偃师工会文件管理办法

偃师工会文件管理办法一、总则（一）目的为加强偃师工会文件管理，确保文件的规范起草、准确传递、妥善保管和有效利用，提高工会工作效率和质量，依据相关法律法规及行业标准，结合本工会实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于偃师工会机关各部门、所属各基层工会组织在工作中形成的各类文件、资料的管理。（三）文件管理原则1.统一领导、分级负责。工会办公室负责文件管理的统一领导和指导，各部门、基层工会组织负责本部门、本组织文件的具体管理工作。2.规范有序、安全保密。文件的起草、审核、印发、归档等环节应严格按照规定程序进行，确保文件管理规范有序。同时，要高度重视文件的安全保密工作，防止文件泄露、丢失。3.及时高效、方便利用。文件管理应注重时效性，及时处理各类文件，确保文件传递畅通。同时，要建立完善的文件检索和利用机制，方便工作人员查阅和使用文件。二、文件分类与编号（一）文件分类1.上级文件：包括党和国家领导人、上级党委、政府及相关部门下发的与工会工作有关的文件。2.工会文件：本工会制发的各类文件，包括通知、决定、报告、请示、批复、意见等。3.内部资料：工会内部形成的各类资料，如工作计划、总结、统计报表、会议纪要等。4.外来文件：其他单位或组织发送给本工会的文件、信函等。（二）文件编号1.上级文件：沿用上级文件原编号。2.工会文件：采用“年份+序号”的编号方式。例如，2023年第1号文件编号为“偃工发〔2023〕1号”。其中，“偃工发”表示偃师工会文件，“〔2023〕”表示年份，“1号”表示文件序号。3.内部资料：采用“年份+部门代码+序号”的编号方式。例如，2023年办公室第1份内部资料编号为“偃工办〔2023〕01号”。其中，“偃工办”表示偃师工会办公室，“〔2023〕”表示年份，“01号”表示资料序号。部门代码按照工会各部门简称设定，如办公室为“01”，组织宣传部为“02”等。4.外来文件：按照来文单位编号或自行编号进行登记管理。三、文件起草与审核（一）文件起草1.文件起草应根据工作需要和实际情况，明确文件主题、目的、内容和要求。2.起草文件应语言规范、表述准确、逻辑清晰，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和句子。3.文件内容应符合党和国家的法律法规、方针政策，以及工会工作的相关规定和要求。4.涉及多个部门职责的文件，起草部门应主动与相关部门沟通协调，征求意见，确保文件内容全面、准确、可行。（二）文件审核1.工会文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件内容是否符合要求、格式是否规范、语言是否准确等。2.部门负责人审核通过后，将文件提交给工会办公室进行核稿。工会办公室核稿人员应重点审核文件的政策依据、发文程序、格式规范等方面的内容。3.对于重要文件或涉及重大事项的文件，应提交工会领导进行审批。工会领导审批通过后，文件方可印发。四、文件印发（一）印发流程1.文件经审核、审批通过后，由工会办公室负责印发。2.工会办公室应根据文件内容和印发范围，确定文件的印发份数、印发对象等。3.文件印发时，应按照规定格式进行排版，确保文件格式规范、清晰、美观。4.文件印发后，工会办公室应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好文件发放登记工作。（二）印发格式1.工会文件的格式应符合国家公文格式标准和工会系统的相关规定。2.文件标题应准确概括文件主题，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。3.主送机关一般用3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。4.正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。5.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。6.发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。7.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。8.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。五、文件传递与签收（一）文件传递1.工会文件传递应通过内部办公系统、机要通信、专人送达等方式进行，确保文件安全、及时传递。2.对于紧急文件，应优先传递，确保文件能够及时送达相关部门和人员手中。3.文件传递过程中，应做好文件交接记录，明确文件传递时间、传递人、接收人等信息。（二）文件签收1.文件接收人收到文件后，应及时进行签收。签收时，应在文件传递单上签字确认，并注明签收时间。2.对于重要文件或涉及敏感信息的文件，接收人应认真核对文件内容和份数，确保文件完整无误后再行签收。3.文件签收后，接收人应及时将文件按照规定进行处理，如需传阅、存档等，应按照相关程序进行操作。六、文件传阅与办理（一）文件传阅1.工会办公室收到需要传阅的文件后，应按照文件内容和领导批示，确定传阅范围和顺序。2.文件传阅应采用“轮辐式”传阅方式，即由工会办公室将文件送至第一位传阅人，第一位传阅人阅毕后，再将文件依次传递给下一位传阅人，直至传阅完毕。3.传阅人应在文件传阅单上签字注明传阅时间，并及时将文件传递给下一位传阅人。如遇特殊情况不能及时传阅，应向工会办公室说明原因。4.工会办公室应定期对文件传阅情况进行检查和催办，确保文件传阅及时、高效。（二）文件办理1.文件传阅过程中，如有领导批示或办理要求，相关部门应按照批示和要求及时办理，并将办理结果反馈给工会办公室。2.对于需要回复的文件，承办部门应在规定时间内起草回复文件，并按照文件起草与审核程序进行审核、审批后，及时回复发文单位。3.文件办理完毕后，承办部门应将文件及相关办理材料整理归档，以备查阅。七、文件归档与保管（一）文件归档1.各部门、基层工会组织应在文件办理完毕后，及时将文件及相关办理材料整理归档。2.文件归档应按照文件分类和编号顺序进行，确保文件排列整齐、有序。3.归档文件应齐全完整，包括文件正文、附件、领导批示、办理结果等相关材料。（二）文件保管1.工会办公室应设立专门的文件档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等，确保文件安全保管。2.文件档案室应建立完善的档案管理制度，明确档案管理人员职责，定期对档案进行整理、清点和检查，确保档案完好无损。3.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。未经批准，任何人不得查阅、借阅档案。八、文件查阅与借阅（一）文件查阅1.本工会工作人员因工作需要查阅文件时，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，到工会办公室查阅。2.工会办公室档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的文件，并做好查阅登记工作。查阅人应在指定地点查阅文件，不得擅自将文件带出档案室。3.查阅文件时，查阅人应爱护文件，不得在文件上涂改、圈划、批注等。查阅完毕后，应及时将文件归还档案管理人员。（二）文件借阅1.外单位人员因工作需要借阅本工会文件时，应持单位介绍信或工作证等有效证件，填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅目的、借阅期限等信息，经工会领导批准后，方可借阅。2.工会办公室档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的文件，并与借阅人签订《文件借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅人应按照协议约定的期限归还文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅文件时，借阅人应妥善保管文件，不得转借他人，不得擅自复制、摘录文件内容。如因保管不善造成文件损坏、丢失的，借阅人应承担相应的责任。九、文件保密与销毁（一）文件保密1.工会工作人员应严格遵守文件保密制度，不得泄露文件内容。对于涉及国家秘密、工会工作秘密等敏感信息的文件，应按照相关保密规定进行管理。2.在文件起草、审核、印发、传递、传阅、办理、归档、保管等过程中，应采取必要的保密措施，防止文件泄露。3.对于存储在计算机、移动存储设备等载体上的文件，应设置相应的访问权限和密码，确保文件安全。（二）文件销毁1.对于已失去保存价值的文件，应按照规定进行销毁。文件销毁前，应填写《文件销毁申请表》，注明销毁文件的