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文档简介

铁塔公司物资管理办法一、总则(一)目的为加强中国铁塔股份有限公司(以下简称“公司”)物资管理,规范物资采购、仓储、使用等环节的行为,保障公司生产经营活动的顺利进行,提高物资使用效益,降低运营成本,特制定本办法。(二)适用范围本办法适用于公司总部及所属分公司、子公司的物资管理活动,包括但不限于通信铁塔、机房配套设施、电力设备、办公设备及用品等各类物资的管理。(三)基本原则1.集中管理原则对公司物资实行集中采购、集中仓储、集中调配,提高物资管理的集约化水平。2.规范流程原则建立健全物资管理流程,明确各环节的职责和操作规范,确保物资管理工作有序进行。3.效益优先原则以提高物资使用效益为核心,优化物资配置,降低采购成本和库存成本,实现公司经济效益最大化。4.监督制衡原则加强物资管理过程中的监督和制衡,防止腐败行为,确保物资管理工作公开、公平、公正。二、管理职责(一)物资管理部门职责1.负责制定和完善公司物资管理办法及相关制度,并组织实施。2.负责编制公司年度物资采购计划,审核分公司、子公司的物资采购计划。3.负责组织实施公司物资的集中采购工作,包括招标、谈判、询价等采购方式的选择和执行。4.负责建立公司物资供应商管理体系,对供应商进行评估、选择、考核和管理。5.负责公司物资的仓储管理工作,包括物资的验收、入库、存储、保管、发放等环节。6.负责公司物资的库存盘点和核算工作,定期编制库存报表,及时掌握库存动态。7.负责公司物资的调配和使用管理工作,根据公司生产经营需要,合理安排物资的调配,提高物资使用效率。8.负责监督检查分公司、子公司的物资管理工作,对发现的问题及时提出整改意见并跟踪落实。(二)需求部门职责1.根据公司生产经营计划,编制本部门的物资需求计划,并报物资管理部门审核。2.负责对本部门使用的物资进行验收、保管和使用,确保物资的安全和合理使用。3.配合物资管理部门做好物资的采购、仓储、调配等工作,及时反馈物资使用过程中的问题和需求。4.协助物资管理部门开展供应商管理工作,提供供应商评价意见。(三)财务部门职责1.负责制定公司物资财务管理办法,规范物资采购、仓储、使用等环节的财务核算。2.负责审核物资采购计划和预算,对物资采购资金进行统筹安排和监督管理。3.负责对物资采购合同进行审核,确保合同条款符合财务规定和公司利益。4.负责物资采购、仓储、使用等环节的财务核算和报表编制工作,定期进行财务分析,为物资管理决策提供依据。5.配合物资管理部门做好物资盘点工作,对盘盈、盘亏物资进行账务处理。(四)审计部门职责1.负责对公司物资管理活动进行审计监督,检查物资管理办法及相关制度的执行情况。2.对物资采购、仓储、使用等环节的内部控制进行评价,发现问题及时提出审计意见和建议。3.参与重大物资采购项目的审计工作,对采购过程的合规性、公正性进行监督。4.对物资管理部门的工作绩效进行审计评价,促进物资管理水平的提高。三、物资采购管理(一)采购计划编制1.各需求部门应根据公司年度生产经营计划和实际工作需要,提前编制本部门的物资需求计划,明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息,并报物资管理部门审核。2.物资管理部门收到需求部门的物资需求计划后,应进行汇总、分析和审核,结合公司库存情况、物资采购周期等因素,编制公司年度物资采购计划。年度物资采购计划应报公司分管领导审批后执行。3.在物资采购计划执行过程中,如因生产经营情况发生变化或其他原因需要调整采购计划的,需求部门应及时向物资管理部门提出申请,物资管理部门审核后报公司分管领导审批。(二)采购方式选择1.公司物资采购应根据物资的性质、金额、市场供应情况等因素,选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、谈判采购、询价采购等。2.招标采购适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的物资采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和公司招标管理办法的规定,组织公开招标或邀请招标。3.谈判采购适用于技术复杂、规格特殊、独家供应或只有少数供应商的物资采购项目。谈判采购应按照公司谈判采购管理办法的规定,组织与供应商进行谈判。4.询价采购适用于金额较小、标准化程度高、市场供应充足的物资采购项目。询价采购应按照公司询价采购管理办法的规定,向多家供应商发出询价函,比较报价后确定供应商。(三)采购流程1.采购申请需求部门根据物资需求计划,填写物资采购申请表,详细说明物资的名称、规格、型号、数量、需求时间、技术要求等信息,并报部门负责人审核。2.采购审批物资采购申请表经需求部门负责人审核后,报物资管理部门审核。物资管理部门审核通过后,报公司分管领导审批。3.采购实施物资管理部门根据采购审批结果,组织实施物资采购工作。对于招标采购项目,应按照招标管理办法的规定,发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作;对于谈判采购项目,应按照谈判采购管理办法的规定,与供应商进行谈判、签订采购合同;对于询价采购项目,应按照询价采购管理办法的规定,向多家供应商发出询价函、比较报价后确定供应商并签订采购合同。4.合同签订物资采购合同应按照公司合同管理办法的规定,由物资管理部门与供应商签订。合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。5.合同执行物资管理部门应按照采购合同的约定,及时跟踪供应商的交货情况,确保物资按时、按质、按量供应。需求部门应配合物资管理部门做好物资的验收工作,对验收合格的物资办理入库手续,对验收不合格的物资及时与供应商协商处理。6.付款结算物资采购款项应按照采购合同的约定和公司财务管理制度的规定进行支付。物资管理部门应在物资验收合格后,及时向财务部门提交付款申请,财务部门审核后办理付款手续。(四)供应商管理1.建立供应商准入制度物资管理部门应建立供应商准入标准,对申请成为公司供应商的企业进行资质审查和实地考察,确保供应商具备良好的商业信誉、生产能力、质量保证能力和售后服务能力。2.供应商评估与选择物资管理部门应定期对供应商进行评估,评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果,对供应商进行分类管理,选择优质供应商作为公司的合作伙伴。3.供应商考核与淘汰物资管理部门应建立供应商考核机制,对供应商的供货情况进行定期考核。对于考核不合格的供应商,应及时提出整改意见,如整改后仍不符合要求的,应予以淘汰。4.供应商信息管理物资管理部门应建立供应商信息档案,记录供应商的基本信息、资质证明、评估结果、合作历史等内容。供应商信息档案应定期更新,确保信息的准确性和完整性。四、物资仓储管理(一)仓库规划与建设1.物资管理部门应根据公司物资存储需求,合理规划仓库布局,设置不同类型物资的存储区域,确保物资分类存放、便于管理。2.仓库建设应符合国家有关消防安全、环境保护等法律法规的要求,配备必要的消防设施、通风设备、防潮设备等,确保物资存储安全。(二)物资验收1.物资到货后,仓库管理人员应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。2.验收人员应按照采购合同和相关标准的要求,对物资进行逐一核对和检验。对于验收合格的物资,应办理入库手续;对于验收不合格的物资,应及时通知物资管理部门和供应商,协商处理办法。(三)物资入库1.物资验收合格后,仓库管理人员应按照物资的类别、规格、型号等信息,将物资准确无误地存放到相应的存储区域,并做好物资入库记录。2.物资入库记录应包括物资的名称、规格、型号、数量、到货日期、供应商名称等信息,确保物资入库信息的准确性和完整性。(四)物资存储1.仓库管理人员应按照物资的特性和存储要求,对物资进行科学合理的存储。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资,应设置专门的存储区域,并采取相应的安全防护措施。2.仓库应定期进行盘点和清理,及时清理过期、变质、损坏等物资,确保物资存储质量。3.仓库应建立物资保管制度,明确仓库管理人员的职责和工作流程,确保物资保管安全。(五)物资发放1.需求部门应根据工作需要,填写物资领用申请表,经部门负责人审核后,报物资管理部门审批。2.物资管理部门审批通过后,仓库管理人员应按照物资领用申请表的要求,及时发放物资,并做好物资发放记录。3.物资发放记录应包括物资的名称、规格、型号、数量、领用日期、领用部门等信息,确保物资发放信息的准确性和完整性。(六)库存盘点1.物资管理部门应定期组织仓库库存盘点工作,确保账实相符。库存盘点分为定期盘点和不定期盘点。2.定期盘点应每年至少进行一次,由物资管理部门组织,仓库管理人员、财务人员等相关人员参加。不定期盘点由物资管理部门根据工作需要随时组织。3.库存盘点结束后,应编制库存盘点报告,对盘点结果进行分析和总结。对于盘盈、盘亏物资,应查明原因,按照公司相关规定进行处理。五、物资使用管理(一)使用计划制定需求部门应根据公司生产经营计划和实际工作需要,制定本部门的物资使用计划,并报物资管理部门审核。物资使用计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、使用时间等信息。(二)使用过程监督物资管理部门应加强对物资使用过程的监督检查,定期对需求部门的物资使用情况进行抽查,确保物资使用合理、合规。需求部门应配合物资管理部门的监督检查工作,如实提供物资使用情况的相关资料。(三)废旧物资管理1.需求部门应及时清理本部门的废旧物资,并将废旧物资交物资管理部门统一处理。2.物资管理部门应建立废旧物资管理制度,对废旧物资进行分类管理和回收利用。对于可回收利用的废旧物资,应组织进行回收处理;对于不可回收利用的废旧物资,应按照国家有关规定进行妥善处置。3.废旧物资处理收入应按照公司财务管理制度的规定进行核算和管理,纳入公司统一财务核算。六、物资信息化管理(一)物资管理信息系统建设公司应建立物资管理信息系统,实现物资采购、仓储、使用等环节的信息化管理。物资管理信息系统应具备物资需求计划管理、采购管理、供应商管理、库存管理、物资发放管理、废旧物资管理等功能模块,提高物资管理工作的效率和准确性。(二)数据维护与管理物资管理部门应指定专人负责物资管理信息系统的数据维护和管理工作,确保系统数据的及时、准确、完整。定期对系统数据进行备份,防止数据丢失。(三)信息共享与应用物资管理信息系统应与公司其他相关信息系统进行集成,实现信息共享。各部门应充分利用物资管理信息系统提供的信息,及时掌握物资动态,提高工作协同效率。七、监督与考核(一)监督检查1.公司审计部门应定期对物资管理工作进行审计监督,检查物资管理办法及相关制度的执行情况,发现问题及时提出审计意见和建议。2.物资管理部门应加强对分公司、子公司物资管理工作的监督检查,定期对其物资采购、仓储、使用等环节进行抽查,确保物资管理工作规范、有序。(二)

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