高职院校合同管理办法

高职院校合同管理办法一、总则（一）目的为加强高职院校合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、校企合作合同、物资采购合同、工程建设合同、服务外包合同等。（三）基本原则1.依法依规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度。2.公平公正原则：保障学校与合同相对方的合法权益，合同条款应公平合理。3.全面履行原则：合同各方应按照合同约定全面履行各自义务。4.防范风险原则：注重对合同风险的识别、评估和控制，确保学校利益不受损害。（四）管理职责1.学校设立合同管理工作领导小组，由学校领导及相关职能部门负责人组成，负责统筹协调学校合同管理工作，审议重大合同事项。2.学校办公室作为合同管理的牵头部门，负责合同管理的日常工作，包括合同文本的审核、编号、归档等。3.各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等工作，并配合学校办公室做好合同管理相关事宜。4.学校财务部门负责对合同资金的收付进行审核和监督。5.学校审计部门负责对重大合同进行审计监督。二、合同的签订（一）合同起草1.合同起草由业务部门负责，应根据合同内容及相关法律法规，拟定合同条款。合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或产生歧义。2.合同一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。3.涉及知识产权、保密条款等特殊内容的合同，应根据实际情况制定相应条款，明确双方的权利和义务。（二）合同审核1.业务部门起草的合同文本应提交学校办公室进行审核。学校办公室应从合同的合法性、合规性、完整性、严谨性等方面进行审核。2.审核内容包括：合同主体是否合法；合同内容是否符合法律法规和学校政策；合同条款是否公平合理；合同履行的可行性和风险评估等。3.学校办公室审核后，应提出审核意见，反馈给业务部门。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.对于重大合同或涉及金额较大的合同，学校办公室应组织相关职能部门进行会审，必要时可聘请法律顾问参与审核。（三）合同签订1.合同经审核通过后，由学校法定代表人或其授权代表签订。授权代表签订合同的，应出具学校法定代表人的授权委托书。2.签订合同前，业务部门应确保合同相对方具有良好的信誉和履约能力，并对合同相对方的资质、信用等情况进行调查核实。3.合同签订时，应使用学校统一印制的合同文本，并加盖学校合同专用章。合同专用章的使用应严格按照学校印章管理规定执行。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送学校办公室、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）履行要求1.合同各方应按照合同约定全面履行各自义务，确保合同顺利履行。2.业务部门作为合同履行的责任主体，应建立合同履行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。3.在合同履行过程中，如需变更合同内容，应按照合同签订的程序进行审批，并签订书面补充协议。（二）合同付款1.合同付款应严格按照合同约定执行。业务部门应根据合同履行情况，填写付款申请单，经部门负责人审核后，提交学校财务部门。2.学校财务部门应按照财务管理制度对付款申请进行审核，审核无误后办理付款手续。3.对于涉及预付款、进度款、结算款等不同付款阶段的合同，应严格按照合同约定的付款条件和比例进行支付。（三）合同验收1.合同履行完毕后，业务部门应及时组织相关人员对合同标的进行验收。验收内容包括标的的数量、质量、规格、性能等是否符合合同约定。2.验收合格后，业务部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为合同付款和归档的依据。3.如验收不合格，业务部门应及时与合同相对方协商解决，要求其采取补救措施或承担违约责任。四、合同的变更、解除与终止（一）变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同各方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利和义务等。（二）解除1.合同在履行过程中，出现法定或约定的解除情形时，合同一方有权解除合同。解除合同应按照合同签订的程序进行审批，并通知合同相对方。2.解除合同的通知应采用书面形式，明确解除合同的原因、时间等内容。合同解除后，双方应按照法律规定和合同约定办理相关手续。（三）终止1.合同履行完毕、合同解除或因其他原因导致合同终止的，合同各方应按照法律规定和合同约定办理终止手续。2.合同终止后，业务部门应及时清理合同文件、资料等，将相关档案移交学校办公室归档。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.学校各部门应加强合同管理，提高合同风险意识，在合同签订、履行过程中严格按照法律法规和学校规定操作，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在合同履行过程中如发现可能引发纠纷的情况，应及时与合同相对方沟通协商，采取有效措施避免纠纷升级。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，业务部门应及时向学校报告，并负责收集、整理相关证据材料。2.学校办公室应会同业务部门、法律顾问等组成纠纷处理小组，对纠纷进行分析研究，制定处理方案。3.纠纷处理应遵循合法、合理、公平的原则，尽量通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，可根据合同约定或法律规定通过仲裁或诉讼等方式解决。六、合同档案管理（一）归档范围学校办公室负责收集、整理合同签订、履行过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、审核意见、补充协议、付款凭证、验收报告、纠纷处理记录等，并进行归档。（二）归档要求1.合同档案应按照年度、类别等进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.归档文件应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到学校办公室查阅。2.查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。如需复印档案资料，应经学校办公室同意。七、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对学校合同管理情况进行审计监督，重点检查合同签订、履行、变更、解除等环节的合法性、合规性。2.学校办公室应定期对合同管理工作进行检查，及时发现和纠正合同管理中存在的问题。（二）责任追究1.对于在合同管理工作中违反法律法规和学校规定，给学校造成损失的单位