采购合同管理办法大学

采购合同管理办法大学一、总则（一）目的为加强学校采购合同管理，规范采购行为，维护学校合法权益，防范采购风险，提高采购效益，根据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中签订的采购合同。（三）基本原则1.依法依规原则采购合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规和学校规章制度。2.公平公正原则合同双方应遵循公平、公正的原则，明确各自的权利和义务，不得损害国家利益、学校利益和他人合法权益。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.效益优先原则采购合同管理应注重提高采购效益，降低采购成本，保证采购质量。二、采购合同的签订（一）合同签订前的准备1.采购需求调研采购部门应根据学校教学、科研、行政、后勤等工作需要，开展采购需求调研，明确采购项目的技术规格、质量标准、数量、交货时间、交货地点等要求。2.供应商选择采购部门应按照学校相关规定，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择合格的供应商。对供应商的资质、信誉、业绩、生产能力、售后服务等进行综合评估，建立供应商档案。3.合同文本拟定采购部门应根据采购项目的特点和要求，拟定合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同文本应符合国家法律法规和学校规章制度的要求，语言准确、表述清晰、条款完备。（二）合同审批1.采购部门将拟定好的合同文本提交至学校采购管理部门进行初审。采购管理部门对合同文本的合法性、合规性、完整性进行审查，提出初审意见。2.初审通过后，采购部门将合同文本提交至学校法务部门进行合法性审查。法务部门对合同文本的法律条款进行审查，提出法律意见。3.根据采购管理部门和法务部门的审查意见，采购部门对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本经采购部门负责人、学校分管领导审核签字后，报学校校长审批。4.学校校长对合同文本进行最终审批。审批通过的合同文本方可加盖学校公章或合同专用章。（三）合同签订1.合同签订应采用书面形式。合同文本经双方当事人签字（盖章）后生效。2.合同签订过程中，双方当事人应仔细核对合同文本的条款，确保合同内容与双方协商一致的结果相符。如有异议，应及时提出并协商解决。3.合同签订后，采购部门应将合同副本一份交学校财务部门备案，一份交学校档案管理部门存档，一份留存采购部门备查。三、采购合同的履行（一）合同执行跟踪1.采购部门应建立合同执行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和督促。及时掌握供应商的生产进度、交货情况、质量状况等信息，发现问题及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题。2.采购部门应要求供应商按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务。如因特殊原因需要变更交货时间、地点、方式等，供应商应提前通知采购部门，并经采购部门书面同意。3.采购部门应组织相关人员对供应商交付的货物或提供的服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准、验收方式进行，确保货物或服务符合要求。验收合格后，采购部门应出具验收报告。（二）付款管理1.采购部门应按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，采购部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保凭证真实、合法、有效。2.财务部门应根据采购部门提交的付款申请和相关凭证，按照学校财务管理制度的规定办理付款手续。付款时，应严格审核付款金额、付款方式、付款对象等信息，确保付款准确无误。3.如因供应商原因导致合同无法履行或货物质量不符合要求，采购部门应暂停付款，并及时与供应商协商解决问题。待问题解决后，再根据协商结果办理付款手续。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、双方的权利和义务等条款。变更或解除协议签订后，双方应按照协议约定履行各自的义务。3.合同变更或解除后，采购部门应及时将变更或解除情况通知学校财务部门、档案管理部门等相关部门，并办理相关手续。四、采购合同的监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督。重点审查合同的合法性、合规性、效益性，以及合同执行过程中的内部控制情况。2.学校纪检监察部门应加强对采购合同管理工作的监督检查。对采购合同管理过程中的违规违纪行为进行严肃查处，维护学校的利益和形象。3.学校采购管理部门应定期对采购合同的执行情况进行统计分析，总结经验教训，发现问题及时整改。（二）外部监督1.学校应积极配合国家有关部门对采购合同的监督检查。如实提供相关资料和信息，接受国家有关部门的监督和指导。2.学校应建立健全采购合同投诉处理机制。对供应商或其他利害关系人提出的投诉，应及时受理、调查、处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。五、采购合同的档案管理（一）档案收集采购部门应在合同签订后及时将合同副本、相关审批文件、验收报告、发票等资料收集整理，移交学校档案管理部门存档。（二）档案整理档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对采购合同档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料完整、规范、有序。（三）档案保管档案管理部门应妥善保管采购合同档案，确保档案资料的安全。档案保管期限应按照国家法律法规和学校规章制度的要求执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购合同档案的，查阅人应填写查阅申请表，经采购部门负责人或学校分管领导批准后，到档案管理部门查阅。查阅人应遵守档案查阅的相关规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。六、违约责任（一）供应商违约责任1.供应商未按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务的，应承担违约责任。采购部门有权要求供应商按照合同约定继续履行义务，或采取补救措施，并要求供应商赔偿因此给学校造成的损失。2.供应商交付的货物或提供的服务不符合合同约定的质量标准的，采购部门有权要求供应商负责修理、更换、重作、退货等，并要求供应商赔偿因此给学校造成的损失。如供应商拒绝履行上述义务，采购部门有权解除合同，并要求供应商返还已支付的货款及利息，赔偿因此给学校造成的损失。3.供应商擅自变更或解除合同的，应承担违约责任。采购部门有权要求供应商继续履行合同，或采取补救措施，并要求供应商赔偿因此给学校造成的损失。（二）学校违约责任1.学校未按照合同约定的时间、方式支付货款的，应承担违约责任。供应商有权要求学校按照合同约定支付货款及利息，并赔偿因此给供应商造成的损失。2.学校擅自变更或解除合同的，应承担违约责任。供应商有权要求学校继续履行合同，或采取补救措施，并要求学校赔偿因此给供应商造成的损失。七、争议解决（一）协商解决合同双方在履行合同过程中发生争议的，应首先通过协商解决。双方应本着友好、合作的态度，积极沟通协商，寻求解决争议的最佳方案。（二）仲裁或诉讼如双方协商不成，可根据合同约定的仲裁条款或向有