集团境外居间费管理办法

集团境外居间费管理办法一、总则（一）目的为规范集团境外居间费的管理，防范财务风险，确保公司利益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于集团总部及所属各子公司、分公司涉及境外居间业务及相关费用支付的活动。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国内外法律法规、税收政策及外汇管理规定，确保境外居间费业务的开展合法合规。2.真实性原则：居间业务应真实发生，相关合同、协议等文件应真实、准确、完整地反映业务实质。3.合理性原则：居间费用的支付应与居间业务的性质、难度、工作量及所带来的经济效益相匹配，确保费用合理。4.风险可控原则：加强对境外居间费业务的风险评估与管控，防范潜在风险，保障公司资金安全。二、境外居间业务定义与范围（一）定义境外居间业务是指集团在境外开展经济活动过程中，由居间人向集团提供与境外项目相关的信息、咨询、撮合等服务，促成集团与第三方达成合作或交易，集团按照约定向居间人支付居间费用的业务行为。（二）范围1.境外工程项目的居间服务，包括项目信息提供、合作方引荐、合同谈判协助等。2.境外贸易业务的居间服务，如贸易机会介绍、供应商或客户对接等。3.其他境外投资、合作项目涉及的居间服务。三、境外居间业务流程（一）业务发起1.集团各部门或子公司、分公司在开展境外业务过程中，如有需要居间服务的需求，应填写《境外居间业务申请表》，详细说明业务背景、居间服务内容、预计费用金额、支付方式等信息，并提交至公司业务主管部门。2.业务主管部门对申请表进行初步审核，重点审查业务的必要性、合理性及合规性，审核通过后提交至公司管理层审批。（二）居间人选择1.经公司管理层审批同意开展境外居间业务后，业务主管部门负责组织对居间人的选择。居间人应具备良好的商业信誉、专业资质和丰富的行业经验，熟悉境外相关业务领域。2.业务主管部门通过多种渠道收集居间人信息，如行业推荐、网络搜索、客户介绍等，并对收集到的居间人进行筛选和评估。3.筛选出的居间人应提供相关证明材料，包括营业执照、资质证书、业绩证明、税务登记证等，业务主管部门对其进行真实性审核。4.必要时，业务主管部门可对居间人进行实地考察或背景调查，了解其实际经营状况、专业能力及信誉情况。5.根据筛选和评估结果，确定最终的居间人，并与其签订《境外居间服务合同》。合同应明确双方的权利义务、居间服务内容、费用标准及支付方式、保密条款、违约责任等条款。（三）业务实施1.居间人按照《境外居间服务合同》约定开展居间业务，及时向集团提供与境外项目相关的信息、资料及协助工作。2.集团业务部门应与居间人保持密切沟通，及时了解业务进展情况，对居间人提供的服务进行跟踪和监督，确保其按照合同要求履行义务。3.在居间业务实施过程中，如因客观原因需要变更服务内容或调整费用标准等，双方应协商一致，并签订补充协议。（四）费用结算与支付1.居间业务完成后，居间人应向集团提交《境外居间费结算申请表》，并附上相关业务成果证明材料，如项目合作协议、交易合同、业务往来记录等。2.集团业务部门对居间人提交的结算申请进行审核，重点审查业务完成情况、服务质量、费用金额的合理性等，审核通过后提交至财务部门。3.财务部门对结算申请进行复核，核实相关合同、协议及费用支付条款，确保费用支付符合规定。复核无误后，按照公司资金审批流程进行支付。4.财务部门在支付境外居间费后，应及时进行账务处理，并保存相关凭证和资料，以备审计、税务等部门检查。四、境外居间费管理规定（一）费用标准1.境外居间费的收取标准应根据居间业务的性质、难度、工作量及所带来的经济效益等因素综合确定，确保费用合理、公平。2.费用标准应在《境外居间服务合同》中明确约定，不得擅自变更。如因市场行情变化或其他特殊原因需要调整费用标准，双方应协商一致，并签订补充协议。（二）支付方式1.境外居间费的支付方式应符合国家外汇管理规定及公司资金管理要求，原则上应通过银行转账等合规方式支付。2.在支付境外居间费前，财务部门应审核居间人的收款账户信息，确保收款账户与合同约定一致。3.对于涉及大额居间费支付的情况，应按照公司资金审批流程进行严格审批，确保资金支付安全。（三）税务处理1.集团应按照国家税收法律法规的规定，履行境外居间费支付的代扣代缴义务，及时足额缴纳相关税费。2.财务部门应准确计算应代扣代缴的税费金额，并在支付居间费时代扣代缴。代扣代缴的税费应及时申报缴纳至税务机关，并取得完税凭证。3.居间人应按照国家税收法律法规的规定，自行申报缴纳相关税费，并向集团提供合法有效的税务发票。集团在收到税务发票后，方可进行费用支付。（四）财务核算与监督1.财务部门应按照公司财务管理制度的规定，对境外居间费进行准确的财务核算，确保费用支出真实、合规、合理。2.建立健全境外居间费财务档案管理制度，妥善保存相关合同、协议、结算申请、支付凭证、税务发票等资料，以备查阅和审计。3.公司内部审计部门应定期对境外居间费的管理情况进行审计监督，检查业务流程是否合规、费用支付是否合理、财务核算是否准确等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。五、风险管理与控制（一）风险识别与评估1.业务主管部门应定期对境外居间业务进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、信用风险、法律风险等。2.根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人，确保风险可控。（二）政策风险应对1.关注国内外相关法律法规、税收政策及外汇管理规定的变化，及时调整境外居间业务的操作流程和管理办法，确保业务合规开展。2.加强与政府相关部门的沟通与协调，及时了解政策动态，争取政策支持，降低政策风险对公司业务的影响。（三）市场风险应对1.对境外市场行情进行密切关注和分析，及时掌握市场变化趋势，合理确定居间业务的费用标准和服务内容，避免因市场波动导致公司利益受损。2.在签订《境外居间服务合同》时，可设置合理的价格调整条款或风险分担机制，降低市场风险。（四）信用风险应对1.在选择居间人时，加强对其信用状况的调查和评估，选择信誉良好、实力较强的居间人合作。2.在合同履行过程中，加强对居间人的监督和管理，及时掌握其经营状况和信用变化情况，如发现问题及时采取措施，防范信用风险。（五）法律风险应对1.加强对境外法律法规的学习和研究，确保公司在境外居间业务中的行为合法合规。2.在签订《境外居间服务合同》前，由公司法律顾问对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规要求，避免法律纠纷。3.如发生法律纠纷，应及时聘请专业律师进行处理，维护公司合法权益。六、信息披露与保密（一）信息披露1.集团应按照国家法律法规及监管要求，及时、准确、完整地披露境外居间业务及相关费用支付的信息，确保信息公开透明。2.在公司年度报告、中期报告等定期报告中，应详细披露境外居间业务的开展情况、费用支出情况等信息，接受股东和社会公众的监督。（二）保密1.参与境外居间业务的所有人员应严格遵守公司保密制度，对业务过程中知悉的商业秘密、客户信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。2.《境外居间服务合同》中应明确保密条款，约定双方的保密义务和违约责任，确保公司商业秘密得到有效保护。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对境外居间费的管理情况进行审计监督，检查业务流程是否合规、费用支付是否合理、财务核算是否准确等。2.业务主管部门应加强对境外居间业务的日常管理和监督，及时发现和解决业务过程中存在的问题。（二）外部检查1.积极配合国家相关部门的监督检查