律师事务所档案管理办法

律师事务所档案管理办法一、总则（一）目的为加强本律师事务所档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，维护档案的完整与安全，充分发挥档案在律师业务及事务所管理中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本律师事务所全体人员及与本所业务相关的各类档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本所档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实完整原则档案应如实反映律师业务活动及事务所管理的实际情况，保证档案内容的真实性和完整性，不得篡改、伪造档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查找、借阅和使用，提高档案利用效率，满足律师业务及事务所管理工作的需要。（四）定义1.档案本办法所称档案，是指本律师事务所在业务活动和管理工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、录音录像等。2.业务档案指律师在承办各类法律事务过程中形成的工作记录、法律文书、证据材料等，是律师业务活动的重要依据。3.文书档案指本所党、政、工、团等组织在工作中形成的各类文件材料，包括请示、报告、通知、会议记录、工作计划与总结等。4.会计档案指本所财务工作中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本所档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全与完整。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复或复制。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源的共享。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高本所人员的档案意识和档案管理水平。8.积极提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对利用情况进行登记和统计。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、初步分类工作，定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门开展档案整理、编目等工作，提供必要的业务支持。3.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的日常保管和安全保密工作。4.及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议。（三）律师职责1.承办法律事务过程中形成的各类文件材料，应及时整理、归档，确保档案的完整与准确。2.严格遵守档案管理规定，不得私自留存、销毁、涂改档案材料。3.在档案利用过程中，应按照规定办理借阅手续，妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业务档案各类诉讼案件档案，包括起诉状、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书等。非诉讼法律事务档案，如法律顾问合同、尽职调查报告、法律意见书、项目谈判记录等。律师参与调解、仲裁等法律活动形成的档案材料。2.文书档案本所制定的各项规章制度、规范性文件。党、政、工、团等组织的工作计划、总结、报告、会议记录等。对外发布的各类公文、函件、通知等。人事档案材料，包括员工入职登记表、劳动合同、考核评价、奖惩记录等（人事档案的管理按照国家有关规定执行，本办法主要针对与业务及事务所管理相关的部分）。3.会计档案原始凭证、记账凭证、账簿、财务报表等会计核算资料。财务审计报告、税务申报资料等。其他与财务工作相关的重要文件材料。（二）收集要求1.各部门及律师应及时将办理完毕的文件材料进行整理，定期移交档案管理部门。一般应在业务办结或文件形成后的[X]个工作日内移交。2.移交的文件材料应齐全完整、真实有效，字迹清晰、格式规范，签字盖章手续完备。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保其可读性和可利用性，并与纸质文件同步移交。（三）整理方法1.业务档案按照案件类别或业务类型进行分类，如民事案件、刑事案件、行政案件、非诉讼业务等。每个案件档案按照案件办理流程进行排列，一般顺序为：案件受理阶段材料、案件办理过程中的各类文书、案件结案材料等。对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明文件名称、日期、页号、备注等信息。装订成册，采用三孔一线或胶装方式，确保文件牢固、整齐。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。先按年度将文件材料分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类。在每类下按照机构或问题进行细分，如办公室文件、业务部门文件、党团工作文件等。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明文件标题、文号、日期、发文机关、页号等信息。装订成册，采用统一的装订方式，保持整齐美观。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。会计凭证按照月份顺序排列，每本凭证应加具封面，注明年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等。会计账簿按照种类分别整理，如总账、明细账、日记账等，每本账簿应加具扉页，注明账簿名称、启用日期、页数、册数等。财务报告按照年度和种类整理，如年度财务报表、中期财务报表等。对各类会计档案进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明档案名称、日期、册数、页数等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境良好。（二）保管期限1.业务档案一般诉讼案件档案保管期限为[X]年，重大、复杂案件档案保管期限为[X]年。非诉讼法律事务档案根据其重要程度和实际需要确定保管期限，一般为[X]年至[X]年不等。2.文书档案永久保管的文书档案主要包括本所制定的重要规章制度、年度工作总结与计划、涉及本所重大权益的文件等。长期保管的文书档案保管期限为[X]年，短期保管的文书档案保管期限为[X]年。3.会计档案会计凭证保管期限为[X]年，会计账簿保管期限为[X]年，财务报告保管期限为[X]年。其他会计档案按照国家有关规定确定保管期限。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、移出等情况，做到账物相符。4.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，发现问题及时处理，并做好清查记录。五、档案的利用（一）利用范围1.本所律师因业务工作需要查阅、借阅档案。2.本所其他工作人员因工作需要查阅与自身工作相关的档案。3.司法机关、行政机关、仲裁机构等因工作需要依法查阅本所档案。4.其他经本所批准的单位或个人查阅档案。（二）利用手续1.本所律师查阅、借阅业务档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、原因、期限等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理。2.本所其他工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，并经档案管理部门负责人批准后办理。3.外单位查阅档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，注明查阅目的、范围等，经本所负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确因工作需要复制的，需经本所同意并办理相关手续。4.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自拆卷。借阅期满后应及时归还档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅或借阅的日期、人员、档案名称、利用目的、归还日期等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关规定和本所档案管理实际情况，制定档案鉴定标准。对已过保管期限且确无保存价值的档案，可进行销毁；对仍有一定保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出鉴定意见，确定哪些档案可以销毁，哪些档案应继续保管。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息，经档案鉴定小组组长签字确认后，报本所负责人批准。（四