市著名人物档案管理办法

市著名人物档案管理办法一、总则（一）目的与背景为了加强本市著名人物档案的科学管理，有效地保护和利用著名人物档案，充分发挥著名人物档案在社会发展、文化传承、历史研究等方面的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，特制定本办法。随着城市的发展和进步，本市涌现出了众多在政治、经济、科技、文化、教育、体育等各个领域具有重要影响力的著名人物。他们的经历、成就和贡献是城市发展历程的重要见证，其相关档案具有极高的历史价值、文化价值和社会价值。对这些档案进行规范管理，有利于传承和弘扬城市精神，促进城市文化建设和社会发展。（二）适用范围本办法适用于本市行政区域内著名人物档案的收集、整理、保管、利用等管理活动。（三）定义本办法所称著名人物，是指在本市出生、工作、生活过，或与本市有密切关联，在某一领域或多个领域取得杰出成就、具有重要影响力和社会知名度的个人。著名人物档案是指著名人物在其学习、工作、生活等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。（四）管理原则著名人物档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、集中保管、科学利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。二、管理机构与职责（一）档案行政管理部门市档案行政管理部门是本市著名人物档案管理工作的主管部门，负责对全市著名人物档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。其主要职责包括：1.制定本市著名人物档案管理的相关政策、标准和规范；2.组织开展全市著名人物档案资源的调查和评估工作；3.指导和监督各单位的著名人物档案管理工作；4.协调解决著名人物档案管理工作中的重大问题。（二）各相关单位1.各行业主管部门负责本行业著名人物档案管理工作的组织和实施，指导本行业内著名人物所在单位做好档案的收集、整理和报送工作。2.著名人物所在单位（包括机关、团体、企业事业单位等）负责本单位著名人物档案的日常管理工作，建立健全档案管理制度，做好档案的收集、整理、保管和利用等工作，并按照规定向市档案馆或相关专业档案馆移交档案。3.市档案馆和相关专业档案馆是本市著名人物档案的集中保管机构，负责接收、整理、保管和提供利用著名人物档案。其主要职责包括：-制定著名人物档案的接收标准和办法；-对接收的著名人物档案进行科学分类、编目和数字化处理；-采取有效的保管措施，确保档案的安全和完整；-建立档案检索系统，为社会提供便捷的档案利用服务。三、档案收集（一）收集范围1.著名人物的生平资料，包括个人履历、自传、回忆录、照片、音像资料等；2.著名人物的工作成果，包括论著、科研报告、学术论文、专利证书、获奖证书、作品、设计方案等；3.著名人物的社会活动资料，包括参加重要会议、活动的记录、讲话、照片、音像资料等；4.著名人物与外界的往来信件、书信、题词、赠言等；5.其他与著名人物有关的具有保存价值的资料。（二）收集方式1.档案形成单位应按照规定及时将著名人物档案收集齐全，并进行整理和归档。2.对于散存在社会上的著名人物档案，档案行政管理部门和档案馆可以通过征集、购买、接受捐赠等方式进行收集。3.鼓励著名人物及其亲属、朋友、同事等向档案馆捐赠或寄存相关档案资料。（三）收集要求1.收集的档案应真实、完整、准确，反映著名人物的主要经历和成就。2.档案形成单位应在著名人物去世或离开本单位后的一定时间内（一般为[X]年），将档案移交至市档案馆或相关专业档案馆。3.对于收集到的电子档案，应按照相关标准和规范进行存储和管理，确保其可读性和安全性。四、档案整理（一）整理原则著名人物档案的整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.对收集到的档案进行分类，可按照档案的内容、形式、时间等因素进行分类，如分为生平类、工作成果类、社会活动类等。2.对每一类档案进行编号、编目，建立档案目录和索引。3.对档案进行装订、装盒等物理整理，确保档案的整齐和美观。4.对于电子档案，应进行数据清理、格式转换、元数据著录等整理工作。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后的一定时间内（一般为[X]个月）完成。2.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损毁档案。3.整理完成后，应形成完整的整理报告，记录整理的过程和结果。五、档案保管（一）保管条件1.档案馆应具备适宜的档案保管环境，包括温度、湿度、光照、通风等条件，确保档案的安全和质量。2.应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度调节设备、防火防盗设备等。3.对于珍贵的档案资料，应采用特殊的保管措施，如采用密封包装、存放在专用的库房等。（二）保管制度1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责和权限。2.定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。3.对档案的出入库进行严格登记，确保档案的安全和可追溯性。（三）档案数字化1.为了更好地保护和利用著名人物档案，应逐步推进档案数字化工作。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全性。3.数字化档案应进行备份存储，防止数据丢失。六、档案利用（一）利用原则著名人物档案的利用应遵循合法、合理、安全、便捷的原则，在保护档案所有权人合法权益的前提下，充分发挥档案的社会效益。（二）利用方式1.单位和个人可以通过查阅档案目录、预约查阅、复制档案等方式利用著名人物档案。2.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的档案，应按照相关法律法规的规定进行利用。3.档案馆可以通过举办展览、出版档案资料、开展学术研究等方式，向社会公众展示和传播著名人物档案信息。（三）利用手续1.单位和个人查阅著名人物档案，应持有效身份证件或单位介绍信，填写查阅申请表，经档案馆同意后，方可查阅。2.复制档案应按照规定办理相关手续，并支付相应的费用。3.利用档案的单位和个人应遵守档案利用的相关规定，不得损毁、篡改档案，不得将档案资料用于非法目的。七、档案安全与保密（一）安全措施1.档案馆应建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防设备、监控设备、防盗报警设备等。2.定期对档案安全状况进行检查和评估，及时发现和消除安全隐患。3.制定档案安全应急预案，确保在发生自然灾害、事故灾难等突发事件时，能够及时采取有效的应对措施，保护档案的安全。（二）保密规定1.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的档案，应按照相关法律法规的规定进行保密管理。2.档案工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.对需要解密的档案，应按照规定的程序进行解密处理。八、监督与考核（一）监督检查档案行政管理部门应定期对各单位的著名人物档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的建立和执行情况、档案的收集、整理、保管和利用情况等。（二）考核评价建立著名人物档案管理工作考核评价机制，对各单位的档案管理工作进行考核评价，考