威海市档案管理办法规定

威海市档案管理办法规定总则制定目的与依据为了加强威海市档案管理，有效地保护和利用档案，为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本市实际，制定本办法。适用范围本办法适用于威海市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。基本原则档案管理应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。管理职责市、区（市）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，对档案管理工作进行监督和指导。各单位负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。档案的收集与整理归档范围各单位应当按照国家和本市有关规定，确定本单位文件材料的归档范围和档案保管期限。凡反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均应当归档。收集要求各单位应当建立健全文件材料的收集制度，确保文件材料齐全、完整、准确。对本单位形成的各种门类和载体的文件材料，应当及时收集、整理，不得积压、散失。整理规范档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件应当按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类、编号、装订、编目等整理工作。档案的保管保管场所各单位应当设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应当保持清洁、整齐，温度、湿度适宜。保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。各单位应当按照规定的保管期限，对档案进行分类保管。档案鉴定各单位应当定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应当在档案行政管理部门的指导下，由单位档案机构和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。经鉴定，确无保存价值的档案，应当登记造册，报经本单位负责人批准后予以销毁。销毁档案应当指定专人负责监销，监销人应当在销毁清册上签名，并将销毁情况报告本单位负责人。档案统计各单位应当建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定及时向同级档案行政管理部门报送档案统计报表。档案的利用利用范围单位应当积极开展档案利用工作，为社会各方面提供档案信息服务。档案利用范围包括：本单位工作需要查阅档案；社会利用档案，如公民、法人和其他组织因工作、学习、研究等需要查阅档案。利用手续查阅、利用本单位档案，应当填写查阅申请表，经本单位档案机构负责人批准后，在指定地点查阅。查阅重要档案或者涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，应当按照国家有关规定办理审批手续。利用方式单位应当根据档案利用者的需求，提供档案原件、复印件、电子档案等多种利用方式。档案利用者应当爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散等。电子档案管理电子档案的形成与收集各单位应当将电子文件的形成、办理过程纳入本单位的办公自动化系统或者其他业务系统，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。对具有保存价值的电子文件，应当按照档案管理要求进行收集、整理、归档。电子档案的整理与存储电子档案应当按照档案管理的要求进行分类、编号、存储等整理工作。电子档案应当存储在符合安全要求的载体上，并定期进行备份。电子档案的利用与安全利用电子档案应当遵守国家有关规定，确保电子档案的安全。电子档案的利用应当通过网络平台或者其他安全可靠的方式进行，防止电子档案信息泄露。监督与检查监督检查主体市、区（市）档案行政管理部门应当依法对本行政区域内的档案管理工作进行监督检查。监督检查内容档案行政管理部门监督检查的内容包括：档案管理机构和人员配备情况；档案管理制度的建立和执行情况；档案的收集、整理、保管、利用等情况；电子档案管理情况等。检查方式与处理档案行政管理部门可以采取定期检查、不定期抽查等方式进行监督检查。对违反本办法规定的单位和个人，档案行政管理部门应当责令限期改正；情节严重的，依法给予行政处罚。法律责任单位责任单位违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：1.未按照规定建立档案管理制度的；2.未按照规定收集、整理、保管、利用档案的；3.擅自销毁档案的；4.不按照规定向档案行政管理部门报送档案统计报表的；5.违反电子档案管理规定，造成电子档案信息泄露或者损失的。个人责任个人违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门给予警告，并可以对个人处1000元以下罚款；有违法所得的，没收违法所得；情节严重的，依法给予处分：1.擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；2.涂改、伪造档案的；3.违反档案利用规定，造成档案损失的。附则解释权本办法由威海市档案行政管理部