人事行政部门作业手册

人事行政部作业手册二0二五年五月

目录人力资源管理工作招聘工作 公司员工招聘（渠道开发、信息发布、面试流程、背景调查）赵溪协助商户招聘（渠道、形式）赵溪人事管理社保开户与办理 杨露公积金开户与办理 杨露员工录用（OFFER、入职审批、手续办理、建档） 杨露试用期管理（时限、管理、培训、面谈、评估） 杨露员工转正（考核、面谈、审批） 杨露员工绩效考核（计划制订、人事记录、考评、面谈、结果应用） 赵溪员工离职（主动、被动离职、约谈、离职手续） 杨露员工考勤管理（考勤、请休假、出差、违纪） 杨露人事报表 杨露薪酬管理 杨露薪酬核算薪酬审批培训管理内部人员培训（培训通知、培训组织、培训评估、培训档案、培训报表）杨露商户员工培训（培训通知、培训组织、培训评估、培训考核成绩运用）赵溪员工晋升李双玲薪酬调整李双玲行政管理工作档案管理（往来文件、合同、请示等） 杨静婷供方管理（供方选择、定期评审） 杨静婷招投标管理 李双玲固定资产及低值易耗品采购 杨静婷办公用品采购杨静婷、韩旭工程、物业物资采购杨静婷其他零星采购杨静婷资产盘点杨静婷、韩旭商务接待（订机票、酒店、车辆、餐饮、会议室准备、会议期间的服务工作等）赵溪车辆管理 赵溪前台接待钱江办公环境管理（员工天地墙） 钱江工服管理 钱江企业文化活动及员工关怀 李双玲营销活动行政后勤支持（人员分工、物资采购及配置、活动培训及考核等） 杨静婷项目问题整改跟进（巡场、总值等发现的各类问题）杨静婷会议管理（会议通知、会前准备工作、会议记录、会议纪要工作跟进）钱江计划管控（周计划、月计划、会议纪要等）钱江总值班管理赵溪信息化管理（OA权限申请及关闭、OA使用规范、邮件规范） 赵导琳二十一、费用报销 钱江

内容摘要本手册的特点是以工作节点为导向，以工作流程为中心，通过大量的制度、细则、方案、表单等工具和模板，帮助人事行政部员工将人力资源与行政管理工作落实到位。

本手册在人力资源方面细化了招聘、培训、绩效、薪酬福利、人事管理等5大类工作,在行政工作方面细化了文档资料管理、会议管理、财产物资管理、商务接待、后勤服务管理、计划管控、企业文化建设等21项工作。人力资源管理工作一、招聘工作1、公司员工招聘目的根据公司人力资源规划招聘人才，满足公司日常经营和发展对人才的需求时间有空缺岗位或根据公司战略需储备人才时制度《招聘管理制度》操作关键点1.渠道开发◆内部推荐：内部推荐奖励◆现场招聘会：省人才市场、XXXX市人才市场、南坝人才市场（基层员工）◆网络招聘：前程无忧◆报纸招聘：贤士榜2．网络招聘流程◆前程无忧账号信息公司名称：XXXXXXXX商业管理账号：kmhx901密码：67270999yl◆信息发布1）不定期刷新已发布的职位进入职位发布界面—全选—批量刷新2）新增职位进入职位发布界面—新增职位—填入信息—发布3）简历筛选进入应聘管理界面—查看简历—联系应聘者预约时间面试（填入《面试记录表》）4）简历搜素进入无忧简历页面下点击搜索简历—可根据关键字进行查找（例如：招商、营运、楼管等）◆公司信息变更时须及时更新招聘网站信息3、面试流程面试官岗位级别XXXX商管公司商管总部地产人事行政部部门副经理级以上总经理/副总经理综合管理中心中心总经理公司副总经理公司总经理商业董事长总裁总经理①②③④副总经理②①③④⑤⑥部门总监/经理①②③④⑤⑥主管级①②③员工级①②③◆eq\o\ac(○,1)-eq\o\ac(○,6)为岗位面试顺序，面试通过需填写面试评价表；◆项目筹备期，招商营运部门主管级及以上人员由商管总部招商中心总经理级人员面试，工程物业主管级及以上人员由商管总部商业筹备中心总经理级人员面试；◆项目开业后，招商营运部主管级及以上人员由商管总部营运中心总经理级人员面试，工程物业主管级及以上人员由商管总部工程物业中心总经理级人员面试；◆财务系统人员招聘工作由企发财务管理中心人事部主导，商管系统人力资源职能部门协助；◆公司人事行政部负责面试事项安排、面试录用沟通等事务工作。◆离职人员重新入职：离职1年内重新入职，须按《人力资源审批权限》进行审批，原则上薪酬标准按离职时标准执行；离职1年以上重新入职由公司重新评估其职位及薪酬，按录用审批权限逐级报批。◆应聘者属于内部举荐的，应遵照《内部人才举荐管理规范》所规定流程操作。4、背景调查◆电话形式回访应聘者的原上级领导或者同事◆调查结果包含：简历是否真实、离职原因、之前公司对该员工的综合评价、该员工需完善改进的地方5、录用要求◆学历要求：公司部门经理级（含）以上人员须具备大专（含）以上学历。◆年龄需在45周岁（含）以下。◆通过背景调查◆体检合格（体检须包括：血常规、心电图、胸透及腹部B超；体检医院为当地二级甲等以上医院）。6、建立人才储备库◆储备对象：1）满编情况下有符合公司基本素质要求的求职者；2）符合公司要求但仍在职的求职者；3）符合公司要求但薪资要求高，公司暂时不能满足其要求的求职者。◆注明储备原因，待查操作细则或支持表格▆《面试登记表》▆《背景调查表》2、协助商户招聘目的协助商户招聘员工，尽可能地满足商户对人才的需求时间不定期制度无操作关键点1.招聘渠道：◆网络（前程无忧等）：搜索、筛选、下载简历，备注姓名及求职岗位；◆报刊杂志：登记求职者基本信息；◆来访咨询：登记求职者基本信息；◆电话咨询：登记求职者基本信息；◆熟人介绍：登记求职者基本信息；2.推荐人才：◆通过邮件的形式将求职简历及求职者基本信息汇总表分期发送至各商户，并上报公司领导（总经理、招商营运部分管副总、人事行政部负责人）；◆发送简历时使用“群发单显”。3．商户通讯里的维护与更新：◆当商户招聘工作负责人变更时，应及时更新商户通讯录；◆通讯录应包括：商户品牌、经营范围、招聘需求、招聘工作联系人、联系电话、邮箱等信息。操作细则或支持表格《XXXXXXXX爱琴海购物公园推荐简历登记表》（用于记录电话、来访应聘者信息）《XXXXXXXX爱琴海购物公园商家通讯录》二、人事管理1、社保开户与办理目的按照国家法律法规为员工购买社会保险时间养老保险：每月1日-25日；医疗保险：每月5日-15日；失业保险：每月1日-15日制度操作关键点1．养老、工伤、生育保险开户：开户所需资料：XXXX市参统企业社会保险基本情况表、2015年申报承诺书、新增人员增减表、营业执照副本原件及复印件；组织机构代码证原件及复印件；地税副本原件及复印件；法人身份证复印件一份；参保人员劳动合同登记表复印件，公章；地点：XXXX市西山区社保局（XXXX市茭菱路260号

）。医疗保险开户：开户所需资料：西山区城镇职工基本医疗保险单位参保申请登记表、承诺书、增减变动表（填写后须加盖单位公章及法人章）、工商营业执照副本原件及复印件、地税税务登记证副本原件及复印件、组织机构代码证原件及复印件、全员劳动合同鉴证名册（或劳动合同登记表）原件及复印件、数据U盘（内存有单位信息和个人信息）；地点：XXXX市西山区医保中心（XXXX市茭菱路260号

）。3.失业保险开户：开户所需资料：失业保险费核定申报承诺书、XXXX市失业保险参保单位基础信息表、企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人身份证复印件、开户许可证、XXXX市失业保险费核定业务申报表、劳动合同鉴证名册；地点：XXXX市西山区就业失业管理局（XXXX五华区人民西路710号旁）。4.养老、工伤、生育保险办理：资料：劳动合同登记表复印件、养老保险增减表；时间：每月1日-25日到西山区社保局办理；办理5人以上需要做电子表格；需带公章办理。5．医疗保险办理：资料：劳动合同登记表、医保增减表、报盘资料（电子表）；时间：每月5日-15日到西山区医保中心办理；劳动合同登记表需要提供原件及复印件。6、失业保险办理：资料：工资表、失业保险增减表、劳动合同登记表复印件；时间：每月1日-15日到西山区就业失业管理局办理；人员增、减要分开做表；工资表仅制作增加人员即可，工资金额与报保险金额相同；每月25日以后才可打印失业保险核定表。操作细则或支持表格■《XXXX市参统企业社会保险基本情况表》■《社保人员增减表》■《西山区城镇职工基本医疗保险单位参保申请登记表》■《医保增减变动表》■《失业保险费核定申报承诺书》■《XXXX市失业保险参保单位基础信息表》■《XXXX市失业保险费核定业务申报表》■《劳动合同鉴证名册》■《保险承诺书》2、公积金开户与办理目的按照国家法律法规为员工购买住房公积金时间每周一-周五，9：00-15:00制度操作关键点1．住房公积金开户：开户所需资料：营业执照，组织机构代码证，税务登记证书，成立一年以上的单位提供劳动执法年检证书，开户上年度月平均工资表，法人代表身份证复印件证照均须备原件和复印件地点：XXXX市西山区公积金管理中心办理开户（地点：XXXX市高新区汇金大厦2楼

）。2.住房公积金购买住房公积金增减表转移公积金的需提供公积金转移单新增人员需提供身份证复印件工资表劳动合同增减表3.注意事项：无人员增减当月也需上报空表操作细则或支持表格■《住房公积金人员增减表》3、员工录用目的按照公司的审批流程为通过面试的求职者办理录用审批和入职手续，让其正式加入公司时间缺编，有通过所有面试流程的求职者时制度《XXXX商业人力资源审批流程》操作关键点录用审批员工面试通过后，需进行OA入职审批，审批完成后方可通知员工入职；OA审批必须附件：应聘登记表、面试评价表、背景调查报告，主管级及以上要提供个人简历、身份证、学历证明；不同岗位的最终审批人不同，请见《XXXX商业人力资源审批流程》。OFFER审批完成后，发录用意向通知（邮件形式）；录用意向书应注明：入职时间、岗位、试用期、薪酬福利、入职所需资料等；录用意向书必须为PDF版本。手续办理员工入职时必须填写并提供完整的入职资料，包括员工履历表、承诺书、廉洁协议书、学历证复印件、身份证复印件、资格证书复印件（如有）、社保通知单、购买保险说明（不买保险）、体检报告原件（二级甲等以上医院）、证件照6张、与原单位解除劳动合同证明、员工入职指引、就业失业登记证（买保险）、劳动合同3份；需审核资质证件的真伪；资料齐全后，为员工进行指纹登记；制作工号牌，发放门禁卡、工服及基本办公用品；对新员工进行入职培训；带员工熟悉公司环境，介绍各部门负责人；将员工带给所在部门负责人，配合部门进行新员工帮带。建档员工入职手续办理完成后，为每位员工单独建立人事档案；人事档案包括员工办理入职手续时的所有资料、转正资料、职务或薪酬调整资料、奖励或处罚资料等一切与该员工个人相关的文件；员工录用审批单（OA）须打印一并存档；人事档案需保存在专用档案柜中，为公司保密文件，除公司人事工作人员外，其他人员不得翻阅。5、劳动合同鉴定员工劳动合同鉴定后，方可购买五险一金办理鉴定所需资料：劳动合同、新招员工就业录用登记表、录用花名册、劳动合同登记表、就业失业登记证办理程序：劳动合同签订后一个月内，到西山区失业管理局办理员工录用（地点：XXXX五华区人民西路710号旁），再到西山区人力资源和社会保障局（地点：XXXX市茭菱路260号5楼

）办理劳动合同鉴定操作细则或支持表格■《应聘登记表》■《面试评价表》■《背景调查报告》■《XXXX商业录用意向书》■《员工履历表》■《承诺书》■《廉洁协议书》■《保密协议》■《社保通知单》■《购买保险说明》■《员工入职指引》■《新招员工就业录用登记表》■《录用花名册》■《劳动合同登记表》4、试用期管理目的帮助新员工尽快适应公司和岗位要求，顺利通过试用期考核，并通过试用期的观察，及时调整不符合公司要求的员工时间新员工入职后6个月内（商管员、商管班长、工程技工，工程班长为入职后3个月内）制度《员工试用期管理制度》操作关键点新员工入职后2天内，由人事行政部对新员工致欢迎辞，并进行管理制度、企业文化培训；新员工入职后，由直接上级介绍新员工认识本部门同事，并指定帮带人，为新员工提供工作的指导，并填写帮带记录表；直接上级介绍本部门组织架构、业务流程、分工情况、工作职责等；直接上级听取新员工对其工作的看法、资源诉求等；新员工入职后的第一、三个月，用人部门、人事行政部应共同进行员工试用期面谈与评估，并根据员工工作计划的完成情况和表现，及时总结成绩与不足，给予适时的鼓励或指导，面谈结果填入试用期面谈评估表中，最终做出决定留用、改进或解聘的建议；面谈后由新员工填写试用期面谈记录表操作细则或支持表格■《新员工帮带记录表》■《试用期面谈记录表》5、员工转正目的通过试用期考评，帮助试用期表现良好的员工转正时间不定时制度《员工试用期管理制度》操作关键点新员工试用期结束前15天，要求员工填写并提交试用期评估报告；员工部门负责人对员工进行试用期面谈，并填写试用期面谈评估表；人事行政部组织员工所在部门对员工进行360度评估，评估人员为下级、评级、直接上级、间接上级；人事行政部统计新员工试用期考核分数，考核维度为入职后绩效考核平均成绩（占30%）、360度评估成绩（占25%）、述职考核成绩（占20%）、培训考核成绩（占25%）；考核总成绩为75分以上，无其他不良记录的方可转正，否则将终止试用，解除劳动合同；考核成绩达到75分以上的，进行OA转正审批，无OA的员工进行纸质转正审批；转正审批需附上所有转正相关表格作为附件试用期截止日前10天内，需完成转正审批操作细则或支持表格■《试用期面谈评估表》■《360度评估表》■《试用期评估报告》■《转正审批表》6、员工绩效考核目的客观、准确地评价员工绩效，充分调动员工的主动性、积极性；提高工作效率，增强企业活力，保证公司的可持续发展。时间每月5日前制定当月绩效计划，每月30日进行当月绩效考核制度《地方商管公司（营运期）绩效考核办法》操作关键点1.每月5日前提报当月绩效计划：◆部门负责人：任务绩效75%、态度绩效10%、管理绩效15%一般员工（主管、助理）：任务绩效75%、态度绩效25%基层员工（客服助理、商管员、技工）：行为绩效◆任务绩效：1）内容：KPI+月度重点工作2）考核目标：每项任务应达到的目标，如：*月*日前完成团建活动的组织，员工满意度85分以上。3）考核评价标准：时间、数量、质量、客户反馈等，时间不可作为唯一的评价标准；如上举例子：延迟一天扣*分，一项明显失误扣*分，满意度没少1分，扣*分。◆对各部门上报的当月绩效计划进行审核并统一上报总经理审核。2、绩效执行：◆完成当月绩效任务，并记录工作结果和工作表现。3、绩效考核：◆每月30日前需完成当月的绩效考核，特殊部门（招商营运部）须在次月5日前完成。4、绩效成绩核算：◆任务绩效满分100，占75%；一般员工态度绩效满分500分，须除以5，占25%；部门负责人态度绩效满分500分，须除以5，占10%，管理绩效满分500分，须除以5，占15%；◆合计任务绩效、态度绩效、管理绩效（部门负责人）三项（一般员工两项）乘以权重后的分数为最终得分；◆自评分数参考，以上级评分为准。5、绩效成绩反馈◆所有员工的最终绩效成绩须反馈到员工，并监督部门进行绩效面谈。6、受理员工绩效申诉◆记录员工申诉的原因，与部门进行沟通，并取证；◆单方面沟通不顺畅，可三方座谈（员工上级、员工本人及人事行政部）操作细则或支持表格■《营运期项目公司各部门2015年绩效指标分解》■《部门负责人月度考核表》■《员工月度考核表》■《绩效管理面谈流程》■《员工绩效申诉表》7、员工离职目的挽留绩效良好的员工，离职意向坚定的员工为其办理离职手续。时间不定时制度《离职管理制度》操作关键点离职申请：试用期员工需提前3天提交书面辞职申请，转正员工需提前1个月提交书面辞职申请；有OA的员工需在OA上提报申请，无OA的员工需提交纸质申请。离职面谈：当员工提出离职申请时，应与部门负责人进行沟通，了解部门和分管领导的意见；部门离职面谈：员工离职的真正原因，对绩效良好的员工应努力挽留；人事行政部面谈：经部门面谈离职意向仍坚定的员工，由人事行政部负责人再次面谈，对绩效良好的员工再次挽留；做好面谈记录；面谈中的重要问题应及时向公司领导反馈，并提出处理意见。离职手续办理：经离职面谈仍要离职的员工，人事行政部配合其办理工作交接手续；员工离职前必须办理工作与物资交接，填写离职员工工作及物资交接清单；交接完毕后，给员工开具劳动合同解除通知、劳动合同解除证明；购买了社会保险的员工，人事行政部需及时办理退保。操作细则或支持表格员工离职面谈记录离职审批表工作交接清单离职员工工作及物资交接清单劳动合同解除通知劳动合同解除证明8、员工考勤管理目的规范员工的考勤纪律，对违纪者进行处罚时间不定时制度《考勤管理制度》、《请休假管理制度》、《出差管理制度》操作关键点月度考勤审核：每月第一个工作日需将考勤机数据导入至电脑，并用考勤专用软件导出考勤数据；统计考勤时，须核对各部门排班表，实际出勤天数不得低于应出勤天数；遇到有法定假日的月份，要扣除法定假日来核算应出勤天数；法定假日来加班的，若发放加班工资，则不得安排补休。实际出勤天数-应出勤天数=加班天数；核对考勤时，特别注意参加总值的员工，某些未打卡或迟到要排除总值下班或调休的可能性；迟到、早退当月不超过2次，部门负责人可根据实际情况，确定是否予以豁免（须公司分管副总审批），公司不予追究；迟到、早退，当月累计达3次的，部门副总经理及以上人员每次处罚200元，其他人员每次处罚100元，其中，保安、技工每次处罚50元（豁免的2次除外）；上班打卡延迟15-30分钟的，视为事假0.5天；上班打卡延迟30分钟以上的，视为旷工；当月迟到、早退、缺勤累计超过3次（除考勤豁免外），视为旷工；当月迟到、早退、缺勤累计达4次（除考勤豁免外）或年度累计10次以上，公司有权与其解除劳动合同；上、下班忘记打卡者或因特殊情况不能及时打卡者，应在2个工作日内通过OA提交未打卡情况说明，经权限审批人签批后抄人力资源部考勤管理员备案，否则按迟到或早退处理；如因公外出未能到公司打卡者，本人应提前1个工作日填写外出审批备案表；上班打卡延迟15分钟以内视为迟到；下班打卡提前15分钟以内视为早退；在规定工作时间内私自外出30分钟以内视为缺勤除急病的病假、丧假或突发事件外的任何未按请假规定请假的行为算为旷工，或未经请示及审批，无故缺勤30分钟以上算为旷工，旷工扣除3倍日工资。2、考勤报表：“应出勤天数”为该岗位当月应该出勤的天数，需按照各部门排班表计算，排班表中没有扣除法定假日的，需要在应出勤天数中扣除法定假日；“实际出勤天数”以该员工当月打卡记录为准；所有事假、病假、年休假、婚假等等请假，均需有OA请假审批为准，无OA的员工需要由纸质审批手续；没有按时打卡的，若按照要求及时提交“未打卡说明”或“外出登记”等单据的，均算为正常出勤。若没有提交的，按照未打卡处理；加班期间未打卡并未提交说明的，不计入加班；实际出勤天数加上所有请假及调休天数，不得低于应出勤天数；带薪病假要累计到“年度累计”一栏中，超过“年度应休”数值的，算为正常病假，每天正常病假扣除40%的日工资；3、考勤违规记录：考勤违规记录需要登记所有员工的未打卡、迟到、早退没有按时打卡的，并且没有及时提交“未打卡说明”或“外出登记”等单据的，按照迟到处理，助理级及以上每次罚款100元，商管员、商管班长、工程技工、工程班长每次罚款50元；当月迟或早退到3次以下，15分钟以内，由经理同意后可以豁免；当月迟到或早退3次（含）以上，5次以下，15分钟以内，计为迟到；若达到3次时（豁免2次除外），一次性扣除3次的迟到或早退罚款，助理级及以上罚款300元（每次100元），商管员、商管班长、工程技工、工程班长罚款150元（每次50元）；当月迟到达到4次及以上的（豁免2次除外），算为旷工，扣除3倍日工资；迟到15分钟以上，30分钟以下，算为事假半天违规记录表中的扣款，登记在工资表的“其他扣款”中。4、请休假：有OA的员工必须进行OA请假审批，无OA的进行纸质请假审批；除病假，所有假期必须要提前审批，审批流程见《XXXX商业人力资源审批权限表》5、出差管理：员工出差前需进行出差审批；人事行政部须看到出差审批单才可以订机票/火车票；差旅费报销内容仅限于：交通费（飞机、火车、轮船、长途汽车、机场大巴、市内轨道交通、出租车费）、住宿费；出差津贴：A类城市100元/天，B类城市80元/天（A类指北京、上海、广州、深圳、大连、杭州、三亚；其他为B类城市），出差期间的餐费不再报销；出差期间有业务接，需单独走业务接待审批流程。操作细则或支持表格■《未打卡说明》■《外出备案登记表》■《请假单》■《处罚单》■《月度考勤汇总表》9、人事报表目的以数据形式总结当月各项人事工作时间每月30-31日制度操作关键点员工花名册员工在职及离职信息需及时录入员工花名册；在职员工、离职员工、实习生须分别录入不同的表；员工的转正日期录入时，需注意不同岗位的试用期不同，商管员及技工试用期为3个月，其他岗位为6个月；员工薪酬若有调整，须在花名册中保存所有调整记录，不可删除；员工购买社保基数一般为员工试用期工资标准；员工工作经验保留最近3份；除异地招聘员工外，所有人员“是否享受探亲假”、“是否享受房补”选项均填“否”；花名册与人力资源月报同时上报，每月31日前提报总部秦颖经理，抄送分公司总经理及人事行政经理。招聘情况统计表“计划编制”为公司各部门总的计划编制，“截止本月计划到岗”为截止当月的计划到岗编制；已开业的公司两行数据基本一致；“已到岗人数”必须与花名册在职人数一致；“待入职人数”需在备注栏填写岗位人数及计划入职时间，主管级及以上需填写待入职人员姓名；“招聘周报”表中，入职和离职的主管级及以上人员，需填写详细信息；“招聘周报”表中，“本月实际到岗人数”=“上月实际到岗人数”-“本月离职人数”+“本月入职人数”，且“本月实际到岗人数”需与花名册人数一致；“招聘周报”表中，主管级以上超编或缺编的，需在备注中详细说明；招聘情况统计表每月31日前提报总部秦颖经理，抄送分公司总经理及人事行政经理；硕嘉公司与XXXX公司报表要分开汇报。人力资源月报“截止本月实际到岗人数”以及“离职人数”数据必须与招聘周报、花名册一致；入职及离职需备注岗位及人数；离职原因需与花名册离职原因一致；硕嘉公司与XXXX公司报表要分开汇报；花名册与人力资源月报同时上报，每月31日前提报总部秦颖经理，抄送分公司总经理及人事行政经理。支持表格■《员工花名册》■《月度招聘情况统计表》■《人力资源月报》三、薪酬管理1、薪酬核算目的准确无误地核算、发放员工每月薪资，保障员工的基本利益时间每月10日以前制度《员工薪酬管理制度》操作关键点工资表填写“部门汇总表”为公式自动核算，不需要改动及填写；“工资明细表”中，员工入职满3个月后将发放转正工资标准，需注意“工资调整提醒”列，转正后当月产生的工资差额填写在“员工调薪/试用期转正工资差”列中；“工资明细表”中，每季度最后一个月要核算绩效工资，核算结果填写于“绩效工资”列；“工资明细表”中，遇到法定假日加班的，将加班费填写至“补发税前工资(加班工资）”列；“工资明细表”中，事假和病假天数需要按照考勤表来填写，表格会自动计算扣款金额；“工资明细表”中，“其他扣款”列用于填写员工罚款及其他扣款项目；“工资明细表”中，各类社保扣款金额要与“社保、公积金扣款明细单”中一致；“工资明细表”中，满勤的员工应出勤天数均为21.75天，餐补天数按照实际出勤天数填写，部分员工排班的12小时的，餐补按照其他员工的1.5倍计算；“工资明细表”中，“补发税后工资”列可用于填写员工奖励，如内部推荐奖励等；填写工资表时，需注意表格原有公式，除了转正工资差额以外，其他不要删除或更改；“工资明细表”中，AJ列（已隐藏）用于填写总值餐补，表格会自动与正常餐补数据进行求和；“工资发放表”中，按照明细表中“税后应发(2+加餐补)”列的数据填写；总值餐补核算表填写根据每月总值表计算总值餐补，全天总值的餐补30元/天，半天总值及副值的餐补15元/天；最终核算数据，要累加到工资表中相应人员的餐补中；加班费核算表填写“当月薪酬标准”列与“工资明细表”中一致；“岗位日工资倍数”按照员工当月排班情况来定，班次为8小时的，倍数为1，班次为12小时，倍数为2；“当月日工资标准”列的计算公式为：当月薪酬标准*0.55/21.75*岗位日工资倍数（该算法仅用于加班费核算）；“加班日期”列中，员工若在法定假日来上班的，要核查当月是否已安排调休，实际出勤天数必须高于应出勤天数的，方可计算加班工资，否则全部计为已补休；社保、公积金扣款明细表填写根据当月社保购买情况填写此表；如员工离职未及时停保的，需在表中扣除次月的社保费用，且公司及个人部分都要由个人承担；个人缴费部分需要在“工资明细表”中扣除，个人缴费总计等于“工资明细表”中的社保代扣总计；工资发放备忘录填写表中需录入当月新进员工工资、转正员工工资、实习生工资；各类扣款明细登记到“扣款与处罚”项，需与“工资明细表”中一致；月度人工统计表填写“实发工资”对应工资明细表AI列合计金额；“税前应发工资”对应工资明细表X列合计金额；“五险一金”对应“社保、公积金扣款明细表”；“餐补”对应工资明细表AC列合计金额；“电话费”填写当月员工通讯费补贴；其他项目按照当月实际情况填写。操作细则或支持表格■《工资表》■《总值餐补核算表》■《社保公积金扣款明细表》■《加班费核算表》■《工资发放备忘录》■《人工统计表》2、薪酬审批目的员工工资按照审批流程经各级领导审批后，确保工资的准确无误时间每月14日以前制度操作关键点工资审批：工资全套电子表格以邮件形式发送总部秦颖经理审核；电子表格审核无误后，打印全部工资附表，经制表人、人事行政经理、财务经理、总经理签字；签字后的“部门汇总统计表”扫描为PDF文件，并作为附件进行OA工资审批，总部审批人需选择：秦颖、夏萍、刘建安；审批完成后，工资电子版表格发送财务部，并将审批文件打印后交到财务发放公司。工资疑问解答对工资有疑问的员工，需耐心进行解答；核算有误的做记录，在下月工资的扣减或补发，做好员工解释工作。操作细则或支持表格■《部门（工资）汇总统计表》（签字版）四、培训管理1、内部人员培训目的组织各部门开展培训工作，完成全年培训计划，提升员工的业务技能、业务知识和整体素质时间月度计划月度进行，临时培训除外制度《培训管理制度》、《培训积分管理制度》操作关键点培训通知：每月月初通过邮件及公司QQ群通知本月计划培训，并单独发给部门负责人确认，与部门负责人确认是否已经到部门所有人；临时进行的培训，需在公司群中发培训通知，并单独通知各部门负责人。培训通知中必须包含课程名称、参训时间、参训人员、参训地点。培训组织：培训开始之前，提前15分钟准备好会议室、电脑、投影仪、激光笔、签到表、音响和话筒（如有需要）等；入场员工必须进行签到；培训现场拍照；培训前强调培训记录；培训结束后整理会议室。培训评估：培训结束后全员填写“培训评估表”，人事行政部收集后进行统计，并填写“培训评估统计表”。培训考核：根据课程内容制作考核题目组织笔试；根据课程内容梳理重点，对培训对象进行培训效果提问抽查。5、培训报表（1）培训月度总结培训月度总结不上报总部，但是必须优先制作，本月所有培训数据均来自于此表；按照每次培训的签到表，填写“培训档案”，特别注意填写员工培训积分。培训积分需要汇总到每位员工的所得积分中，每年6月、12月要进行上报。每位员工参加自己所在模块的培训，可以得“必修分”2分，参加非自己所在模块的培训，可以得“非必修分”2分，讲师可得“必修分”3分。不属于年度培训计划表中的课程，讲师和学员均只能得“非必修分”；“培训月总结”表中的数据大部分为公式自动核算，计划参训人数及实际参训人数可根据实际参训情况填写，计划参训人数可更改；每月月底，若各部门的培训没有进行笔试考核，则人事行政部需根据课件中的重点内容进行培训结果抽查，抽查结果计入员工“考核成绩”；（2）XXXX商业2015年度培训及星Talk活动情况汇总表该表中的数据均来自于“培训月度总结”；“星TALK活动情况”根据当月实际进行的星TALK进行填写；（3）次月培训计划每月培训计划均来自于年度培训计划表，需与年度培训计划表一致；需要两个及以上部门参加的培训，项目为“公司级培训”，只需要一个部门参加的培训，项目为“部门级培训”，总部组织的培训，项目为“总部级培训”；“总部级培训”一般不显示在分公司年度培训计划中；各项培训的“培训时间”、“课时”、“参训人数”、“讲师”均由报表填写人预估，可在培训后根据实际情况更改；培训计划确定后，需在公司群公示，并单独与各部门负责人确认培训项目；每月需不定时提醒各部门及时完成当月培训；2015年度培训及星Talk活动情况汇总表及次月培训计划需要由人事行政经理在每月31日前上报总部高千雅经理处（邮箱名称为高威），抄送分公司总经理；6、培训档案培训档案包含以下内容：培训通知确认、培训签到表、电子版课件、电子版照片、培训评估统计表、考核试卷及分数、其他相关资料；除课件及照片以外，其他纸质资料每个课程单独存档，并在档案袋封面粘贴“培训档案清单”，存放于档案柜中以备查阅；所有资料需做成电子版存档（签到表需扫描成PDF文件）。操作细则或支持表格■《XXXX商业2015年度培训及星Talk活动情况汇总》■《次月培训计划》■《培训月度总结》■《培训评估表》■《培训通知确认》■《培训签到表》■《培训档案清单》2、商户员工培训目的为帮助各商户新员工全面了解爱琴海项目以及商场经营管理规范，增强安全意识及服务意识，尽快进入岗位角色，适应岗位要求。时间每月进行两次培训及考核，每月第二周及第四周的周四下午13:30-16:30。制度无操作关键点1.制定培训计划，完成培训课件PPT的收集◆《XXXX商业解读》（新员工培训-完整版）——人事行政部◆《XXXX商业XXXX爱琴海购物公园营业员服务礼仪标准及规范培训》——客服总服务台◆《XXXX爱琴海购物公园经营管理规范》——招商营运部◆《XXXX爱琴海购物公园员工通道、货运动线》——物业部◆《XXXXXXXX爱琴海商户员工消防培训》——物业部◆《商家报修和缴费培训》——工程部2.对课件中的重点资料进行整理，编制考试试卷(A、B卷)3.发通知给各商户◆培训时间、培训地点、培训内容、考试时间；◆培训收费标准：每位商户新员工均有一次免费的培训机会，需再次参加培训的，每人须缴纳100元的培训费；◆考试制度及收费标准：闭卷考试，满分100分，60分为及格分，不及格的有一次免费的补考机会。第一次补考不及格的，再参加补考每人须缴纳50元的补考费再次补考；◆培训结果运用：商户新员工的临时工作证有效期为一个月，新员工入职后的一个月内须到一楼客服中心换取正式工作证，客服中心凭人事行政部开具的考试成绩单为考试及格的员工办理正式工作证。无工作证或临时工作证过期的员工，不得进出商业楼。4.请客服中心配合上报各商家培训人员名单（客服中心负责为商户新员工办理工作证）5.开展培训工作◆开课前务必通知所有讲师须提前到位；◆培训签到：品牌、姓名◆培训前强调培训纪律；◆培训前先播放爱琴海购物公园宣传片；◆培训过程开始前拍照存档。6.进行闭卷考试：每次培训完后次周周一下午13:30-14:307.统计成绩:◆成绩单项目包括：品牌、姓名、培训到岗情况、考试到岗情况、考试成绩、备注；◆对于需要参加补考人员名单进行汇总。8.上报成绩：◆上报对象：总经理、招商营运部分管副总、人事行政部负责人、招商营运部负责人、客服主管；◆上报形式：成绩单盖人事行政部部门章，扫描（彩色）、发邮件；◆上报内容：培训应到岗人数、培训实际到岗人数、考试应到岗人数、考试实际到岗人数、及格率及成绩单作为附件。操作细则或支持表格■《培训签到表》■《XXXX“爱琴海”商户员工入职培训考试成绩统计表*月第*期》■《XXXX“爱琴海”商户员工未参加培训、考试人员统计表》五、员工晋升目的基层管理岗位（主管及领班）出现空缺时，为下一级员工提供晋级的机会时间不定期，管理层岗位出现空缺，且公司计划内部提拔时制度《基层管理人员任职管理规范》操作关键点1.下发竞聘通知：◆公布空缺岗位、人数、任职条件；◆明确竞聘流程中各阶段的时间节点、工作要求及负责人。2.受理员工自荐和他人推荐，审核候选人的基本资质：◆鼓励员工积极参与；◆基本资质：入司时间至少半年，主管级岗位须大专及以上学历，班长级岗位须中技（高中）及以上学历；最近6个月绩效考核成绩未出现过C级或D级；◆对不满足基本条件的员工给予鼓励和安慰，进行正面引导；◆公布初选合格人员名单及下一阶段的工作。3.组织考核测评：◆360度测评：候选人的直接上级、间接上级、平级、下级参与，取平均分；◆笔试：空缺岗位部门出试卷，闭卷，满分100分，75分以下者直接淘汰；◆答辩：竞聘岗位的直接上级、间接上级、分管领导、人事行政部负责人、总经理参与，取平均分；◆测评总成绩=360度测评成绩*10%+笔试成绩*10%+最近6个月绩效成绩平均分*30%+答辩成绩*50%。4.公示及试岗：◆测评总成绩排名第一者胜出，及上报审批（OA）：注明拟调岗日期及试岗时间；◆审批通过后进行公示并安排试岗：主管级及以上原则上试岗期为两个月，领班级及以下一般试岗期不低于一个月；◆试岗结束前5个工作日再次进行360度测评，低于80分，延长一个月试岗期，再做一次360度测评，低于80分以下不予聘用。5.下发正式任命通知：◆试岗后360测评高于80分的，下发正式任命通知；◆给拟调整员工下发调岗调薪通知（PDF格式），注意保密工作。操作细则或支持表格■《360度评估表》■《管理干部胜任力考核评价表》■《基层管理人员日常选拔评审表》六、薪酬调整目的在公司可持续发展的前提下有计划地提高员工的收入水平，提升员工满意度。时间不定期制度《薪酬调整管理规范》操作关键点1.薪酬调整类型：◆政策性调薪：企业经营状况、行业薪酬水平、薪酬竞争力、GDP、当地最低工资收入等薪酬政策调整，原则上每两年一次；◆绩效考评调薪：公司经营指标完成情况、员工年度绩效考评结果，年中从7月1日起执行，年末从次年1月1日起执行；◆岗位变动调薪：岗位晋升，薪酬上调；岗位降低，薪酬降低；自审批通过次日起执行。2.薪酬调整规则：◆政策性调薪：根据总部正常文件执行；◆绩效考核调薪：调薪幅度不超过两级，公司未完成半年经营指标的不予半年调薪，未完成全年经营指标的按完成比率进行名额扣减；◆岗位变动调薪：调薪幅度不超过原薪酬标准的40%，如果按照40%的幅度调整后仍低于同岗位最低标准的，可调至同岗位最低标准。3.流程与权限：◆流程参照《员工晋升》流程操作◆审批权限详见《XXXX商业人力资源审批权限2015.04.02》4.其他注意事项：◆遵循公司保密原则；◆对于因公司原因造成薪酬调整兑现延迟的，差额在下月工资支付时补发；◆薪酬调整原则上按文件批准日期兑现。5.原则：◆客观、公正原则；◆同岗同酬兼顾业绩、能力原则；◆控制涨幅，避免个人薪酬过快、过高增长原则；◆岗升薪升、岗降薪降原则。操作细则或支持表格■《XXXX商业人力资源审批权限2015.04.02》行政管理工作一、档案管理目的加强档案的收集、编号、编目和归档工作的管理。时间公司成立，有审批文件后制度《XXXX商管系统档案管理规范》操作关键点1、收集各部门将日常工作中产生的各类纸质、电子、影像等形式的资料，根据《档案分类体系表》进行日常收集，此项工作由各部门文员或指定档案管理人员进行。2、档案整理（绝密、机密、秘密、普通）按照时间顺序和重要程度排列；分类：依据《分类体系》表文书档案、实物档案、声像档案、数码照片类档案和电子文件档案；编号和编目：依据《分类体系》和五类目编号法进行编号，编写《卷内档案目录清单》；按照《卷内档案目录清单》->档案->《备考表》的顺序装盒，档案盒封面、脊背、备考表按标准填写；实务档案拍照留存，其他类刻盘，分别填写《卷内档案目录清单（实物类）》、《卷内档案目录清单（适用于声像类）》、《卷内档案目录清单（适用于数码照片类）》、《卷内档案目录清单（适用于电子文件类）》；装订。3、归档各部门每月整理一次档案，档案每年第一季度移交一次；各部门可以根据工作需要有选择的保留档案复印件或电子文件拷；档案移交时，档案管理部门按照文件目录清点无误，验收案卷质量符合要求后，履行接收手续，填写移交清单，写明案卷标题，卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方签名；移交清单一式两份，由移交部门与管理部门各自存档。4、日常管理-档案查阅、借阅、复印复印档案或借出档案需经本公司总经理最终审批；借出档案须在5个工作日内归还，如确需继续借用，须重新办理借阅手续；借出档案归还时，须当面查看，如有遗失或损毁应及时上报主管领导，视情节按相关规定处理。5、离职员工涉及档案处理员工调离职时，应将其保管的所有文件资料整理完善后移交本部门档案管理人员。否则，不予以调离职，公司拒绝为其开具《调离职证明》。6、公司注销、解散档案流向注销公司的档案应于公司注销后10个工作日内，向上一级公司移交，由商管总部行政部监督档案移交过程。公司终止、解散时，档案应移交股东或主管部门或当地国家档案馆。操作细则或支持表格■《附表01-员工调离职档案移交清单》■《附表02-档案移交清册》■《附表03-档案归档范围和保管期限》■《附表04-档案分类体系表》■《附表05-卷内档案目录清单（适用于文书类、合同类）》■《附表06-（问题名称）档案封面》■《附表07-档案盒脊（通用）》■《附表08-备考表（通用）》■《附表09-卷内档案目录清单》■《附表13-光盘盒标签》■《附表14-档案销毁清册》■《附表15-档案借阅（复印）审批表》二、供方管理目的提高后勤保障服务质量时间随时制度操作关键点1、供应商强制性要求具有完整有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证最近两年无违反国家相关法律规范的安全协议内容营业执照上公司成立时间大于12个月无亲属在XXXX商管公司任职2、核定要求（采购部门与需求部门共同核定）企业市场信誉情况代理授权书指定/总经销证书满足XXXX商管公司账期要求负面新闻与其他客户发生法律纠纷3、供应商黑名单提供虚假材料、隐瞒真实情况、骗取供应商入围资格；提供伪劣不合格产品或服务质量恶劣；向采购人员、招标人员、各领导等相关人员行贿或提供其他不正当利益的；评估不合格，整改后仍未通过的。4、供应商评估每年（或需求部门临时反应供应商服务或货品问题时）做次供应商评估。包括其服务品质、产品质量、配合度、账期等内容。操作细则或支持表格■《供应商评估表》三、招投标管理目的加强和规范公司的大型采购，在公开、公平、公正的前提下，通过适当的竞争，保证采购物资的质量的前提下，择优选择投标报价或投标人。时间根据工作的需求进行，对于按年度签订框架采购协议的，合同到期前两个月开始组织新一轮的招的投标工作制度《XXXX商业集中采购管理办法》、《XXXX商业招标采购操作指引》操作关键点1.招标准备◆设立评标小组，人数为五人（含五人）以上的单数，其中业务专业人数应占五分之三（含）以上。◆评标小组进行采购项目分析-制定采购方案-编写招标书（制定评标办法和文件）-招标书审批印制-从供方库中圈定供应商-邀请供应商参与投标-向有兴趣参加的供方发标书。2.评标阶段◆开标：密封提交投标文件-指定专人（二人）妥善保管-举行开标仪式；◆审阅评标文件：评标小组审查各投标文件的完整性、对采购方案的完全响应性，投标单位资格及资质的符合性等；◆依据标准和办法综合评价（打分）；◆评标小组依据最终判定推荐中标单位（也可约谈）；◆出具评标结果报告；◆确定成交供应商；◆签发评标结果通知书；◆签订采购合同；◆中标单位交底；◆必要时须进行招标复议。（详参照《操作指引》）3.合同履约◆签署合同，登记合同履约情况；◆签署廉洁协议。操作细则或支持表格■《XXXX商业招标采购操作指引》、《招标邀请函》、《入围单位资格审查表》、《入围单位资格侦查汇总表》、《回标登记表》、《开标记录表》、《评分表-技术标商务标》、《技术标评分汇总表》、《评分汇总表》、《约谈记录》、《中标通知书》四、固定资产及低值易耗品采购目的确保各部门的正常运行，满足各部门的采购需求时间各部门提交采购审批时制度《固定资产及低值易耗品管理规范》操作关键点1、采购流程：采购需求部门走事项申请，固定资产（2000元以上）须走固定资产采购申请流程：需求部门提前与人事行政部沟通，确定大概所需金额；人事行政部收到采购事项审批单后进行市场询价，收集供应商所提供的产品资料、报价（须盖鲜章）及资质（营业执照、税务登记证、组织机构代码须盖鲜章），制作比价会签单；走合同审批流程（附件：事项审批单、销售合同文本、廉洁协议文本作为附件上传）；合同审批流程结束后签订合同。找财务李嵚英盖我方印章（用印程序见下文）、通知商家前来盖章。材料准备：一份合同审批单，四份销售合同，四份廉洁协议；合同签订完成后如需预付订金，则须走定金付款审批流程（附件：事项审批单、合同审批单以及盖章的合同扫描件）；付款流程结束后，将纸质版的事项审批单、三方比价会签单、付款审批单、发票、合同作为付款材料一并交财务付款；款到通知商家发货；货到通知仓库管理员、财务部门、物资需求部门验收入库；在订金支付材料的基础上增加入库单支付尾款（事项审批、三方比价会签单、合同、付款审批、发票、收货清单、入库单）2、合同及其他文件用印流程：ＯＡ事项审批或合同审批；打印流程找印章管理员用印－李嵚英；扫描盖章后的文件发李嵚英；盖章原件存档。3、三方比价会签单须人事行政部、财务部及物资申请部门一同比价及会签。操作细则或支持表格■《三方比价会签单》■《廉洁协议》五、办公用品采购目的满足公司日常办公的需求时间每月月末收集需求、月初采购发放制度《办公用品管理规范》操作关键点1、签订年度供应合同：根据预算和办公用品年度需求量进行市场询价，如果总费用超过10万须进行招标；制作三方比价会签单：商家报价及资质（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）盖鲜章；走事项审批流程申报签合同事宜，将三方会签单、商家资质作为附件上传；待事项审批完成后，继续走OA合同审批流程，将事项审批流程扫描件、合同文本、廉洁协议文本作为附件上传，合同一式四份；合同审批流程结束后签订合同。找财务李嵚英盖我方印章（用印程序见下文）、通知商家前来盖章。材料准备：一份合同审批单，四份销售合同，四份廉洁协议，我方三份、供应商一份；至少与两家供应商签订长期合作合同，便于日常采购比价；合同到期前两个月开始着手下一年的采购合同签订工作。2、日常采购：各部门在月末提交下月办公用品需求给人事行政部；人事行政部根据各部门需求以及库存情况提报ＯＡ事项审批申请采买办公用品；事项审批完成后，通知商家发货。货到通知仓库管理员、财务部门、物资需求部门验收入库；通知商家开发票（发票名称需要提前与财务沟通）；走OA对外付款流程（事项审批、采购清单为附件）；付款流程结束后，将纸质版的事项审批单、付款审批单、发票、送货签收的销售清单、入库单、合同复印件作为付款材料一并交财务付款。3、三方比价会签单须人事行政部、财务部及物资申请部门一同比价及会签。操作细则或支持表格■《三方比价会签单》■《廉洁协议》六、工程、物业物资采购目的满足公司日常工程/物业物资需求时间随时制度操作关键点年度供应合同签订：根据预算和工程/物业物资年需求量进行市场询价，如果总费用超过10万须进行招标；制作三方比价会签单：商家报价及资质（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）盖鲜章；走事项审批流程申报签合同事宜，将三方会签单、商家资质作为附件上传；待事项审批完成后，继续走OA合同审批流程，将事项审批流程扫描件、合同文本、廉洁协议文本作为附件上传，合同一式四份；合同审批流程结束后签订合同。找财务李嵚英盖我方印章、通知商家前来盖章。材料准备：一份合同审批单，四份销售合同，四份廉洁协议，我方三份、供应商一份；至少与两家供应商签订长期合作合同，便于日常采购比价；合同到期前两个月开始着手下一年的采购合同签订工作。日常采购工程部或物业部在月末提交下月的工程/物业物资需求（事项审批）给人事行政部；如果所申请的物资是在签合同比价时的物资范围内，则对比供应商报价，选择报价低的供应商供货；如果所申请的物资不在签合同比价时的物资范围内，则应重新进行三方比价，选择报价低的供应商供货；货到通知仓库管理员、财务部门、物资需求部门验收入库；通知商家开发票（发票名称需要提前与财务沟通）；走OA对外付款流程；付款流程结束后，将纸质版的事项审批单、付款审批单、发票、送货签收的销售清单、入库单、合同复印件作为付款材料一并交财务付款。3、三方比价会签单须人事行政部、财务部及物资申请部门一同比价及会签。操作细则或支持表格■《三方比价会签单》■《廉洁协议》七、其他零星采购目的满足公司日常经营管理的需求时间随时制度操作关键点1、采购流程：市场询价，收集供应商所提供的产品资料及企业资质（营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件）盖鲜章；制作三方比价会签单：商家报价及资质（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）盖鲜章；走OA事项审批流程：三方会签单作为附件；待事项审批完成后，根据金额（原则上2000元以上）大小决定是否签销售合同。如果需要签销售合同，则继续走OA合同审批流程，将事项审批流程扫描件、销售合同文本、廉洁协议文本作为附件；合同审批流程结束后签订合同。找财务李嵚英盖我方印章、通知商家前来盖章，材料准备：一份合同审批单，四份销售合同，四份廉洁协议；合同签订完成后如需预付订金，则须走定金付款审批流程（附件：事项审批单、合同审批单以及盖章的合同扫描件）；付款流程结束后，将纸质版的事项审批单、三方比价会签单、付款审批单、发票、合同作为付款材料一并交财务付款；款到通知商家发货；货到通知仓库管理员、财务部门、物资需求部门验收入库；在订金支付材料的基础上增加入库单支付尾款（事项审批、三方比价会签单、合同、付款审批、发票、收货清单、入库单）。2、三方比价会签单须人事行政部、财务部及物资申请部门一同比价及会签。操作细则或支持表格■《三方比价会签单》■《廉洁协议》八、资产盘点目的规范公司资产的管理，确保公司所有资产帐实相符时间每年6月、12月制度《固定资产及低值易耗品管理办法》操作关键点原则：物资台账与入库、出库单一致；台账和库存实物一致；盘点表与台账一致；资产编号有序无误。责任人及责任部门：责任部门：所有部门；责任人：库管员、行政主管、会计、各部门负责人及文员。流程：将物资出入库单与台账进行核对，确保台账无误；根据台账制作盘点表（初稿）；依据盘点表进行实物盘点；对使用人或负责人变更的物资进行标注、重新打印标签；盘点结果再次检查盘点表，对帐实不符的资产复盘；盘点完成制作盘点表（终稿），核对资产编号是否准确；部门资产盘点表部门负责人、人事行政部、财务部签字；资产盘点汇总表人事行政部、财务部、总经理签字；对损坏的资产进行报废处理，走报废流程。注意事项：日常物资采购，固定资产和低值耐用品须做台账；日常采购须确保出库、入库单的准确性；注意各项资产的使用及折旧年限。操作细则或支持表格■《固定资产盘点表》■《低值耐用品盘点表》■《固定资产台账》■《低值耐用品台账》■《企划营运物资台账》■《入库单》■《出库单》■《报废资产汇总表》九、车辆管理目的规范商务车辆的使用，提高工作效率的同时控制成本时间日常工作不定期制度《办公车辆管理》、《驾驶员行为守则》操作关键点车辆配备处理程序◆地方公司车辆购置，一般情况下在当地购置，须做好市场调研及价格把关工作；◆购置后人事行政部需建立车辆档案（办理车辆牌照、保险、加油充值卡、ETC充值卡）。XXXX商管公司商务车配置◆别克GL8商务接待车◆车牌号：云A844HX◆发动机号：131420933◆车架号：LSGUA54W2DE0301563、商务车4S店信息◆公司开户名称：XXXX中致远博威汽车销售服务有限公司◆对公账号：11014594244002◆开户银行：平安银行XXXX南亚支行4S店地址：前卫西路3号联系电话：0871-6416217740096993094、保险购买公司：太平洋保险公司◆最近投保时间：2015.8.28-2016.8.28◆电话：955005、加油充值卡信息◆每一次加油、充值，司机都需填报《加油记录表》，便于以后加油充值的审批工作（作为附件上传）◆公司开户名称：中国石化销售有限公司云南XXXX石油分公司◆对公账号：24029801040032102◆开户银行：中国农业银行XXXX官渡区支行6、ETC充值卡信息◆公司开户名称：云南省公路开发投资有限责任公司电子收费XXXX服务中心◆账号：24019401040008764◆开户行：农行XXXX北市区支行◆电话QQ:339624226(XXXXETC）7、车辆维修、保养◆车辆实行定点维修，需维修的项目根据维修预算由驾驶员填妥《车辆请修报告单》后，经批准后方可维修。◆车辆每5000公里保养一次。8、驾驶员职责◆驾驶员有责任保证车辆的安全，包括每日检查车辆状况,将车辆停放在安全的场地等（具体操作守则请参见《驾驶员行为守则》）◆司机对行车、保养、车辆维修等工作负责。司机必须确保所使用的车辆已根据车辆使用说明书中的建议来操作。具体细节请查阅《驾驶员行为守则》9、车辆损坏及事故处理◆车辆损坏和事故处理可参见《驾驶员行为守则》；◆驾驶员作为经公司授权驾驶车辆的人，要对发生的任何事故、罚金或违反交通规则行为完全负责；◆不管是公司商务或私人用车（包括租用的车辆），当发生以上行为时，驾驶员应立即向人事行政部报告；10、派车◆用车人填写《用车申请单》，明确用车时间、用车人、用车理由、目的地,经部门负责人签字后交人事行政部,由有关人员根据申请统筹安排；◆对于每一次出行，司机需登记《行车记录表》，填报内容包含：出车时间、日期、出车前里程数、目的地、返回时间、返回后里程数、用车人、备注，用于日后加油卡、ETC、停车费费用报销的办理；◆停车、过路费、临时加油需开具正规发票，用于日后加油卡、ETC、停车费费用报销的办理。操作细则或支持表格■《加油记录表》■《用车申请单》■《行车记录表》十、商务接待目的加强公司商务接待工作的管理，规范接待行为，管控接待标准时间日常制度《XXXX商业商务接待管理规范》操作关键点流程：接到接待通知——落实需求（机票、接送机、住宿、餐饮、参观介绍、会议等会）——了解大致行程——制定接待计划——落实接待负责人及各环节责任人——筹备接待——实施接待——欢送——新闻稿订机票、酒店住宿：与对方沟通航班需求、酒店标准、付费方式；订机票须统一在公司规定的单位预定（携程）；订酒店是提前与合作酒店沟通是否有房间，并告知付费方式；机票及酒店住宿定好后发短信编制短信（含欢迎词，航班信息，酒店标准、入住事项、天气情况等）发送给被接待人或被接待代表、司机；通知司机接送机，告知行程、酒店等等。餐饮：如需提供用餐，须提前确定餐标、用餐地点、付费方式。车辆：经常检查车辆接待必备物资；注意车辆的清洁；司机的接待礼仪。陪同参观、讲解：副区长级及以上领导、总部副总经理级及以上领导须总经理陪同；区级以下政府部门领导可由总经理或副总经理、总经理助理陪同；政府各部门工作人员的日常工作对接来访由人事行政部负责人接待；重要考察团由总经理或副总经理、总经理助理陪同；一般考察团由经理级陪同。会议室：详见会议接待。注意事项：重要嘉宾或领导须准备专用茶杯；重要接待（省级及以上领导）和大型接待须请示总部领导；送走嘉宾后须发短信欢送并致谢。操作细则或支持表格■《接待行程单》十一、前台接待目的为规范前台服务行为，规范外来人员的来访秩序，提升前台工作质量，加强内外部沟通桥梁作用确保公司的经营管理顺利、有序进行。时间在岗期间的任何时间制度《行政前台工作职责》、《外来人员来访管理规范》操作关键点1、来访者接待：◆来访者进门，应起身微笑迎接并询问来访事由；◆请来访者做来访登记，落实来访者身份和意图；◆如必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻并奉上茶水；◆通知受访者接待来访人员；若受访者长时间未来接待，须再次打电话提醒，避免顾客久等；◆每隔20分钟左右须添加茶水，来客告辞时起身微笑道别；◆客人离开后2分钟以内清理茶杯及烟灰缸，整理桌椅，保持会客室的整洁；◆若受访者不在公司，应电话咨询受访者的意见，并记录下来访者的联系方式、需转告事宜，受访者回到公司后，及时转告受访者来访者的联系方式以及事由，并跟进工作人员及时回复；◆定期将用完的《客户来访登记薄》归档：按月存档；◆所有外来人员来访的接待窗口为四楼办公区前台，未经允许，来访人员不得擅自进入办公区。2、电话转接：◆公司电话响时，三声之内必须接起；◆接到电话时使用礼貌清晰、热情的礼貌用语，并说：“您好，XXXX商业！”自报部门后，询问对方需要什么帮助？◆仔细倾听对方陈述，并以快捷准确的速度完成每一个电话的转接。（附：若来电者是咨询场地或者了解招商情况的，对方又不在办公室的情况下，方可直接告诉对方负责人的电话）◆如果是公司内线请准确快速的分辨出上诉的声音，不能直呼上司的姓名。3、其他注意事项：◆保持前台清洁卫生，维护公司良好形象（前台周边接待区域应保持整洁、无关人员禁止进入前台）；◆负责公司快递、信件、包裹的收发工作，并做到准确无误的发送和登记；◆负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补；◆禁止衣冠不整者进入公司，谢绝推销着进入公司；◆原则上，所有来访接待及商谈必须在四楼前台接待室进行（重要客户可在五楼VIP室接待），来访客人若须进入办公区，须由前台行政助理开具《临时访客证》，客人结束访谈时须将《临时访客证》交回四楼前台（可由受访人代交回）。操作细则或支持表格■《来访人员登记表》■《临时访客证》十二、办公环境管理目的为营造整洁、舒适、优美的办公环境，塑造良好的企业形象，规范办公环境卫生流程，时间日常制度适用于所有办公区域的卫生管理与办公设备的使用维护。操作关键点检查范围：前台、接待室、走廊、会议室、各部门办公室、员工休息室、卫生间、窗台等区域；办公桌、文件柜、椅子、饮水机、打印机等设备设施。检查标准：地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角；办公桌椅摆放整齐，公用办公桌面干净无污垢；门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明；饮水机、打印机、传真机等办公设备表面无污垢，无灰尘等。检查时间：每周一次，周五18:00前。其他事项：除（副）总经室、接待室外，其他任何区域严禁吸烟，违者一次罚款50元；不定期跟新4楼员工休息室的员工天地墙内容，如：员工团建活动、员工生日会活动，公司最新表彰制度或者惩罚制度通知，并定期丰富员工天地墙的内容；◆国家法定节假日或需接待重要宾客，应提前一天由行政组织全体员工大扫除一次，打扫完毕进行严谨的检查，如发现不合格要求其返工；◆库管员应库房内货物摆放有序、无废弃物等；◆共区内不得出现破损办公家具及设备，应及时报废处理；操作细则或支持表格■《内部处罚单》十三、工服管理目的统一员工着装标准，树立良好的企业形象时间日常制度《XXXX商管公司员工着装标准》操作关键点1、着装标准如下：工程技工（含班长）：夏季：公司统一定制的工装，亦可单穿公司白色的企业文化衫配工装裤，佩戴工牌；春、秋、冬季：公司统一定制的工装，里面配无领的打底（保暖）衣服，佩戴工牌。商管员（含班长）、商管主管、消防主管、保洁主管：夏季：纯黑色西服、纯白衬衣、领带，以及黑色皮鞋；亦可单穿纯白衬衣、纯黑色西裤、黑色皮鞋，天气较热可不打领带；佩戴工牌；春、秋、冬季：纯黑色西服、纯白衬衣、领带，以及黑色皮鞋；里面可配黑色系的针织衫（毛衣），佩戴工牌。客服助理：分季节严格按照公司对客服人员的着装配套标准穿着。（佩戴徽章）客服主管：米色、白色、灰色或黑色纯色职业套裙或职业套装（西服套装，佩戴徽章）。其他员工：男员工：夏天可穿衬衣，亦可穿有领的商务T裇；冬天可穿西装或职业外套；不得穿牛仔裤、运动裤、短裤等休闲裤；不得穿皮凉鞋、拖鞋等鞋类。

女员工：可穿着职业套裙、职业套装、职业连衣裙；不得穿着牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫、吊带衫、吊带裙或其他有碍观瞻的奇装异服；整体颜色不得超过三个。2、注意事项：特殊情况（会议、商务接待、活动等）根据公司的通知进行穿着；未按要求穿着的每人每次处罚50元。操作细则或支持表格■《内部处罚单》十四、企业文化活动及员工关怀目的宣导企业文化，增强团队的凝聚力和向心力，提升员工的归属感和对企业的认同感。时间大型活动一年两次，员工庆生活动一月一次，其他活动不定期组织制度《员工关怀管理办法》操作关键点1.企业文化活动：◆前期准备：确定活动形式、经费、活动地点、交通、住宿、活动项目、参与人员等，并进行实地考察，拍照供参考。◆拟订活动方案：包括活动主题、时间、地点、参加人员（是否分批次）、活动流程、活动项目及费用（费用明细）、人员分工、物资明细、注意事项等。◆活动执行：A、确定活动的总指挥和总负责人：负责流程的把控、各阶段活动的引导及安排，以及与第三方的对接；B、确定各环节的具体执行人：负责各环节的组织与协调，特殊情况报总指挥；C、活动前一个小时，务必再次检查物资是否到位，人员是否到位；D、如活动地不在公司，须提前落实交通及费用；达到目的地时应先告知各项活动时间、地点及要求；E、如需要在外住宿，应提前做好住宿安排，入住手续及退房手续的注意事项；F、外出的活动，可将人员进行分组，设组长一名，负责本小组听从指挥，统一安排；G、如活动超过一天，活动总负责人须核实每天的活动费用。◆员工生日庆生活动：不需单独上报活动方案，每次活动费用控制500元以内，含生日卡片、蛋糕和小食品，需走费用审批流程；员工生日电影票另走费用审批流程。2.员工关怀：◆类型及标准：新春贺礼500元/人；中秋节团圆礼500元/人；妇女关爱200元/人；婚礼贺礼转正800元/人，未转正500元/人；生育贺礼500元/人；病访慰问500元/人；丧事悼念901元/人；健康体检500元/人；电影票每人每月1张。◆形式：除婚礼贺礼和丧事悼念外，其余均以实物或团队活动呈现◆流程：按标准事项审批（名单、金额）——采购——验收入库——发放（签字登记、有必要时拍照）——费用报销（签字登记表做附件）操作细则或支持表格■《员工关怀福利标准》十五、营销活动行政后勤支持目的全面支持购物中心各类营销活动时间营销活动期间制度操作关键点政府报备：部门：西山区城管广告科（马科长）、福海城管（周副主任）、治安大队（张大队长）、交警（非队长）、派出所（杨坤警官）等；资料：报告及外场活动布置图；政府部门一般不会给予明确的答复，须要求做好现场的消防、安全保障及食品安全工作。2、活动物资采购（礼品、道理等）：盘点现有库存礼品报企划部做采购计划；配合采购：事项及付款流程须通过企划员工的OA上报，付款单位为：XXXXXXXX美凯龙置业有限公司；所有物资到货必须同企划部一起验收、入库。3、人员分工：协助兼职招募及培训，兼职员工工资由企划费用承担；统一兼职人员的服装、临时工牌；活动期间各点位分工排班表，由企划部提供点位、班次、工作内容，人事行政部协调各部门配合。4、活动培训：活动前三天必须组织全员培训：活动方案、互动细则、人员分工及责任；培训完须抽查；商户员工由招商营运部负责培训，人事行政部对商户员工进行不定期抽查；5、其他后勤支持：提前一天完成活动地点布置（桌子、桌布等），活动期间及时补充物资，做好出入库登记；做好现场工作人员考勤、纪律管理；IT技术支持，包括POS系统、抽奖系统的设置维护等。操作细则或支持表格■《人员分工表》■《各部门活动倒排计划》十六、项目问题整改跟进目的加强商场的日常运营管理时间购物中心开业以后，每周五下午、每周一上午各全面更进一次，平时对已整改问题进行处理制度操作关键点1、跟进内容：公司周例会、月例会会议纪要月度巡检问题（照片）总值问题（照片）其他临时发现的问题（照片）2、操作流程：参加会议、了解各部门主要工作内容，记录会议纪要；参加各类巡检并做好记录，整理成文件夹、表格等形式的资料；根据各项问题的实际情况，通知各部门负责人、各楼层楼管、专业主管（消防主管、环境主管）整改所收集的问题；定期（每周五下午、，每周一上午）全面跟进所有问题的整改，完成工作进行销项。3、方法说明-表格类资料：到时间节点已完成整改的行填充为绿色；到时间节点未完成的行填充为黄色，在原计划完成的时间后一格填计划延期的时间，并在“实际完成情况”栏写明完成进度以及未完成原因；超出本公司解决权限的长期无法完成的工作备注为红色；将每周会议纪要中,到期未完成的工作，统一汇总到会议纪要《历史问题》这一表单中，在下一次会议中通报。方法说明-照片资料：在整理问题时，若看到照片能知悉照片所反映的情况，则只需将照片打包存放，备注好拍摄日期；若在整理问题时，无法辨识照片所反映的是什么问题，则需要在照片下面备注具体情况以及整改要求，或以Excel的形式呈现图片所反映的问题、整改人、计划整改时间等内容。Excel形式的问题在销项时若未完成方法同表格类资料；无论是文件夹形式的照片还是Excel表中的照片，在此照片的问题整改已完成的情况下都可以直接删除。Excel表列问题图片时，销项时将文字和图片一并删除。操作细则或支持表格■《（公司）会议纪要》十七、会议接待目的为进一步加强公司会议工作的管理，规范流程，提高会议效率，完善会议接待细节时间日常制度《会议室物品配备标准》、《商务接待管理规范》操作关键点1、重要接待标准（如重要来宾的交流会、区级以上政府领导会议等）：会议室：原则上使用公司内部会议室，如设备设施不能满足使用功能，可租赁酒店会议室；配备物品：笔记本、投影仪、激光笔、桌花、时令水果（洗净、体积大的水果切片摆盘）、果盘、高级茶叶、带盖白瓷杯、杯垫、项目宣传画册、“爱琴海”专用信签纸、笔、写字垫板、瓶矿泉水、烟灰缸，盒装面巾纸、垃圾桶；“爱琴海”购物公园电梯内的屏幕显示欢迎词，会议室投影欢会议主题或欢迎词；安排专人照相；每15分钟添一次茶水。2、普通接待标准（如普通来宾的交流会、区级以下政府部门、事业单位会议等）：会议室：原则上使用公司内部会议室；配备物品：笔记本、投影仪、激光笔、普通茶叶、带盖白瓷杯、杯垫、项目宣传画册、“爱琴海”专用信签纸、笔、写字垫板、瓶矿泉水、烟灰缸，盒装面巾纸、垃圾桶；“爱琴海”购物公园电梯内的屏幕显示欢迎词，会议室投影会议主题；安排专人照相；每15分钟添一次茶水。公司内部会议：会议室：原则上使用公司内部会议室；配备物品：笔记本、投影仪、激光笔、普通茶叶、烟灰缸，盒装面巾纸、垃圾桶；每15分钟为领导添一次茶水。其他要求：重要会议至少提前半天完成准备工作；普通接待至少提前一小时完成