项目外包管理暂行办法

项目外包管理暂行办法一、引言亲爱的各位同事：在当今竞争激烈且变化迅速的商业环境中，为了提升公司的核心竞争力，优化资源配置，充分借助外部专业力量，项目外包已成为公司业务拓展与运营管理的重要方式。为规范公司项目外包活动，保障公司合法权益，确保项目外包工作顺利进行，特制定本《项目外包管理暂行办法》。希望大家认真学习并遵照执行，共同推动公司项目外包管理工作的规范化、科学化发展。二、适用范围本办法适用于公司所有以书面合同形式委托外部供应商执行的项目外包活动，涵盖但不限于信息技术服务外包、生产制造外包、人力资源服务外包、物流配送外包等各类业务领域的项目。无论是短期的一次性项目，还是长期的连续性项目外包，均需按照本办法进行管理。三、职责分工1.外包管理委员会我们成立外包管理委员会，作为公司项目外包管理的最高决策机构。委员会成员由公司高层管理人员、各相关业务部门负责人及法务、财务、审计等职能部门负责人组成。其主要职责为：审议和批准公司项目外包战略、政策和制度；对重大项目外包决策进行审议和决策；协调解决项目外包过程中的重大争议和问题。我们鼓励各位委员充分发挥自身专业优势，积极参与项目外包管理的决策过程，为公司的发展出谋划策。2.业务部门业务部门是项目外包需求的提出者和项目执行的主要责任部门。负责根据公司业务发展规划和实际工作需要，提出项目外包需求，并进行初步的供应商筛选和评估；参与项目外包合同的谈判和签订；负责项目外包过程中的具体执行和日常管理工作，包括与供应商的沟通协调、项目进度跟踪、质量监控等；组织项目验收，并对供应商的服务质量进行评价。希望业务部门在项目外包过程中，充分发挥专业能力，确保外包项目能够精准满足业务需求，为公司创造价值。3.采购部门采购部门负责统筹公司项目外包的采购工作。制定项目外包采购计划和采购策略；组织实施供应商的招标、询价、比价等采购活动；负责与供应商签订项目外包合同，并对合同的执行情况进行跟踪和管理；建立和维护供应商档案，对供应商进行定期评估和管理。采购部门在工作中要严格遵守采购相关法律法规和公司的采购制度，确保采购过程公平、公正、公开，为公司挑选优质的供应商。4.法务部门法务部门为项目外包活动提供全程法律支持。负责审核项目外包合同文本，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险；参与项目外包合同的谈判，就法律问题提供专业意见和建议；处理项目外包过程中涉及的法律纠纷和争议。希望法务部门凭借专业的法律知识，为公司的项目外包活动保驾护航，避免公司陷入不必要的法律困境。5.财务部门财务部门负责项目外包费用的预算编制、审核和支付管理。参与项目外包成本的核算和控制，协助业务部门进行项目外包的成本效益分析；对项目外包费用的使用情况进行监督和审计，确保费用支出合理合规。财务部门要严格把控财务风险，合理安排资金，保障公司的经济利益。6.审计部门审计部门负责对项目外包活动进行审计监督。对项目外包的决策过程、采购过程、合同执行情况、费用支出等进行审计检查，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。希望审计部门秉持客观、公正的原则，发挥监督职能，促进项目外包管理工作的规范运行。四、供应商选择与评估1.供应商信息收集我们鼓励各业务部门和采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、参加展会、供应商自荐等方式。收集的信息应包括供应商的基本情况（如注册地址、注册资本、经营范围等）、业务能力（如专业资质、技术水平、生产能力等）、财务状况、信誉情况、服务案例等内容。采购部门应建立供应商信息库，对收集到的供应商信息进行分类整理和存储，以便后续查询和使用。2.供应商初步筛选业务部门根据项目外包需求，从供应商信息库中筛选出符合基本条件的潜在供应商。筛选过程中应重点关注供应商的业务能力是否与项目需求匹配、供应商的信誉和口碑是否良好等因素。对筛选出的潜在供应商，业务部门应填写《供应商初步筛选表》，详细说明筛选理由和潜在供应商的基本情况，并提交给采购部门。3.供应商实地考察（如有需要）对于一些重大项目或对供应商情况了解不够充分的项目，采购部门应会同业务部门、技术部门等相关人员组成考察小组，对潜在供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的办公场地、生产设备、技术研发能力、质量管理体系、员工素质等方面。考察小组应根据实地考察情况，撰写《供应商实地考察报告》，对潜在供应商的综合实力进行评价，并提出是否推荐作为项目外包供应商的建议。4.供应商评估与选择采购部门组织业务部门、法务部门、财务部门等相关部门对潜在供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的业务能力、价格、服务质量、信誉、财务状况、合作意愿等方面。各部门应根据自身专业角度，对潜在供应商进行打分，并提出评估意见。采购部门根据各部门的评估意见和打分结果，编制《供应商评估报告》，推荐合适的供应商，并提交给外包管理委员会审议。外包管理委员会根据《供应商评估报告》，结合公司项目外包战略和实际需求，最终确定项目外包供应商，并授权采购部门与供应商签订项目外包合同。五、项目外包合同管理1.合同文本起草确定供应商后，采购部门应会同业务部门、法务部门根据项目外包需求和供应商谈判结果，起草项目外包合同文本。合同文本应包括但不限于以下内容：合同双方的基本信息、项目名称、项目内容和要求、项目交付成果和验收标准、项目进度安排、合同价格和付款方式、双方的权利和义务、保密条款、违约责任、争议解决方式等。合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或存在歧义。2.合同审核与修改合同文本起草完成后，首先由法务部门进行法律审核。法务部门应重点审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险等问题。对法务部门提出的修改意见，采购部门和业务部门应认真研究并进行相应修改。修改后的合同文本再提交给财务部门进行财务审核。财务部门应重点审核合同价格是否合理、付款方式是否符合公司财务制度等问题。对财务部门提出的修改意见，采购部门和业务部门应进行相应处理。经过法务和财务审核后的合同文本，由采购部门提交给外包管理委员会审批。3.合同签订与备案外包管理委员会审批通过后，由采购部门代表公司与供应商签订项目外包合同。合同签订应遵循公司的合同签订授权制度，确保合同签订的合法性和有效性。合同签订后，采购部门应将合同副本分别送业务部门、法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案，以便各部门按职责进行合同执行的跟踪和管理。4.合同变更与终止在合同履行过程中，如因项目需求变化、不可抗力等原因需要对合同进行变更，由业务部门提出合同变更申请，详细说明变更原因、变更内容和对项目的影响等。采购部门会同法务部门、财务部门等相关部门对变更申请进行评估和审核，经外包管理委员会批准后，由采购部门与供应商协商签订合同变更协议。如因供应商违约、项目无法继续进行等原因需要终止合同，由业务部门提出合同终止申请，说明终止原因和依据。采购部门会同法务部门等相关部门进行调查和评估，经外包管理委员会批准后，由采购部门按照合同约定的方式通知供应商终止合同，并依法处理相关善后事宜。六、项目外包过程管理1.项目启动合同签订后，业务部门应组织召开项目启动会，供应商应参加会议。会议内容包括介绍项目背景、目标和要求，明确双方项目团队成员的职责和分工，制定项目计划和沟通机制等。项目启动会应形成会议纪要，作为项目执行的重要依据。希望各项目团队成员在项目启动阶段就充分沟通，明确各自职责，为项目的顺利开展奠定良好基础。2.项目进度管理业务部门应根据项目计划，定期对项目进度进行跟踪和检查。要求供应商按周或按月提交项目进度报告，详细说明项目进展情况、已完成的工作、存在的问题及解决方案等。业务部门应根据供应商提交的进度报告，对项目进度进行评估。如发现项目进度滞后，业务部门应及时与供应商沟通，共同分析原因，采取相应措施加以解决，确保项目按计划完成。同时，业务部门应定期向公司领导汇报项目进度情况，以便公司领导及时了解项目动态。3.项目质量管理业务部门要加强对项目质量的监控，根据项目合同约定的质量标准和验收规范，对项目交付成果进行检验和评估。在项目执行过程中，业务部门可采用定期检查、不定期抽查、委托第三方检测等方式对项目质量进行监督。如发现项目质量不符合要求，业务部门应及时要求供应商整改。供应商应按照要求制定整改方案，并在规定时间内完成整改。整改完成后，业务部门应再次对项目质量进行检验，直至符合质量标准为止。希望供应商能够高度重视项目质量，严格按照合同要求开展工作，为公司提供优质的项目成果。4.沟通与协调在项目外包过程中，建立畅通的沟通机制至关重要。业务部门应与供应商保持密切沟通，及时了解项目进展情况和存在的问题，并协调解决相关事宜。双方应定期召开项目沟通会，面对面交流项目情况，共同商讨解决方案。同时，业务部门应及时向公司内部相关部门通报项目进展情况，协调各部门之间的工作，确保项目顺利进行。希望大家在沟通协调过程中，秉持积极合作的态度，及时解决问题，避免因沟通不畅影响项目进度和质量。七、项目验收1.验收申请项目完成后，供应商应向业务部门提交项目验收申请，并附上项目交付成果、项目总结报告等相关资料。验收申请应明确项目完成情况、申请验收的时间、验收标准等内容。业务部门收到供应商的验收申请后，应进行初步审查，确认项目交付成果是否齐全、是否符合合同约定的验收条件等。如不符合验收条件，业务部门应及时通知供应商补充完善相关资料。2.验收组织业务部门负责组织项目验收工作。根据项目的性质和复杂程度，成立验收小组。验收小组应由业务部门、技术部门、采购部门、法务部门、财务部门等相关部门人员组成，必要时可邀请外部专家参与验收。验收小组应制定详细的验收方案，明确验收内容、验收方法、验收标准等。3.验收实施验收小组按照验收方案对项目进行验收。验收内容包括项目交付成果的完整性、质量符合性、技术指标达成情况、项目文档的完整性等方面。验收方法可采用资料审查、现场测试、功能演示、用户体验等多种方式。验收过程中，验收小组应认真记录验收情况，对发现的问题及时与供应商沟通，并要求供应商做出解释和说明。4.验收结论验收完成后，验收小组应根据验收情况出具验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收内容及结果、存在的问题及整改建议、验收结论等内容。验收结论分为“通过验收”“整改后通过验收”“不通过验收”三种。如验收结论为“通过验收”，业务部门应与供应商办理项目交接手续；如验收结论为“整改后通过验收”，供应商应按照验收小组提出的整改意见进行整改，整改完成后再次提交验收申请，由验收小组进行复验；如验收结论为“不通过验收”，业务部门应与供应商协商解决方案，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。八、供应商评价与管理1.日常评价业务部门在项目外包过程中，应对供应商的服务质量、工作态度、项目进度、沟通协作等方面进行日常评价。每月或每季度填写《供应商日常评价表》，记录供应商在项目执行过程中的表现情况。日常评价结果将作为供应商年度综合评价的重要依据。希望业务部门客观、公正地对供应商进行日常评价，为公司的供应商管理提供准确信息。2.项目后评价项目验收完成后，业务部门应组织相关部门对供应商进行项目后评价。评价内容包括供应商的项目交付能力、技术水平、服务质量、成本控制、合同履行情况等方面。各部门应根据自身在项目中的实际感受和掌握的情况，对供应商进行评价打分，并提出评价意见。业务部门根据各部门的评价结果，编制《项目后供应商评价报告》，对供应商在项目中的整体表现进行总结和评价。3.年度综合评价采购部门每年年底组织对供应商进行年度综合评价。综合考虑供应商的日常评价、项目后评价、财务状况、市场口碑等因素，对供应商进行全面、客观的评价。根据年度综合评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评为优秀的供应商，公司在后续项目外包中可优先考虑合作，并给予一定的奖励措施；对评为良好的供应商，可继续保持合作关系，鼓励其进一步提升服务质量；对评为合格的供应商，应督促其分析原因，制定改进措施，限期进行整改；对评为不合格的供应商，公司应终止与其合作，并从供应商信息库中删除其相关信息。九、费用管理1.预算编制业务部门在提出项目外包需求时，应根据项目内容和要求，会同财务部门编制项目外包费用预算。预算编制应合理、准确，充分考虑项目的各项成本因素，包括但不限于服务费用、设备采购费用、运输费用、税费等。预算编制完成后，提交给公司领导审批。经审批后的项目外包费用预算作为项目费用控制的依据。2.费用支付项目外包费用的支付应按照合同约定的付款方式和时间进行。供应商提交付款申请时，应提供合法有效的发票及相关证明材料。业务部门应对供应商提交的付款申请进行审核，确认项目进度、质量等符合合同要求后，提交给财务部门。财务部门对付款申请进行复核，重点审核发票的真实性、合法性以及费用金额是否与合同约定相符等。审核通过后，按照公司财务审批流程办理付款手续。在费用支付过程中，要严格遵守公司的财务制度和相关法律法规，确保费用支付的合规性。3.成本控制业务部门和财务部门要加强对项目外包成本的控制，定期对项目费用支出情况进行分析和评估。如发现费用支出超出预算，应及时查明原因，并采取相应措施加以控制。同时，鼓励业务部门在项目外包过程中，通过优化项目方案、与供应商谈判等方式，合理降低项目成本，提高项目的经济效益。十、保密管理1.保密范围在项目外包过程中，涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等属于保密范围的信息，无论是以书面、口头、电子等任何形式存在，均应严格