及时发现和解决存在的问题。（二）考核评价建立资料管理工作考核评价机制，对各业务部门和资料管理部门的资料管理工作进行考核评价。考核评价的内容包括资料管理工作的完成情况、资料的质量和完整性、资料的利用效率等方面