贵州省档案中介管理办法

贵州省档案中介管理办法总则制定目的为加强对贵州省档案中介机构的管理，规范档案中介服务行为，保障档案信息安全，充分发挥档案中介机构在档案管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本省实际，制定本办法。适用范围本办法适用于在贵州省行政区域内从事档案整理、档案数字化、档案评估、档案咨询等档案中介服务活动的机构及其从业人员。基本原则档案中介机构的管理应当遵循依法依规、诚信自律、公平公正、服务优先的原则，确保档案中介服务活动合法、有序、规范开展。机构设立与备案设立条件1.人员要求具有与所从事档案中介服务相适应的专业人员，其中档案专业人员应当具备相应的档案专业知识和技能，熟悉档案法律法规和业务流程。从业人员应当经过专业培训，取得相应的从业资格证书。2.场地要求有固定的办公场所，能够满足档案整理、数字化等服务活动的需要。办公场所应当具备必要的安全防护设施，确保档案的安全保管。3.设备要求配备与档案中介服务相适应的计算机、服务器、存储设备、扫描设备、装订设备等硬件设施。设备应当符合国家和行业标准，能够保证档案处理的质量和效率。4.管理制度要求建立健全档案质量控制制度、保密制度、人员管理制度、业务操作规程等内部管理制度。制定档案安全应急预案，确保在突发情况下能够有效保护档案安全。设立程序1.申请拟设立档案中介机构的，应当向所在地县级以上档案行政管理部门提交书面申请，并提交下列材料：设立申请书，包括机构名称、住所、法定代表人或者负责人姓名、注册资本、经营范围等内容；机构章程或者合伙协议；专业人员名单及其资格证书；办公场所证明；设备清单；内部管理制度文本。2.受理与审查县级以上档案行政管理部门收到申请材料后，应当对申请材料进行审查。申请材料齐全、符合法定形式的，应当予以受理；申请材料不齐全或者不符合法定形式的，应当当场或者在5个工作日内一次性告知申请人需要补正的全部内容。档案行政管理部门应当自受理申请之日起20个工作日内进行实地考察和审核，对符合设立条件的，予以批准；对不符合设立条件的，不予批准，并书面说明理由。3.登记备案经批准设立的档案中介机构，应当自批准之日起30日内，持批准文件向当地工商行政管理部门办理注册登记手续，并将营业执照副本复印件报送所在地县级以上档案行政管理部门备案。业务规范档案整理1.整理原则档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照国家和行业标准，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.整理流程接收档案：与委托方签订档案整理合同，明确双方权利义务，按照合同约定接收档案。清点核对：对接收的档案进行清点核对，确保档案数量准确、完整。整理操作：根据档案整理原则和流程，对档案进行分类、编号、编目、装订等操作。质量检查：整理完成后，进行质量检查，确保档案整理质量符合要求。成果交付：将整理好的档案及相关整理成果交付委托方，并办理交接手续。档案数字化1.数字化要求档案数字化应当遵循国家和行业标准，确保数字化档案的质量和安全。采用可靠的数字化设备和软件，保证数字化过程的准确性和完整性。2.数字化流程项目策划：根据委托方需求，制定档案数字化项目方案，明确数字化范围、质量要求、进度安排等。数据采集：按照数字化要求，对档案进行扫描、录入等数据采集工作。图像处理：对采集到的图像进行去污、裁剪、纠偏等图像处理，提高图像质量。数据挂接：将数字化后的档案数据与原档案目录进行挂接，确保数据的关联性。存储管理：对数字化档案数据进行安全存储，建立备份机制，防止数据丢失。质量检测：对数字化档案进行质量检测，确保数字化成果符合要求。成果交付：将数字化档案及相关成果交付委托方，并提供技术支持和培训。档案评估1.评估原则档案评估应当遵循客观、公正、科学的原则，依据相关标准和规范进行评估。评估人员应当具备相应的专业知识和经验，确保评估结果的真实性和可靠性。2.评估流程签订合同：与委托方签订档案评估合同，明确评估目的、范围、标准等。组建团队：组建评估团队，明确团队成员职责。资料收集：收集与评估相关的档案资料、文件、数据等。现场勘查：对档案保管场所、设施设备等进行现场勘查。评估分析：根据评估标准和收集的资料，对档案的完整性、准确性、系统性、安全性等进行评估分析。撰写报告：撰写档案评估报告，提出评估结论和建议。报告审核：对评估报告进行审核，确保报告质量。报告交付：将评估报告交付委托方，并进行沟通解释。档案咨询1.咨询原则档案咨询应当以提供准确、专业、实用的信息为原则，为委托方提供优质的咨询服务。咨询人员应当熟悉档案法律法规和业务知识，能够解答委托方的疑问。2.咨询流程受理咨询：通过电话、邮件、现场等方式受理委托方的档案咨询。问题分析：对咨询问题进行分析，明确问题核心和关键。查阅资料：查阅相关档案资料、法律法规、政策文件等，获取准确信息。解答回复：根据查阅的资料和分析结果，为委托方提供准确、详细的解答回复。跟踪反馈：对委托方咨询问题的解决情况进行跟踪反馈，确保问题得到妥善解决。人员管理人员资质1.档案中介机构从业人员应当具备相应的档案专业知识和技能，取得档案专业技术资格证书或者经过档案行政管理部门认可的专业培训，并获得相应的结业证书。2.从事档案数字化工作的人员，应当熟悉数字化设备操作和图像处理技术，具备一定的计算机知识和技能。人员培训1.档案中介机构应当定期组织从业人员参加业务培训，不断提高从业人员的业务水平和综合素质。2.培训内容应当包括档案法律法规、业务知识、职业道德等方面，培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。人员考核1.档案中介机构应当建立从业人员考核制度，对从业人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核。2.考核结果应当作为从业人员薪酬调整、晋升、奖励等的重要依据。人员档案管理1.档案中介机构应当建立从业人员档案，记录从业人员的基本信息、培训情况、考核结果、奖惩情况等。2.从业人员档案应当妥善保管，确保档案信息的安全和完整。监督管理监督检查1.县级以上档案行政管理部门应当加强对档案中介机构的监督检查，定期或者不定期对档案中介机构的服务质量、内部管理、人员资质等情况进行检查。2.监督检查可以采取现场检查、查阅资料、询问当事人等方式进行。档案中介机构应当积极配合监督检查工作，如实提供有关情况和资料。投诉举报处理1.档案行政管理部门应当建立档案中介机构投诉举报制度，受理对档案中介机构违法违规行为的投诉举报。2.对投诉举报事项，档案行政管理部门应当及时进行调查处理，并将处理结果告知投诉举报人。违法违规处理1.档案中介机构违反本办法规定的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，处1000元以上1万元以下的罚款；情节严重的，吊销其档案中介服务资质证书。2.档案中介机构从业人员违反本办法规定的，由档案中介机构予以批评教育、警告；情节严重的，予以辞退，并由县级以上档案行政管理部门取消其从业资格。3.档案中介机构及其从业人员在档案中介服务活动中违反档案法律法规的，依法追究法律责任。档案安全与保密安全管理1.档案中介机构应当建立健全档案安全管理制度，加强对档案整理、数字化、评估、咨询等服务活动中档案安全的管理。2.档案中介机构应当配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。3.档案中介机构应当制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保在突发情况下能够有效保护档案安全。保密管理1.档案中介机构应当建立严格的保密制度，加强对从业人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。2.档案中介机构