办公耗材控制管理办法

办公耗材控制管理办法一、总则（一）目的为加强公司办公耗材的管理，规范办公耗材的采购、使用、库存等环节，降低办公成本，提高办公效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门办公耗材的控制与管理。（三）基本原则1.节约原则：倡导节约使用办公耗材，杜绝浪费。2.合理配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公耗材，避免积压和短缺。3.规范管理原则：严格按照规定的流程和标准进行办公耗材的管理，确保管理工作的规范化、制度化。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定办公耗材的采购计划，根据各部门的需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.负责办公耗材供应商的选择、评估和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。3.负责办公耗材的采购、验收、入库、发放和库存管理工作，确保办公耗材的质量和供应及时性。4.定期对办公耗材的使用情况进行统计和分析，向公司领导汇报办公耗材的消耗情况和成本控制情况。（二）各部门1.负责本部门办公耗材需求的申报，根据工作实际需要，合理提出办公耗材的采购申请。2.负责本部门办公耗材的领用和使用管理，指定专人负责办公耗材的领取和发放，严格按照规定的用途使用办公耗材，杜绝浪费。3.配合行政部门做好办公耗材的盘点工作，如实提供本部门办公耗材的使用情况和库存情况。（三）财务部门1.负责审核办公耗材的采购预算和费用报销，确保办公耗材的采购费用符合公司财务制度的规定。2.定期对办公耗材的成本进行核算和分析，为公司领导提供办公耗材成本控制的决策依据。三、采购管理（一）采购计划的制定1.各部门应于每月[具体日期]前，将本部门下月办公耗材的需求计划报行政部门。需求计划应详细列出办公耗材的名称、规格、型号、数量等信息。2.行政部门根据各部门的需求计划和库存情况，编制办公耗材采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。3.采购计划经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导根据公司的实际情况和预算安排，对采购计划进行审批。（二）供应商的选择与管理1.行政部门应建立办公耗材供应商档案，对供应商的基本情况、产品质量、价格、售后服务等进行记录。2.行政部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，选择优质供应商作为长期合作伙伴。3.行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等内容。采购合同应报公司财务部门备案。（三）采购流程1.行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期等内容。2.供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产和发货。行政部门应跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时交货。3.办公耗材到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的名称、规格、型号、数量、质量等方面。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商联系，要求供应商更换或退货。四、库存管理（一）入库管理1.办公耗材到货后，行政部门仓库管理人员应根据采购订单和验收报告，对办公耗材进行入库登记。入库登记应包括办公耗材的名称、规格、型号、数量、到货日期、供应商等信息。2.仓库管理人员应将入库的办公耗材按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于管理和查找。（二）库存盘点1.行政部门应定期对办公耗材进行库存盘点，盘点周期为[具体周期]。库存盘点应做到账实相符，确保库存数量的准确性。2.库存盘点结束后，仓库管理人员应编制库存盘点报告，报告内容包括库存盘点的时间、范围、结果等信息。库存盘点报告经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。3.如发现库存数量与账面数量不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。如属于盘盈，应及时调整库存账目；如属于盘亏，应查明原因，追究相关人员的责任。（三）库存控制1.行政部门应根据办公耗材的使用情况和库存周转率，合理控制办公耗材的库存数量。库存数量应保持在合理的水平，既不能过多造成积压，也不能过少影响正常工作。2.对于库存积压的办公耗材，行政部门应及时与相关部门沟通，采取促销、调剂等方式进行处理，减少库存积压。五、使用管理（一）领用管理1.各部门应指定专人负责办公耗材的领用，领用人员应填写办公耗材领用申请表，注明领用办公耗材的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.办公耗材领用申请表经部门负责人审批后，到行政部门仓库领取办公耗材。仓库管理人员应根据审批后的领用申请表，发放办公耗材，并做好发放记录。发放记录应包括领用日期、领用部门、领用人员、办公耗材名称、规格、型号、数量等信息。（二）使用管理1.各部门应教育本部门员工节约使用办公耗材，避免浪费。员工应按照规定的用途使用办公耗材，不得擅自改变用途或挪作他用。2.对于可重复使用的办公耗材，如纸张、墨盒等，应提倡双面使用和合理使用，减少浪费。3.各部门应定期对本部门办公耗材的使用情况进行统计和分析，及时发现和解决存在的问题，提高办公耗材的使用效率。六、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对各部门办公耗材的采购、使用、库存等情况进行监督检查，确保办公耗材的管理工作符合本办法的规定。2.监督检查内容包括采购计划的执行情况、供应商的管理情况、库存盘点情况、办公耗材的领用和使用情况等方面。（二）考核评价1.公司将对各部门办公耗材的管理工作进行考核评价，考核评价结果作为部门绩效考核的重要依据。2.考核评价内容包括办公耗材的节约情况、采购成本控制情况、库