重庆物资采购管理办法

重庆物资采购管理办法一、总则（一）目的为加强重庆地区物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证物资质量，降低采购成本，保障公司生产经营活动的顺利进行，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于重庆地区公司各部门及下属单位的物资采购活动。本办法所称物资，是指公司在生产、经营、管理过程中所需的各类原材料、设备、备品备件、办公用品、劳保用品等。（三）采购原则1.公开透明原则：采购活动应公开采购信息、采购程序和采购结果，接受公司内部和外部的监督。2.公平竞争原则：为供应商提供公平的竞争机会，确保采购活动的公正性和客观性。3.质量优先原则：在保证物资质量的前提下，选择性价比高的物资和供应商。4.效益原则：合理安排采购资金，降低采购成本，提高资金使用效率。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、各部门负责人组成。2.职责-制定公司物资采购战略和政策。-审定重大采购项目的采购方案和供应商选择。-协调解决采购过程中的重大问题。-监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.职责-负责编制物资采购计划。-组织实施采购活动，包括供应商的选择、采购合同的签订和执行。-负责采购物资的验收、入库和付款等工作。-建立和维护供应商档案，对供应商进行评价和管理。-定期向采购管理委员会汇报采购工作情况。（三）需求部门1.职责-提出物资采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求和使用时间等。-参与采购物资的技术评审和验收工作。-对采购物资的使用情况进行反馈。（四）审计部门1.职责-对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用情况。-对采购合同的执行情况进行审计，确保合同条款的履行。-对供应商的信誉和财务状况进行审计，防范采购风险。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司生产经营计划和实际需求，在规定的时间内编制物资采购需求计划，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购部门根据需求部门的采购需求计划，结合库存情况和市场供应情况，编制物资采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划应按照规定的程序进行审批，经采购管理委员会批准后执行。（二）采购计划的调整1.因生产经营计划调整、市场供应情况变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请，经采购部门审核后报采购管理委员会批准。2.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门和供应商，并对采购活动进行相应的调整。四、供应商管理（一）供应商的选择1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估。2.选择供应商应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商。3.对于重要物资的采购，应选择至少三家以上的供应商进行比较和选择。（二）供应商的准入1.供应商应向采购部门提交相关资料，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等，经采购部门审核合格后，方可进入供应商名录。2.采购部门应对新供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况和质量保证体系。（三）供应商的评价和管理1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据供应商的评价结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予优先合作和奖励，对于不合格供应商应及时淘汰。3.采购部门应与供应商建立良好的合作关系，定期与供应商进行沟通和交流，及时解决合作过程中出现的问题。五、采购方式及程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的物资采购项目。招标采购应按照国家相关法律法规和公司的规定进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序。2.询价采购：适用于采购金额较小、技术要求简单、市场价格相对稳定的物资采购项目。询价采购应至少向三家以上的供应商发出询价单，比较供应商的报价后确定供应商。3.竞争性谈判采购：适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争不充分的物资采购项目。竞争性谈判采购应邀请至少三家以上的供应商进行谈判，通过谈判确定供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目。单一来源采购应经过严格的审批程序，确保采购的合理性和必要性。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购计划和实际需求，填写采购申请表，经部门负责人审核后报采购部门。2.供应商选择：采购部门根据采购物资的特点和要求，选择合适的供应商，并向供应商发出采购邀请。3.报价和谈判：供应商根据采购邀请的要求，在规定的时间内提交报价文件。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，必要时与供应商进行谈判。4.合同签订：采购部门根据谈判结果，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。5.合同执行：采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准交货。6.验收付款：物资到货后，需求部门和采购部门应按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，采购部门应按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同的签订1.采购合同应采用书面形式，合同条款应明确、具体、完整，符合国家相关法律法规和公司的规定。2.采购合同应由采购部门起草，经法务部门审核后，由公司法定代表人或其授权代表签订。3.采购合同签订前，采购部门应与供应商就合同条款进行充分协商，确保双方的权利和义务明确。（二）合同的履行1.采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时支付货款，供应商应按时交货并保证产品质量。2.在合同履行过程中，如出现变更、解除等情况，应按照合同约定的程序进行处理，并签订相关的补充协议。（三）合同的归档和管理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同原件归档保存，并建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录。2.采购部门应定期对合同的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。七、采购物资的验收和入库管理（一）验收标准1.采购物资的验收应按照合同约定的质量标准和国家相关标准进行。2.对于重要物资的验收，应邀请相关技术人员和专家参与。（二）验收程序1.物资到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量检验部门进行验收。2.验收人员应按照验收标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行检查，并填写验收报告。3.对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商进行处理，如换货、退货、补货等。（三）入库管理1.验收合格的物资应及时办理入库手续，仓库管理人员应按照规定的程序进行物资的入库登记和保管。2.仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。八、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门应根据采购合同的约定，在物资验收合格后，填写付款申请表，经采购部门负责人审核后报财务部门。2.付款申请表应包括采购合同编号、采购物资名称、数量、金额、付款方式、付款时间等内容。（二）付款审核1.财务部门应根据采购合同和验收报告，对付款申请进行审核，审核内容包括付款金额、付款方式、付款时间等是否符合合同约定。2.对于不符合合同约定的付款申请，财务部门应及时与采购部门沟通，要求采购部门进行调整。（三）付款执行1.财务部门应在审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。2.付款后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款凭证复印件交采购部门存档。九、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、供应商的选择和管理