采购销售合同管理办法

采购销售合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购销售合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与供应商、客户之间签订的采购合同和销售合同的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.采购合同签订前，应对供应商的主体资格进行审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件的真实性、有效性。2.销售合同签订前，应对客户的主体资格进行审查，包括客户的营业执照、法定代表人身份证明等相关证件的真实性、有效性。（二）合同条款拟定1.采购合同应明确采购的物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式等条款。2.销售合同应明确销售的物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、售后服务等条款。（三）合同审批1.采购合同和销售合同签订前，应按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程一般包括业务部门负责人审核、财务部门审核、法务部门审核、分管领导审批、总经理审批等环节。2.审批人员应认真审查合同条款的合法性、合规性、合理性，确保合同符合公司利益和法律法规要求。（四）合同签订1.经审批通过的合同，应由合同双方授权代表签字并加盖公章或合同专用章。2.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门和人员，以便各部门和人员了解合同内容，做好合同履行的准备工作。三、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.采购合同签订后，采购部门应根据合同约定制定采购执行计划，明确采购进度、交货时间、验收标准等内容。2.销售合同签订后，销售部门应根据合同约定制定销售执行计划，明确销售进度、交货时间、售后服务等内容。（二）合同履行跟踪1.采购部门应定期跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的生产进度、交货情况等信息，确保供应商按时、按质、按量交货。2.销售部门应定期跟踪销售合同的履行情况，及时掌握客户的付款情况、提货情况等信息，确保客户按时、足额付款。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化等原因需要变更合同条款的，应经合同双方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并按照原合同审批流程进行审批。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如因不可抗力、一方严重违约等原因需要解除合同的，应经合同双方协商一致，并签订书面解除协议。2.解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利义务等条款，并按照原合同审批流程进行审批。四、合同验收管理（一）验收标准制定1.采购合同签订后，采购部门应根据合同约定和相关标准制定验收标准，明确验收的内容、方法、程序等。2.验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保验收结果的客观、公正。（二）验收程序1.采购物资或服务到货后，采购部门应及时通知相关部门和人员进行验收。验收人员应按照验收标准对采购物资或服务进行检验、测试、评估等。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，验收人员应出具不合格报告，并注明不合格原因。（三）验收结果处理1.验收合格的，采购部门应及时办理入库手续，并按照合同约定支付货款。2.验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取措施解决问题。如供应商未能在规定时间内解决问题，采购部门有权按照合同约定扣除相应的货款或追究供应商的违约责任。五、合同付款管理（一）付款审批流程1.采购合同付款前，采购部门应填写付款申请单，注明合同编号、付款金额、付款方式、付款时间等内容，并按照公司规定的审批流程进行审批。2.审批流程一般包括业务部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批、总经理审批等环节。（二）付款方式1.采购合同的付款方式应根据合同约定和双方协商确定，一般包括现金支付、银行转账、支票支付等。2.销售合同的付款方式应根据合同约定和客户实际情况确定，一般包括预收货款、货到付款、分期付款等。（三）付款风险控制1.财务部门应加强对合同付款的审核，确保付款金额、付款方式、付款时间等符合合同约定。2.对于大额合同付款，应实行双人审核制度，确保付款安全。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本、审批文件、变更协议、解除协议、验收报告、付款凭证等相关资料收集齐全，并移交公司档案管理部门。2.档案管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行整理、分类、编号、装订等工作。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。2.档案管理部门应建立合同档案借阅制度，严格控制合同档案的借阅范围和借阅期限。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等内容，并按照公司规定的审批流程进行审批。2.经审批同意后，档案管理部门应按照查阅申请表的要求提供合同档案，并做好查阅记录。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同签订前，合同承办部门应认真审查合同条款，确保合同条款合法、合规、合理，避免合同纠纷的发生。2.合同履行过程中，合同承办部门应加强与对方的沟通与协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时向公司领导汇报，并会同法务部门等相关部门进行调查、分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应明确纠纷的性质、原因、处理方式、处理期限等内容，并按照公司规定的审批流程进行审批。3.经审批同意后，合同承办部门应按照纠纷处理方案的要求，积极与对方协商解决纠纷。如协商不成，可通过仲裁、诉讼等方式解决纠纷。（三）纠纷处理结果跟踪1.合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时将