江苏省自行采购管理办法

江苏省自行采购管理办法一、引言在江苏省的经济发展与社会建设进程中，各类企业、事业单位及社会组织的采购活动日益频繁。自行采购作为一种灵活且重要的采购方式，对于提高采购效率、满足多样化需求具有关键意义。然而，为确保自行采购活动的公正、公平、公开，维护市场秩序，保障采购质量，特制定本管理办法。本办法依据国家相关法律法规以及江苏省地方行业标准，结合实际运营需求，旨在为各单位的自行采购活动提供全面、细致且可操作的规范指引。二、适用范围本办法适用于江苏省内所有依法设立的企业、事业单位、社会团体及其他组织（以下简称"采购单位"）进行的自行采购活动。自行采购是指采购单位在未纳入集中采购目录或者采购限额标准以下的货物、工程和服务的采购行为。三、采购原则（一）公开透明原则采购单位应将采购信息、采购程序、采购结果等及时、准确地向社会或单位内部公开，接受公众和内部监督，确保采购活动在阳光下进行。（二）公平竞争原则为所有潜在供应商提供平等的参与机会，不得设置不合理的条件限制、排斥潜在供应商，保障市场竞争的充分性和公正性。（三）公正原则采购单位在采购过程中应严格按照规定的程序和标准进行操作，对所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视任何一方。（四）诚实信用原则采购单位和供应商在采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得提供虚假信息、进行欺诈等不正当行为。四、采购流程（一）采购需求确认1.需求提出：采购单位内部使用部门根据实际工作需要，提出采购需求。需求应明确采购货物、工程或服务的名称、规格、数量、技术要求、质量标准、交付时间和地点等内容。2.需求审核：采购部门会同财务部门、技术部门等相关部门对采购需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、可行性以及预算的准确性等。对于重大采购项目，可组织专家进行论证。（二）采购方式选择1.采购方式分类：采购单位可根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，包括询价采购、竞争性谈判、单一来源采购、竞争性磋商等。-询价采购：适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购单位应向三家以上供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。-竞争性谈判：适用于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购单位应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。-单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购单位应与供应商进行协商，确定成交价格和其他采购条款。-竞争性磋商：适用于政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。采购单位应成立磋商小组，与符合资格条件的供应商进行磋商，确定成交供应商。2.采购方式审批：采购单位应根据采购项目的金额和性质，按照内部审批流程确定采购方式。对于重大采购项目，应报单位领导班子集体研究决定。（三）供应商选择1.供应商资格审查：采购单位应根据采购项目的要求，对潜在供应商的资格进行审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对于不符合资格条件的供应商，应予以淘汰。2.供应商确定：采购单位应根据采购方式的要求，从符合资格条件的供应商中确定成交供应商。在确定成交供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、服务、信誉等因素。（四）采购合同签订1.合同起草：采购单位应根据采购文件和供应商的响应文件，起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交付时间和地点、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.合同审核：采购合同起草完成后，应经采购部门、财务部门、法务部门等相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。对于重大采购合同，可聘请律师进行审核。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由采购单位法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购单位应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。（五）采购项目实施与监督1.项目实施：供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准，提供采购货物、工程或服务。采购单位应按照合同约定的付款方式和时间，支付采购款项。2.项目监督：采购单位应建立健全采购项目监督机制，对采购项目的实施过程进行监督。监督内容包括供应商的履约情况、采购项目的质量、进度、安全等。对于发现的问题，应及时要求供应商整改。（六）采购项目验收1.验收组织：采购项目完成后，采购单位应组织验收小组进行验收。验收小组由采购部门、使用部门、财务部门、技术部门等相关部门人员组成，必要时可邀请专家参加。2.验收内容：验收小组应按照合同约定的质量标准和验收方法，对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能、技术参数等。对于验收不合格的项目，应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。3.验收报告：验收完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等内容。验收报告经验收小组全体成员签字确认后，作为采购项目结算的依据。（七）采购资金支付1.支付申请：供应商按照合同约定完成采购项目并通过验收后，应向采购单位提交支付申请。支付申请应包括采购合同编号、采购项目名称、供应商名称、发票号码、金额等内容，并附验收报告等相关证明材料。2.支付审核：采购单位财务部门对供应商提交的支付申请进行审核。审核内容包括支付申请的真实性、合法性、准确性以及发票的合规性等。对于审核通过的支付申请，应按照合同约定的付款方式和时间进行支付。3.支付方式：采购单位应根据采购项目的金额和性质，选择合适的支付方式，包括现金支付、银行转账、支票等。对于大额采购项目，应采用银行转账方式支付。五、采购预算与财务管理（一）采购预算编制1.预算编制原则：采购单位应按照"量入为出、收支平衡"的原则，编制采购预算。预算应根据采购需求和市场价格情况，合理确定采购项目的预算金额。2.预算编制方法：采购单位可采用零基预算法、滚动预算法等方法编制采购预算。预算编制应结合上年度采购实际情况和本年度工作任务，进行科学合理的预测和分析。3.预算审批：采购预算编制完成后，应经单位领导班子集体研究决定，并报上级主管部门批准。经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。（二）采购资金管理1.资金来源：采购单位的采购资金来源包括财政拨款、自有资金、银行贷款等。采购单位应确保采购资金的合法性和安全性。2.资金使用：采购单位应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。不得截留、挪用采购资金，不得擅自改变资金用途。3.资金核算：采购单位应建立健全采购资金核算制度，对采购资金的收支情况进行及时、准确的核算。定期对采购资金的使用情况进行审计和监督，确保资金使用的合规性和效益性。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购需求文件、采购方式审批文件、采购文件、供应商响应文件、采购合同、验收报告、支付凭证等与采购活动有关的所有文件和资料。（二）档案整理与保管1.整理要求：采购单位应按照采购项目进行档案整理，将相关文件和资料装订成册，编制目录，注明档案编号、名称、日期等信息。2.保管期限：采购档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。采购单位应建立专门的档案库房或档案柜，对采购档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。（三）档案查阅与利用1.查阅权限：采购单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应经采购部门负责人批准。外部单位或个人查阅采购档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经采购单位领导批准。2.查阅方式：查阅采购档案应在档案保管场所进行，不得将档案带出。如需复制档案，应经采购部门负责人批准，并办理相关手续。七、监督与责任追究（一）内部监督1.监督机构：采购单位应建立内部监督机制，成立监督小组，负责对采购活动进行全过程监督。监督小组由纪检、监察、审计等部门人员组成。2.监督内容：内部监督的内容包括采购流程的合规性、采购方式的选择合理性、供应商的选择公正性、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。3.监督方式：监督小组可采用定期检查、不定期抽查、专项审计等方式进行监督。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.财政监督：财政部门负责对采购单位的采购活动进行财政监督。监督内容包括采购预算的编制和执行情况、采购资金的使用情况等。2.审计监督：审计部门负责对采购单位的采购活动进行审计监督。审计内容包括采购活动的合法性、合规性、效益性等。3.社会监督：鼓励社会公众对采购单位的采购活动进行监督。采购单位应设立举报电话、邮箱等，接受社会公众的举报和投诉。对于举报和投诉的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（三）责任追究1.采购单位责任：采购单位违反本办法规定，有下列情形之一的，由财政部门、审计部门等相关部门责令改正，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：-未按照规定的采购流程进行采购的；-未按照规定的采购方式选择供应商的；-与供应商恶意串通，损害国家利益、社会公共利益和其他当事人合法权益的；-擅自提高采购标准，增加采购金额的；-未按照规定进行采购档案管理的；-其他违反本办法规定的行为。2.供应商责任：供应商违反本办法规定，有下列情形之一的，采购单位应取消其成交资格，没收其投标保证金，并将其列入不良行为记录名单，在一定期限内