门店资金存货管理办法

门店资金存货管理办法一、总则1.目的本办法旨在加强公司门店资金与存货的管理，规范资金使用和存货流转流程，提高资金使用效率，确保存货安全，降低经营风险，保障公司业务的稳健运营，实现公司资产的保值增值。2.适用范围本办法适用于公司旗下所有门店，包括直营店、加盟店等各类经营实体。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保公司的资金和存货管理活动合法合规。安全性原则：保障资金的安全，防止资金被盗用、挪用等情况发生；加强存货管理，降低存货损耗、丢失等风险，确保存货数量准确、质量完好。效益性原则：通过优化资金配置和存货管理流程，提高资金使用效率，减少存货积压，降低运营成本，实现公司经济效益的最大化。准确性原则：资金记录和存货核算必须准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性，为公司决策提供有力依据。二、资金管理1.资金预算管理预算编制各门店应于每年末根据下一年度的经营计划和业务发展目标，编制详细的资金预算。预算内容包括但不限于销售收入、成本费用、采购支出、人员工资、租金及水电费等各项资金收支项目。资金预算应按照季度进行细化分解，明确各季度的资金收支计划，并上报公司总部审核。预算执行与监控门店应严格按照资金预算执行，确保各项资金收支按照计划进行。如遇特殊情况需要调整预算，应提前向公司总部提交书面申请，说明调整原因、调整金额及对整体预算的影响等，经公司总部审批后方可执行。公司总部财务部门定期对各门店的资金预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的偏差，并督促门店采取措施进行纠正。对于预算执行不力的门店，应进行重点关注和跟踪，分析原因并提出改进建议。2.资金收入管理销售收款门店应建立健全销售收款管理制度，明确收款流程和责任。销售人员在销售商品或提供服务时，应及时向客户开具发票，并按照规定的收款方式和期限收取款项。对于现金收款，应严格执行现金管理制度，配备专门的收款人员，做到日清日结，确保现金安全。每日营业终了，收款人员应将当日收取的现金缴存银行，并填写现金缴存单，与银行回单一同交财务人员进行账务处理。对于银行转账收款，应及时将收款信息传递给财务人员，财务人员应在收到款项后及时进行核对和入账，并定期与银行对账单进行核对，确保银行存款账实相符。其他收入门店的其他收入，如租金收入、加盟费收入、违约金收入等，应按照相关合同约定及时收取，并按照财务制度进行核算和管理。对于收到的其他收入款项，应开具相应的收款凭证，并及时入账。财务人员应定期对其他收入进行清理和核对，确保收入的准确性和完整性。3.资金支出管理支出审批门店应建立严格的资金支出审批制度，明确审批流程和审批权限。所有资金支出必须经过审批后方可支付。一般资金支出由门店店长审批；对于金额较大的资金支出（具体金额标准由公司总部根据实际情况确定），应报公司总部相关部门审批，如财务部门、运营部门等。资金支出审批应严格按照规定的审批流程进行，审批人员应认真审核支出的合理性、必要性和合规性，确保资金支出符合公司的财务制度和经营管理要求。采购付款门店采购商品或服务时，应与供应商签订规范的采购合同，明确采购金额、付款方式、付款期限等条款。采购付款应按照合同约定的付款方式和期限进行，财务人员应在审核采购发票、入库单等相关凭证无误后，办理付款手续。对于采用银行转账付款的，应通过公司银行账户进行支付，并确保付款信息准确无误。严格控制预付款项的支付，如因业务需要必须支付预付款项的，应经公司总部审批，并对预付款项的使用情况进行跟踪和监控，确保预付款项的安全和有效使用。费用报销门店员工应按照公司的费用报销制度进行费用报销。费用报销应填写规范的报销单，注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。报销审批应按照规定的审批流程进行，审批人员应认真审核报销凭证的真实性、合法性和合理性，对于不符合规定的报销凭证应予以退回。财务人员应及时对报销凭证进行审核和入账，对于已报销的费用应进行登记和管理，定期进行清理和核对，确保费用报销的准确性和合规性。4.资金风险管理资金安全保障门店应加强资金安全管理，采取必要的安全防范措施，如安装监控设备、配备保险柜等，确保资金存放和使用过程的安全。财务人员应定期对门店的资金进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务人员会同相关人员共同进行，并填写资金盘点表，对盘点结果进行记录和分析。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。资金风险预警公司总部财务部门应建立资金风险预警机制，对各门店的资金状况进行实时监控和分析。通过设定合理的资金风险指标，如现金流量比率、资产负债率、资金周转率等，及时发现潜在的资金风险。当资金风险指标出现异常时，财务部门应及时向门店发出预警通知，并要求门店采取措施进行整改。门店应根据预警通知的要求，分析原因，制定相应的应对措施，并及时上报公司总部。资金应急管理门店应制定资金应急管理预案，以应对突发的资金短缺或其他资金风险事件。应急管理预案应包括应急资金的筹集渠道、应急资金的使用范围、应急处理流程等内容。在遇到资金风险事件时，门店应立即启动应急管理预案，按照规定的流程筹集和使用应急资金，确保门店的正常运营。同时，应及时向公司总部报告事件的情况，寻求公司总部的支持和帮助。三、存货管理1.存货采购管理采购计划制定各门店应根据市场需求预测、销售情况以及库存状况，制定合理的存货采购计划。采购计划应明确采购商品的种类、数量、规格、采购时间等信息。采购计划应结合门店的资金预算和经营目标进行编制，确保采购活动与门店的经营能力相匹配。同时，应充分考虑市场变化因素，预留一定的弹性空间，以应对市场需求的波动。供应商选择与管理建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行综合评估。选择优质的供应商，确保所采购的存货质量可靠、价格合理、供应稳定。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购商品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。加强对供应商的管理和监督，定期对供应商的供货情况进行评估，如发现供应商存在质量问题、交货延迟等情况，应及时采取措施进行处理，如要求供应商整改、更换供应商等。采购过程控制采购人员应严格按照采购计划和采购合同进行采购活动，确保采购过程的合规性和透明度。在采购过程中，应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和交货情况，确保采购任务按时完成。加强对采购过程的监督和管理，防止采购过程中出现舞弊行为。对于采购金额较大的项目，应实行集体决策或招标采购等方式，确保采购价格合理、采购质量可靠。2.存货验收入库管理验收流程存货到货后，门店应组织相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收人员应认真核对存货的数量、规格、型号、质量等信息，确保与采购合同一致。对于验收合格的存货，应及时办理入库手续，填写入库单，并将入库单传递给财务部门进行账务处理。对于验收不合格的存货，应及时与供应商联系，协商处理方式，如退货、换货等，并做好相应的记录。验收记录与档案管理建立存货验收记录档案，详细记录每次存货验收的情况，包括验收时间、验收人员、存货名称、规格、数量、质量状况、验收结果等信息。验收记录档案应妥善保存，以备查阅。定期对存货验收记录进行整理和分析，总结验收过程中存在的问题，提出改进措施，不断完善存货验收入库管理工作。3.存货存储管理存储环境要求根据存货的特性和保管要求，合理安排存货的存储环境。对于易受潮、易变质的存货，应存放在干燥、通风良好的仓库中，并采取相应的防潮、防虫、防霉等措施。对于贵重存货和易燃易爆存货，应设置专门的存储区域，并配备必要的安全防护设施，确保存货的安全存储。库存盘点建立定期库存盘点制度，门店应定期对存货进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点工作应由财务人员会同仓库管理人员等相关人员共同进行，采用实地盘点的方法，对存货的数量、质量等进行逐一核对。盘点结束后，应填写库存盘点表，对盘点结果进行记录和分析。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。对于盘盈的存货，应及时调整账务记录；对于盘亏的存货，应查明原因，属于正常损耗的，经批准后计入当期损益；属于责任人原因造成的，应追究责任人的责任，并要求其赔偿损失。库存预警设定合理的库存预警指标，如安全库存、最高库存、最低库存等。当库存数量接近或超出预警指标时，系统应自动发出预警信号，提醒门店及时采取措施进行处理。门店应根据库存预警信号，及时分析库存状况，采取相应的措施，如补货、促销、调整采购计划等，确保库存水平保持在合理范围内，避免存货积压或缺货现象的发生。4.存货销售管理销售定价门店应根据市场行情、成本费用、竞争对手价格等因素，制定合理的销售价格。销售价格应具有竞争力，同时要确保能够覆盖成本并实现一定的利润目标。建立销售价格调整机制，根据市场变化和成本变动等情况，及时调整销售价格。销售价格调整应经过相关部门的审批，并做好记录和公示工作。销售发货销售部门在接到客户订单后，应及时通知仓库发货。仓库管理人员应根据销售订单的要求，核对存货库存情况，确保有足够的存货可供发货。发货时，应严格按照销售订单的要求进行发货，确保发货数量准确、发货时间及时。发货后，应及时办理出库手续，填写出库单，并将出库单传递给财务部门进行账务处理。销售退回与折让管理对于客户提出的销售退回或折让要求，门店应按照公司的相关规定进行处理。销售退回应在核实原因后，办理退货入库手续，并冲减相应的销售收入和成本；销售折让应根据折让金额，冲减相应的销售收入。销售退回与折让业务应经过严格的审批流程，确保处理过程的合规性和准确性。同时，应做好相关记录，分析销售退回与折让的原因，总结经验教训，不断改进销售管理工作。四、监督与检查1.内部审计监督公司总部定期对各门店的资金和存货管理情况进行内部审计。内部审计人员应按照审计计划和审计程序，对门店的资金预算执行情况、资金收支管理、存货采购、验收入库、存储、销售等环节进行全面审计。内部审计人员应通过查阅相关文件、凭证、报表，实地盘点存货，与相关人员进行访谈等方式，获取审计证据，对门店资金和存货管理的合规性、准确性和有效性进行评价。对于审计过程中发现的问题，内部审计人员应及时提出审计意见和建议，并要求门店限期整改。门店应认真落实审计整改要求，采取有效措施进行整改，并将整改情况及时上报公司总部。2.财务检查公司总部财务部门定期对各门店的财务状况进行检查，重点检查资金管理和存货管理的相关财务指标和账务处理情况。财务检查人员应核对门店的资金收支凭证、存货出入库记录、财务报表等资料，检查资金使用是否合规、存货核算是否准确、财务数据是否真实可靠等。对于财务检查中发现的问题，财务部门应及时下达整改通知，要求门店进行整改。门店应按照整改通知的要求，认真分析问题原因，制定整改措施，确保财务数据的准确性和合规性。3.日常监督门店店长负责对本门店的资金和存货管理进行日常监督，确保各项管