食品厂采购付款账期透明化执行制度

食品厂采购付款账期透明化执行制度

一、总则1.目的本制度旨在确保食品厂采购付款账期的透明化管理，规范采购付款流程，保障供应商的合法权益，同时优化食品厂的资金运作，提升运营效益，促进与供应商的长期稳定合作，树立良好的企业形象。2.适用范围本制度适用于食品厂全体涉及采购付款业务的员工以及与食品厂有业务往来的所有供应商。3.基本原则-透明公开原则：采购付款账期的相关信息应向供应商清晰明确地传达，确保信息对称。-公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，按照既定的规则和标准确定付款账期。-合规合法原则：严格遵守国家法律法规以及财务相关规定，确保采购付款活动合法合规。-诚实守信原则：食品厂与供应商应秉持诚实守信的经营理念，切实履行关于付款账期的约定。二、组织架构与职责划分1.采购部门-职责-负责与供应商洽谈采购合同，明确付款账期条款，并确保在合同中清晰表述。-建立供应商付款账期档案，记录每个供应商的付款账期相关信息，包括起始时间、结束时间、变更记录等。-定期向财务部门和供应商提供付款账期的执行情况报告，协助财务部门进行付款安排。2.财务部门-职责-审核采购合同中付款账期条款的合理性与合规性，从财务角度提出专业意见。-根据采购部门提供的信息，制定付款计划，确保在付款账期内按时足额支付供应商款项。-负责对采购付款账期执行情况进行财务核算和监督，及时发现并解决可能出现的财务问题。-定期向管理层汇报采购付款账期对资金流的影响，为资金运作决策提供数据支持。3.供应商管理部门-职责-对供应商进行综合评估，包括其信用状况、供货能力等，为确定合理的付款账期提供参考依据。-建立与供应商的沟通渠道，及时了解供应商对付款账期的意见和需求，协调解决双方在付款账期方面的争议。-对供应商的付款账期执行情况进行跟踪评估，将评估结果反馈给采购部门和财务部门，作为后续合作决策的重要依据。4.管理层-职责-审批采购付款账期相关政策和制度，确保其符合食品厂的整体战略和运营需求。-对重大采购项目的付款账期进行决策，协调各部门之间的工作，保障采购付款账期透明化执行的顺利推进。三、管理流程1.采购合同签订阶段-采购人员与供应商进行商务谈判，在合同条款中明确付款账期的具体时间节点，如货到验收合格后[X]天付款、月结[X]天等，并详细说明付款的条件和方式。-采购合同草案拟定后，提交财务部门进行审核。财务部门重点审查付款账期是否符合食品厂的资金预算和财务政策，对不合理的账期提出修改建议。-审核通过的采购合同，经管理层审批后正式签订。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给财务部门和供应商管理部门备案。2.付款计划制定阶段-财务部门根据采购合同中的付款账期条款，结合食品厂的资金状况和月度资金预算，制定详细的付款计划。付款计划应明确每笔款项的付款日期、金额、供应商等信息。-付款计划初稿完成后，与采购部门进行核对和沟通，确保付款计划与采购业务实际情况相符。如有差异，双方共同协商调整。-调整后的付款计划经财务负责人审核、管理层审批后正式生效。财务部门按照审批后的付款计划安排资金，确保按时支付供应商款项。3.付款执行阶段-当达到付款账期时，采购部门负责确认货物验收情况或服务完成情况，确保符合付款条件。如存在质量问题或其他争议，应及时与供应商协商解决，暂停付款流程。-采购部门向财务部门提交付款申请单，附上相关的验收报告、发票等凭证。财务部门对付款申请进行审核，核实付款金额、发票真实性等信息。-审核通过的付款申请，由财务部门按照既定的付款方式进行支付。付款完成后，财务部门及时更新付款记录，并将付款信息反馈给采购部门和供应商。4.账期变更管理阶段-如因特殊原因需要变更付款账期，采购部门应提前与供应商进行沟通协商，取得供应商的书面同意。-采购部门填写付款账期变更申请表，详细说明变更原因、变更后的账期等信息，提交财务部门审核。财务部门从资金安排和财务风险角度进行评估，提出审核意见。-付款账期变更申请表经管理层审批后生效。采购部门将变更后的账期信息及时通知财务部门和供应商管理部门，并更新供应商付款账期档案。四、权利与义务1.食品厂的权利与义务-权利-有权根据自身经营状况、供应商信用情况等因素，在合理范围内确定采购付款账期。-有权对供应商的付款账期执行情况进行监督检查，如发现供应商违反相关约定，有权采取相应措施。-义务-有义务按照合同约定的付款账期按时足额支付供应商款项，维护良好的商业信誉。-有义务向供应商提供清晰明确的付款账期信息，确保供应商充分了解相关条款。-在付款账期发生变更时，有义务及时通知供应商，并说明变更原因和新的账期安排。2.供应商的权利与义务-权利-有权了解食品厂的付款账期政策和流程，要求食品厂提供明确的付款账期信息。-在符合合同约定的情况下，有权按时获得食品厂的款项支付。-如对付款账期有异议，有权与食品厂进行沟通协商，提出合理的调整建议。-义务-有义务按照合同约定的质量标准和交货时间提供货物或服务。-有义务提供真实有效的发票等付款凭证，配合食品厂的付款流程。-有义务遵守食品厂的付款账期规定，不得随意要求变更账期，如确需变更，应提前与食品厂协商。五、监督与奖惩机制1.监督机制-内部审计部门定期对采购付款账期的执行情况进行审计检查，审查采购合同、付款记录、审批流程等相关文件，核实是否存在违规操作或未按规定执行的情况。-财务部门每月对采购付款账期的执行情况进行统计分析，生成报表向管理层汇报。报表内容包括付款及时率、逾期付款情况、账期变更情况等，以便管理层及时掌握资金运作和付款账期执行动态。-供应商管理部门通过与供应商的沟通交流，收集供应商对食品厂付款账期执行情况的反馈意见，对发现的问题及时进行调查处理。2.奖励机制-对于严格按照付款账期执行采购付款业务，且在与供应商合作过程中表现良好，为食品厂树立良好形象的部门或个人，给予一定的物质奖励和精神表彰。-对积极推动采购付款账期透明化管理，提出合理化建议并取得显著成效的员工，给予奖励，鼓励员工为优化管理流程贡献智慧。3.惩罚机制-对于因主观原因导致付款逾期，影响食品厂与供应商合作关系的部门或个人，视情节轻重给予批评教育、绩效扣分、经济处罚等处理措施。-如发现采购人员或财务人员在采购付款账期管理过程中存在违规操作、谋取私利等行为，将依法依规严肃处理，情节严重的移交司法机关追究法律责任。六、附则1.制度解释权本制度的解释权归食品厂所有，如有未尽事宜，由食品厂管理层