集团资产采购管理办法

集团资产采购管理办法一、前言亲爱的各位同事，大家好！在我们集团不断发展壮大的过程中，资产采购工作变得愈发关键和复杂。合理高效的资产采购，不仅关系到各部门日常工作的顺利开展，更对集团的成本控制、资源优化配置以及整体竞争力提升有着深远影响。为了确保我们的资产采购活动既符合国家法律法规和行业标准的要求，又能满足集团实际运营的多样化需求，经过深思熟虑和多方面调研，我们制定了本套《集团资产采购管理办法》。希望大家认真阅读并严格遵守，让我们共同努力，把资产采购工作做得更加出色。二、适用范围本办法适用于集团总部以及下属各分公司、子公司的所有资产采购活动。这里所提及的资产，涵盖了固定资产（如办公设备、生产设备、房产等）、无形资产（如软件使用权、专利技术等）以及低值易耗品（如办公用品、小型工具等）。无论采购金额大小、采购方式如何，均需遵循本办法的相关规定。三、采购原则1.合法性原则：所有的资产采购活动都必须严格遵守国家相关法律法规，如《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》等，确保采购流程和合同条款等都符合法律要求，避免潜在的法律风险。2.公开透明原则：采购信息应尽可能公开，包括采购项目、采购需求、采购流程、供应商选择标准等内容。希望大家积极参与监督，保证采购过程阳光透明，杜绝暗箱操作。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商公平竞争，为集团提供优质的产品和服务。我们会制定明确、公正的供应商评价和选择标准，同等对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。4.效益原则：在满足集团业务需求的前提下，追求最佳的性价比。既要保证采购资产的质量和性能，又要合理控制采购成本，力求以最小的投入获取最大的产出。四、采购组织与职责1.集团采购管理委员会：这是集团资产采购的最高决策机构，由集团高层领导、各主要业务部门负责人等组成。其主要职责包括：审议和批准集团年度采购计划；制定和修订采购政策、制度及流程；对重大采购项目进行决策；协调解决采购过程中的重大争议和问题。我们鼓励委员会成员充分发挥专业优势，积极参与讨论，为集团采购工作提供建设性的意见和建议。2.采购部门：作为具体执行采购任务的部门，其职责如下：根据各部门的采购申请，汇总编制集团年度采购计划，并根据实际情况进行调整和优化。按照采购流程，组织实施各类资产的采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。建立和维护供应商数据库，对供应商进行日常管理、评价和考核，定期更新供应商名单。希望采购部门的同事们能够认真履行职责，不断提升采购工作的效率和质量，为各部门提供优质的采购服务。3.需求部门：即提出资产采购需求的各业务部门。主要职责包括：根据本部门的业务发展需要，合理编制采购预算和采购申请，详细说明采购资产的用途、技术规格、数量、交付时间等要求；参与采购项目的技术评审和验收工作，确保所采购的资产符合本部门的实际需求。各需求部门在提交采购申请时，务必准确、详细地描述需求，以便采购部门顺利开展后续工作。4.财务部门：在资产采购工作中，财务部门承担着重要职责：负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款、税务条款等进行把关，防范财务风险。办理采购资金的支付手续，并对采购活动进行财务核算和监督。希望财务部门的同事们能够严格把关，为采购资金的安全和合理使用保驾护航。5.审计部门：其职责主要是对资产采购活动进行全过程审计监督，包括对采购计划、采购流程、采购合同、采购验收等环节进行审计，检查是否存在违规行为和潜在风险，提出审计意见和建议，促进采购工作规范、高效开展。审计部门的监督是保障采购工作合法合规的重要环节，希望大家积极配合审计工作。五、采购流程1.采购申请：需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购资产的名称、规格型号、数量、预算金额、用途、预计交付时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人应从业务合理性和预算控制等方面进行严格审核，审核通过后提交至采购部门。请需求部门的同事们务必提前规划好采购需求，及时提交申请，避免因申请延误影响工作进展。2.采购计划编制：采购部门收到各需求部门提交的采购申请后，进行汇总和整理。结合集团年度预算、市场供应情况等因素，编制集团年度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、预计采购时间、预算金额等内容，并提交集团采购管理委员会审议通过。采购部门在编制计划时，要充分考虑各种因素，确保计划的科学性和可行性。3.采购方式选择：根据采购项目的性质、金额大小等因素，选择合适的采购方式，主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过公开的招标平台发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标，按照规定的开标、评标程序确定中标供应商。在采用公开招标方式时，要严格按照法律法规和相关程序操作，确保招标过程的公正、公平、公开。邀请招标：当采购项目具有一定的特殊性，只有少数供应商能够满足要求时，可采用邀请招标方式。采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。邀请招标同样要遵循严格的程序，保证竞争的公平性。竞争性谈判：对于技术复杂、需求不确定或者时间紧迫的项目，可采用竞争性谈判方式。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过多轮报价和谈判，确定成交供应商。在谈判过程中，要确保所有供应商都能得到公平的对待，谈判过程要记录完整。询价采购：适用于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的商品采购。采购部门向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。询价采购要注意对供应商报价的真实性和合理性进行审核。单一来源采购：只有在特定情况下，如只能从唯一供应商处采购、为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等，经集团采购管理委员会批准后，方可采用单一来源采购方式。采用这种方式时，要充分说明理由，并对供应商的价格、服务等进行严格审核。请采购部门的同事们根据项目实际情况，准确选择合适的采购方式，确保采购工作顺利进行。4.供应商选择与评估：无论是哪种采购方式，都需要对参与的供应商进行选择和评估。采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。在采购项目开展时，对供应商进行初步筛选，邀请符合条件的供应商参与采购活动。在采购过程中，从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估。希望大家在评估供应商时，要客观公正，为集团选择优质的合作伙伴。5.合同签订：确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括资产的名称、规格型号、数量、价格、交付时间、交付地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同起草完成后，应提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、风险可控。审核通过后，由双方授权代表签字盖章生效。签订合同是采购工作的重要环节，大家一定要认真对待，确保合同条款严谨、清晰。6.采购执行与跟踪：合同签订后，采购部门要负责跟踪合同的执行情况，确保供应商按照合同约定按时、按质、按量交付资产。在资产交付过程中，采购部门应及时与需求部门、供应商沟通协调，解决出现的问题。如果遇到供应商未能按时交付、交付资产质量不符合要求等情况，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。采购部门的同事们要积极主动地跟进合同执行，保障采购工作的顺利推进。7.验收与付款：资产交付后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照合同约定的质量标准和验收方法，对资产的数量、质量、规格等进行详细检查。验收合格后，填写《验收报告》，由需求部门负责人、验收人员等签字确认。财务部门根据《验收报告》、采购合同等相关资料，办理付款手续。如果验收发现问题，需求部门应及时通知采购部门和供应商，要求其采取补救措施或重新交付。验收工作是确保资产质量的关键环节，希望需求部门的同事们认真负责地完成验收工作。六、供应商管理1.供应商准入：供应商向集团提出准入申请，提交企业营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明等相关资料。采购部门对供应商提交的资料进行审核，并进行实地考察（必要时），评估供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、信誉状况等。审核考察通过后，将供应商纳入集团供应商数据库。我们欢迎优质的供应商加入我们的合作体系，也希望新加入的供应商能够严格遵守我们的相关规定，为集团提供优质的产品和服务。2.供应商评价与考核：采购部门定期（一般为每年）对供应商进行评价和考核，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、配合度等。通过收集需求部门、使用部门等相关部门的反馈意见，结合采购合同执行情况，对供应商进行综合评分。根据评价考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在后续采购项目中给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，视情节轻重采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。希望供应商能够重视我们的评价考核，不断提升自身的服务质量和水平。3.供应商沟通与合作：采购部门要与供应商保持良好的沟通，及时反馈采购过程中出现的问题，共同寻求解决方案。鼓励供应商提出合理化建议，对能够为集团带来显著效益的建议给予适当奖励。同时，定期组织供应商座谈会或培训活动，加强双方的了解与合作。通过良好的沟通与合作，我们希望与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系。七、采购档案管理采购过程中形成的各类文件资料，如采购申请、采购计划、采购文件、供应商资料、合同文本、验收报告等，都应及时整理归档。采购档案由采购部门指定专人负责管理，按照时间顺序和项目类别进行分类存放，便于查询和使用。采购档案的保存期限按照国家法律法规和集团相关规定执行，一般不少于采购项目质保期结束后[X]年。档案管理工作是对采购工作的重要记录和总结，希望负责档案管理的同事认真做好相关工作，确保档案资料的完整和安全。八、监督与检查1.内部审计监督：集团审计部门定期或不定期对资产采购活动进行审计监督。审计内容包括采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与执行、供应商的选择与评价等方面。对审计发现的问题，及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。希望审计部门能够认真履行监督职责，确保采购工作合法、合规、高效。2.日常监督检查：采购部