酒店自主采购管理办法

酒店自主采购管理办法一、总则（一）目的为了加强酒店自主采购管理，规范采购行为，确保采购活动的合法性、合理性、规范性和效益性，保障酒店运营的物资供应，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于酒店各部门涉及的所有自主采购活动，包括但不限于食品、饮料、客房用品、办公用品、设备维修配件等物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护酒店利益，杜绝不正当交易。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合酒店运营需求和质量标准。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构酒店设立采购管理委员会，作为采购决策的领导机构。采购管理委员会由酒店总经理担任主任，财务总监、运营总监、行政总厨等相关部门负责人为成员。其职责包括：1.审议和批准酒店采购战略、政策和制度。2.审核年度采购预算和重大采购项目计划。3.对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选择、采购合同签订等。（二）采购执行部门酒店设立采购部，作为采购的执行部门。采购部负责具体采购业务的实施，其职责包括：1.根据酒店各部门需求，编制采购计划和预算。2.开展供应商开发、评估和管理工作，建立供应商档案。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动，选择合适的供应商和采购方式。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库、结算等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。（三）需求部门酒店各部门作为物资需求部门，负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格制定、验收等工作。其职责包括：1.根据本部门业务需要，提前向采购部提交物资采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.协助采购部进行供应商考察和评估，提供技术支持和质量反馈。3.参与采购物资的验收工作，确保所采购物资符合本部门使用要求。（四）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作，其职责包括：1.参与编制采购预算，审核采购资金的使用计划。2.对采购合同进行财务审核，确保合同条款符合财务规定。3.负责采购款项的支付审批，监督采购资金的使用情况。4.进行采购业务的财务核算，定期与采购部核对账目。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部应根据酒店年度经营计划和各部门物资需求预测，于每年年底前编制下一年度采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并详细说明预算编制的依据和理由。3.各部门应配合采购部做好采购预算编制工作，提供准确的物资需求信息和相关数据。（二）预算审批1.采购预算草案编制完成后，由采购部提交采购管理委员会审议。2.采购管理委员会根据酒店经营目标、财务状况等因素，对采购预算草案进行审核和批准。3.经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报采购管理委员会审批。（三）预算执行与监控1.采购部应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保预算执行的准确性和严肃性。2.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.采购部应每月向采购管理委员会汇报采购预算执行情况，包括采购项目完成情况、采购金额、预算执行差异等内容。四、采购流程（一）采购申请1.酒店各部门根据实际业务需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计交货时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交至采购部，采购部对申请内容进行初步审核，审核通过后进入采购流程。（二）采购计划制定1.采购部根据各部门提交的采购申请，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间、采购方式、预计采购金额等内容，并报采购管理委员会审批。（三）供应商选择与管理1.采购部应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购物资的特点和要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察和评估。3.评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。4.采购部根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。5.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格等方面进行考核评价，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。（四）采购方式选择1.根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.对于金额较大、技术复杂、涉及公共利益的采购项目，应采用招标采购方式。3.对于金额较小、采购频率较高、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。4.对于技术复杂、有特殊要求、供应商数量有限的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。5.对于只能从唯一供应商处采购的物资，可采用单一来源采购方式，但应严格履行审批手续。（五）采购实施1.根据确定的采购方式，采购部组织开展采购活动。2.招标采购应按照相关法律法规和酒店规定的程序进行，发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标、确定中标供应商等。3.询价采购应向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，采购部根据报价情况选择最低价成交供应商。4.竞争性谈判采购应与不少于三家供应商进行谈判，通过多轮报价和谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购应与唯一供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。（六）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部应与其签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应提交财务部门进行财务审核，确保合同条款符合财务规定。4.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好合同执行和监督工作。（七）物资验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由需求部门和质量控制部门按照合同要求和质量标准进行验收。3.验收内容包括物资的名称、规格、数量、质量、外观等方面。4.验收合格的物资应及时办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（八）付款结算1.采购物资验收合格后，采购部应根据合同约定，及时办理付款申请手续。2.付款申请应附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经需求部门、采购部、财务部门审核签字后，报酒店总经理审批。3.财务部门根据总经理审批意见，按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、财务风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。2.对于市场风险，应加强市场调研和分析，关注市场动态，合理安排采购计划，避免因市场价格波动等因素造成损失。3.对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择优质供应商，降低供应商违约风险。4.对于质量风险，应加强质量控制，严格验收标准，确保所采购物资的质量符合要求。5.对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性，避免合同纠纷。6.对于财务风险，应加强财务审核和监督，严格控制采购资金的使用，防范资金风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。3.对采购风险应对措施的实施效果进行跟踪和评估，及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。六、监督与检查（一）内部审计监督酒店内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。1.审计部门应制定审计计划，明确审计范围、内容、方法和时间安排。2.通过查阅文件资料、实地走访、问卷调查等方式，对采购活动进行全面审计。3.审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）采购部门自查采购部应定期对本部门的采购工作进行自查，发现问题及时整改。1.建立采购工作自查制度，明确自查内容、方法和频率。2.对采购计划的执行情况、供应商管理情况、采购合同签订与履行情况等进行自查。3.对自查中发现的问题，应及时分析原因，制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，并将整改情况及时报告采购管理委员会。（三）其他监督酒店其他相关部门应根据各自职