采购内勤合同管理办法

采购内勤合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购内勤合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司采购内勤涉及的各类采购合同管理，包括但不限于物资采购合同、服务采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同管理应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同合法有效。2.风险防控原则：强化合同风险识别、评估与应对，保障公司利益不受损害。3.统一管理原则：采购内勤合同实行统一归口管理，确保合同管理的规范性和一致性。4.协作配合原则：各部门应密切协作，共同做好合同管理工作。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.采购需求部门提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.采购内勤对采购申请进行审核，确认采购需求的合理性和必要性。3.采购内勤根据采购需求，寻找合适的供应商，并进行询价、比价、议价等工作。4.确定供应商后，采购内勤起草合同文本，明确双方的权利义务、合同价款、交货时间、质量标准、验收方式等条款。5.合同文本起草完成后，采购内勤提交给采购部门负责人、法务部门、财务部门等相关部门进行审核。6.各相关部门对合同文本进行审核，提出修改意见和建议。采购内勤根据审核意见对合同文本进行修改完善。7.合同文本审核通过后，采购内勤与供应商签订合同，并加盖公司合同专用章。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：确保供应商具有合法的经营资质和履约能力。2.合同条款明确：合同条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义条款。3.合同价款约定：明确合同价款的计算方式、支付方式和时间等。4.质量标准约定：明确采购物资或服务的质量标准和验收方式。5.违约责任约定：明确双方的违约责任，以保障合同的顺利履行。6.争议解决方式约定：明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。三、合同履行管理（一）合同执行跟踪1.采购内勤负责对合同履行情况进行跟踪，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等。2.建立合同履行台账，记录合同的签订时间、履行期限、交货时间、付款情况等信息。3.定期与供应商沟通，了解合同履行过程中存在的问题，并及时协调解决。（二）交货验收管理1.供应商交货前，应提前通知采购内勤。采购内勤组织相关部门进行验收准备工作。2.验收人员按照合同约定的质量标准对采购物资或服务进行验收。验收合格后，填写验收报告。3.如发现采购物资或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收人员应及时通知供应商，并要求其限期整改或退换货。4.供应商整改或退换货后，采购内勤应组织再次验收，直至验收合格为止。（三）付款管理1.采购内勤根据合同约定的付款方式和时间，及时向财务部门提交付款申请。2.财务部门对付款申请进行审核，确认无误后按照公司财务制度进行付款。3.付款过程中，采购内勤应跟踪付款进度，确保供应商按时收到款项。四、合同变更管理（一）变更情形1.因市场变化、采购需求调整等原因，需要对合同的标的、数量、质量、价款等条款进行变更。2.因不可抗力等原因，导致合同无法按照原约定履行，需要对合同进行变更。（二）变更流程1.采购需求部门或供应商提出合同变更申请，说明变更的原因和内容。2.采购内勤对变更申请进行审核，确认变更的必要性和合理性。3.采购内勤起草合同变更协议，明确变更的条款和双方的权利义务。4.合同变更协议起草完成后，采购内勤提交给采购部门负责人、法务部门、财务部门等相关部门进行审核。5.各相关部门对合同变更协议进行审核，提出修改意见和建议。采购内勤根据审核意见对合同变更协议进行修改完善。6.合同变更协议审核通过后，采购内勤与供应商签订合同变更协议，并加盖公司合同专用章。（三）变更注意事项1.合同变更应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、生效时间、对原合同的影响等。3.变更协议签订后，应及时通知相关部门，确保各部门了解合同变更情况。五、合同终止管理（一）终止情形1.合同履行完毕，双方的权利义务已经全部实现。2.合同因不可抗力等原因无法履行，双方协商一致解除合同。3.合同一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。（二）终止流程1.采购内勤根据合同终止情形，提出合同终止申请，说明终止的原因和时间。2.采购内勤组织相关部门对合同终止事项进行审核，确认终止的合法性和合理性。3.采购内勤起草合同终止协议，明确双方的权利义务、终止时间、结算方式等条款。4.合同终止协议起草完成后，采购内勤提交给采购部门负责人、法务部门、财务部门等相关部门进行审核。5.各相关部门对合同终止协议进行审核，提出修改意见和建议。采购内勤根据审核意见对合同终止协议进行修改完善。6.合同终止协议审核通过后，采购内勤与供应商签订合同终止协议，并加盖公司合同专用章。（三）终止注意事项1.合同终止前，应确保双方已经履行完毕各自的义务，不存在未结算的款项或纠纷。2.合同终止协议签订后，应及时通知相关部门，做好合同档案的整理和归档工作。六、合同档案管理（一）档案收集1.采购内勤负责收集合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、采购申请、询价报价单、验收报告、付款凭证等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.采购内勤对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号和归档。2.合同档案应包括纸质档案和电子档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。（三）档案保管1.公司设立专门的合同档案室，指定专人负责合同档案的保管工作。2.合同档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保合同档案的安全。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同档案室查阅。2.查阅人员应遵守合同档案室的管理制度，不得擅自涂改、复印、抽取合同档案资料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案资料归还合同档案室，并办理归还手续。七、合同风险管理（一）风险识别1.采购内勤应定期对合同管理过程中的风险进行识别，包括合同签订风险、履行风险、变更风险、终止风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.采购内勤对识别出的合同风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估应建立风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法进行评估。（三）风险应对1.根据风险评估结果，采购内勤制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应具有针对性和可操作性，确保能够有效降低合同风险。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对采购内勤合同管理工作进行监督检查，检查合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性和有效性。2.监督检查应形成书面报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情