软件服务采购管理办法

软件服务采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司软件服务采购行为，加强软件服务采购管理，提高采购效率，保证软件服务质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构软件服务采购活动，包括但不限于软件开发、软件定制、软件测试、软件维护、软件升级、软件技术支持等服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：软件服务采购活动应当遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得歧视任何一方。3.效益优先原则：在保证软件服务质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务发展需要，结合公司信息化建设规划，提出软件服务采购需求。需求应明确软件服务的功能、性能、技术要求、服务期限、服务标准等内容。2.需求提出部门应对需求进行充分论证，确保需求的合理性和必要性，并提交需求论证报告。（二）需求评审1.采购部门收到需求后，组织相关部门和专业人员对需求进行评审。评审内容包括需求的完整性、准确性、可行性、合规性等。2.评审过程中，如发现需求存在问题或不合理之处，应及时与需求提出部门沟通，要求其进行修改和完善。3.需求评审通过后，形成需求评审报告，作为采购文件编制的依据。三、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的软件服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到国家规定的公开招标限额标准的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，接受潜在供应商投标，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的软件服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序进行招标活动。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的软件服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的软件服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应组织单一来源采购小组，与供应商进行协商，在保证采购项目质量和合理价格的前提下，确定成交供应商。单一来源采购小组应将采购过程和结果记录在案，并报公司相关部门备案。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件服务采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确软件服务的技术要求、服务标准、验收标准、付款方式、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，语言严谨规范，避免出现歧义或模糊不清的表述。2.采购文件应根据采购方式和采购项目的特点进行编制，确保采购文件的合理性和有效性。3.采购文件编制过程中，应充分征求相关部门和专业人员的意见，保证采购文件的科学性和公正性。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与软件服务采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况、技术能力、售后服务能力等。2.采购部门应要求供应商提供相关证明材料，并对其进行核实和审查。对于不符合资格要求的供应商，不得允许其参与采购活动。（二）供应商选择与评价1.根据采购项目的需求和特点，采购部门应从资格审查合格的供应商中选择若干家作为潜在供应商，并向其发出采购邀请。2.采购部门应组织相关部门和专业人员对潜在供应商进行综合评价，评价内容包括供应商的技术方案、报价、服务承诺、业绩情况、信誉状况等。评价结果作为确定成交供应商的重要依据。3.采购部门应建立供应商评价档案，对供应商的表现进行记录和评价，作为后续采购活动中选择供应商的参考。（三）供应商管理与监督1.采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括软件服务的内容、价格、服务期限、服务标准、验收方式、付款方式、违约责任等。2.采购部门应加强对供应商的管理和监督，定期对供应商的服务质量进行检查和评估，确保供应商按照合同约定履行义务。对于违反合同约定的供应商，应按照合同约定追究其违约责任。3.采购部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和举报，维护供应商的合法权益。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括合同编号、合同名称、采购项目名称、采购内容、采购金额、服务期限、服务标准、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。3.采购合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款符合法律法规和公司规定的要求，避免出现合同风险。（二）合同履行1.采购部门应按照采购合同的约定，及时向供应商支付款项。付款前，应审核供应商提交的付款申请和相关证明材料，确保付款依据充分、手续齐全。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供软件服务。采购部门应加强对供应商服务质量的监督和检查，及时发现和解决问题。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时通知相关部门和人员。（三）合同验收1.软件服务完成后，采购部门应组织相关部门和专业人员对软件服务进行验收。验收内容包括软件服务的功能、性能、技术要求、服务标准等是否符合采购合同的约定。2.验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员等内容。3.对于验收不合格的软件服务，采购部门应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。整改期间，采购部门有权扣除相应的服务费用。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行归档。归档资料应包括合同副本、采购文件、投标文件、验收报告、付款凭证等。2.合同归档应按照公司档案管理的要求进行分类、编号、装订，确保合同档案的完整性和规范性。3.合同档案应妥善保管，以备查阅和审计。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应建立采购风险识别与评估机制，对软件服务采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别内容包括法律法规风险、市场风险、技术风险、质量风险、信用风险、合同风险等。2.采购部门应根据风险识别的结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用定性与定量相结合的方法，确保评估结果的科学性和准确性。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。对于法律法规风险，应加强对法律法规的学习和研究，确保采购行为合法合规；对于市场风险，应加强市场调研和分析，合理确定采购价格和采购时机；对于技术风险，应加强技术评审和技术管理，确保软件服务的技术可行性和可靠性；对于质量风险，应加强质量控制和验收管理，确保软件服务的质量符合要求；对于信用风险，应加强供应商信用管理，选择信誉良好的供应商；对于合同风险，应加强合同审核和合同管理，确保合同条款合法有效。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决问题，确保风险得到有效控制。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对软件服务采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、采购资金是否合理使用等。2.审计部门