合同管理制度

合同管理制度第一章总则1.1目的为规范公司合同管理工作，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约率，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营、业务往来等活动中签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、服务合同、租赁合同、借款合同、合作协议等），以及合同的起草、审批、签订、履行、变更、解除、归档等全过程管理。1.3基本原则合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规及政策规定，不得违反公序良俗。平等自愿原则：签订合同应遵循平等协商、自愿互利的原则，维护公司与合同相对方的合法权益。风险控制原则：加强合同风险评估与防范，对合同签订前的调查、签订中的审查、履行中的跟踪等环节进行严格管理，降低合同风险。权责明确原则：明确各部门在合同管理中的职责分工，确保合同管理工作有序开展，责任落实到人。第二章合同管理机构与职责2.1合同管理机构公司设立合同管理委员会，由公司总经理、分管副总经理、法务部负责人、财务部负责人及各业务部门负责人组成。法务部为合同管理的归口部门，负责合同的统一管理工作。2.2各部门职责法务部：制定和完善公司合同管理制度及相关标准文本；参与重大合同的谈判、起草、审查工作，提供法律意见；对合同的合法性、合规性进行审查，防范法律风险；监督合同的履行情况，处理合同纠纷；负责合同专用章的管理和使用；组织合同管理培训，提供合同法律支持。业务部门：负责合同相对方的资信调查和评估，收集相关资料；根据业务需求发起合同签订申请，起草合同初稿（非标准文本）；负责合同的履行，跟踪合同进度，及时反馈履行过程中出现的问题；保管本部门签订的合同及相关资料，按规定移交归档。财务部：参与合同的经济性审查，对合同中的付款方式、金额、税务等条款进行审核；按照合同约定办理付款、收款等财务手续；监督合同资金的使用情况，确保资金安全。总经理：审批重大合同及超出业务部门审批权限的合同；对合同管理工作进行总体协调和决策。第三章合同的起草与审查3.1合同起草合同起草应优先使用公司法务部制定的标准合同文本。无标准文本的，由业务部门根据业务实际情况起草合同初稿，或委托法务部起草。合同内容应明确、具体、完整，包括但不限于以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。合同起草过程中，业务部门应与法务部保持沟通，必要时邀请法务部参与起草工作。3.2合同审查业务部门审查：业务部门对合同初稿进行初审，重点审查合同内容是否符合业务需求、合同相对方的资信情况是否良好、合同条款是否明确可行等，并在《合同审批表》上签署审查意见。法务部审查：法务部对业务部门提交的合同及相关资料进行法律审查，主要审查合同的合法性、合规性、完整性和严密性，对存在的法律风险提出修改意见和防范措施，并在《合同审批表》上签署审查意见。财务部审查：财务部对合同的经济性进行审查，重点审查合同价款、付款方式、税务处理等是否合理合规，资金安排是否可行，并在《合同审批表》上签署审查意见。审查过程中，各审查部门应及时沟通，对审查意见不一致的，由合同管理委员会协调解决。第四章合同的审批与签订4.1合同审批合同审批实行分级审批制度，根据合同金额、重要程度等确定审批权限：合同金额在[X]元以下的，由业务部门负责人审批；合同金额在[X]元至[X]元的，由业务部门负责人审核后报分管副总经理审批；合同金额在[X]元以上的，或涉及重大投资、融资、担保等事项的合同，由业务部门负责人、法务部负责人、财务部负责人审核后报总经理审批。业务部门将经审查后的合同文本及《合同审批表》等相关资料按审批权限逐级上报审批。审批人应在审批期限内完成审批，对审批通过的合同签署审批意见；对审批未通过的，说明理由并退回业务部门修改。4.2合同签订合同经审批通过后，由业务部门与合同相对方进行最终协商确认，确保合同内容与审批意见一致。合同签订应使用公司合同专用章，合同专用章由法务部专人保管，使用时需履行登记手续。严禁在空白合同、未审批的合同上加盖合同专用章。合同签订一式[X]份，公司留存[X]份，业务部门、财务部各留存[X]份，其余交合同相对方。合同签订后，业务部门应在[X]个工作日内将合同副本及相关资料移交法务部备案。第五章合同的履行与变更5.1合同履行业务部门是合同履行的责任部门，应指定专人负责合同的履行跟踪，按照合同约定及时履行己方义务，如交货、付款、提供服务等，并督促合同相对方履行合同义务。在合同履行过程中，业务部门应建立合同履行台账，记录合同履行情况，包括履行时间、内容、数量、质量等，及时收集和保存履行凭证，如送货单、验收单、发票等。发现合同相对方存在违约迹象或履行合同出现困难时，业务部门应及时向法务部和分管领导报告，采取相应措施防范风险。5.2合同变更与解除因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应与合同相对方协商一致，签订书面的合同变更协议或解除协议，并按照原合同审批流程办理审批手续。合同变更或解除协议经审批通过后，由业务部门负责履行相关手续，并将变更或解除协议及相关资料及时移交法务部备案。合同变更或解除后，业务部门应及时调整合同履行计划，处理善后事宜。第六章合同纠纷处理6.1纠纷报告合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应在发现纠纷之日起[X]个工作日内将纠纷情况书面报告法务部和分管领导，说明纠纷原因、现状及初步处理意见。6.2纠纷处理法务部接到纠纷报告后，应及时介入调查，了解纠纷情况，分析纠纷性质和责任，提出处理方案。合同纠纷优先通过协商、调解等方式解决。协商、调解不成的，按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼解决。涉及仲裁或诉讼的，由法务部负责办理相关法律事务，业务部门予以配合，提供相关证据材料。第七章合同的归档与管理7.1合同归档合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同文本、审批文件、履行凭证、变更协议、解除协议等相关资料整理齐全，在[X]个工作日内移交公司档案室归档。档案室应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记、保管，确保合同档案的完整、安全和可查阅。7.2合同保密公司员工应遵守保密规定，不得泄露合同内容及相关信息。未经授权，不得擅自复制、摘抄、传播合同档案资料。第八章监督检查与责任追究8.1监督检查法务部定期对公司合同管理工作进行监督检查，包括合同起草、审批、签订、履行、归档等环节，发现问题及时提出整改意见。8.2责任追究对在合同管理工作中违反本制度规定，造成公司损失的，按照公司相关规定追究责任人的责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章附则9.1制度解释本制度由公司法务部负责解释。9.2制度修订本制度根据公司发展和管