公路养护档案管理办法

公路养护档案管理办法一、总则1.1目的为加强公路养护档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公路养护工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于本公司所负责的公路养护项目档案的管理，包括公路日常巡查记录、养护工程资料、设备管理档案、物资采购与消耗记录等各类与公路养护相关的文件资料。1.3基本原则公路养护档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、规范性和安全性的原则。确保档案内容真实反映公路养护工作实际情况，涵盖工作全过程，分类科学、排列有序，符合行业规范要求，同时保障档案实体和信息的安全。二、档案管理职责2.1档案管理部门职责1.负责制定和完善公路养护档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作，对归档文件的质量进行检查。3.集中统一管理公路养护档案，建立档案数据库，实现档案信息的有效存储和检索利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。5.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员和相关业务人员的档案管理意识和技能。2.2各部门职责1.负责本部门公路养护文件资料的收集、整理、初步分类，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案工作，确保档案资料的及时形成和完整收集，对所移交档案的真实性、完整性负责。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、利用等工作，积极提供相关档案信息。三、档案收集3.1收集范围1.公路日常巡查档案：包括巡查计划、巡查记录、巡查报告、路况照片及视频等，反映公路每日的运行状况。2.养护工程档案：涵盖养护工程立项文件、设计图纸、施工方案、招投标文件、合同协议、工程变更资料、施工日志、质量检验报告、竣工验收文件等，记录养护工程从规划到交付使用的全过程。3.设备管理档案：设备购置合同、设备台账、设备维修保养记录、设备运行记录、设备报废处置资料等，用于设备全生命周期管理。4.物资采购与消耗档案：物资采购计划、采购合同、物资入库单、出库单、物资盘点记录等，反映物资的采购、使用和库存情况。5.应急处置档案：应急预案、应急演练记录、突发事件报告、处置措施及结果等资料，为应对公路突发状况提供参考。6.其他与公路养护相关的文件资料，如上级部门的指示、通知、会议纪要等。3.2收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和范围及时收集各类文件资料，确保档案的完整性和及时性。2.收集的文件资料应原件齐全，如有特殊情况需留存复印件的，应注明原件存放处，并由经手人签字确认。3.对电子文件的收集，应确保其格式通用、内容完整、存储规范，并与纸质文件同步归档。电子文件应采用符合长期保存要求的存储格式，如PDF、TIFF等，并进行备份存储。四、档案整理4.1整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.2分类方法公路养护档案采用年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。1.年度分类：按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别整理。2.保管期限分类：根据文件的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期（15年）、短期（5年）三种保管期限。3.机构（问题）分类：按照公司内部机构设置或业务问题进行分类，如巡查部门档案、养护工程部门档案、设备管理部门档案等，或按照公路养护业务环节分为巡查类、工程类、设备类、物资类等。4.3整理步骤1.装订：对纸质文件进行整理，去除金属物，破损文件应进行修复，采用线装或胶装方式进行装订，确保文件整齐牢固。2.编页号：在文件的右上角或左上角编写页号，空白页不编号，每卷单独编号，页号编写应连续、准确。3.编目：编制卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。卷内目录应打印或用钢笔、中性笔填写，字迹清晰、工整。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止卷号等信息，便于查找和管理。五、档案保管5.1保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.2档案装具采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具存放档案。档案柜应坚固耐用，排列整齐；档案盒应选用无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案。5.3档案存储1.按照档案分类方案，将档案进行上架存放，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明档案的存放位置，方便快速定位档案。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的存储安全和便于检索利用。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。5.4档案保管期限根据国家有关规定和公路养护工作实际，确定各类档案的保管期限。保管期限届满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。5.5档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理和安全检查，确保档案实体安全。2.配备必要的安全防护设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员应严格遵守档案借阅、查阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案利用6.1利用原则遵循保密、规范、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公路养护工作提供及时、有效的档案信息服务。6.2利用方式1.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应办理续借手续。2.查阅：查阅档案可在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自摘抄、复制、涂改、损毁档案。如需摘抄、复制档案，应经档案管理部门负责人批准。3.出具证明：根据工作需要，档案管理部门可依据档案内容为有关单位或个人出具档案证明。出具的档案证明应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期限。6.3利用登记对档案的借阅、查阅、出具证明等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称及数量等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁7.1鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。负责对保管期限届满的档案进行鉴定，提出鉴定意见。7.2鉴定标准根据国家有关规定和公路养护档案的实际情况，从档案的真实性、完整性、准确性、时效性、关联性以及保存价值等方面进行综合鉴定。对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。7.3鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限届满的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对清单中的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出鉴定意见，填写档案鉴定表，注明档案的保管期限、鉴定意见、销毁理由等。3.档案鉴定工作小组将鉴定意见提交公司分管领导审批，经批准后实施销毁。7.4销毁对批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁时间等信息。销毁清册应一