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文档简介

公司文件共同管理办法一、总则(一)目的为加强公司文件的规范化管理,确保文件的准确性、完整性和安全性,提高文件的利用效率,促进公司各项工作的顺利开展,特制定本办法。(二)适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成、使用和管理的各类文件。(三)基本原则1.集中统一原则公司文件实行集中统一管理,由专门的文件管理部门负责文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作,确保文件管理的一致性和规范性。2.准确及时原则文件的形成、处理和传递应准确无误,确保文件内容真实、数据准确,并按照规定的时间和程序及时完成各项工作,避免延误。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度,确保文件的安全保密。对涉及公司机密的文件,要采取严格的保密措施,防止文件泄露。4.方便利用原则文件管理应便于查找、借阅和使用,提高文件的利用效率,满足公司各项工作的需要。二、文件分类与编号(一)文件分类1.行政文件包括公司发布的各项规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等行政公文,以及公司行政事务管理中形成的各类文件。2.业务文件与公司业务活动相关的文件,如合同协议、项目计划、业务报表、技术文件、市场调研报告等。3.财务文件涉及公司财务收支、预算决算、审计报告等方面的文件。4.人事文件关于员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、晋升、奖惩等人事管理工作的文件。5.其他文件不属于上述分类的其他文件,如会议纪要、工作简报、宣传资料等。(二)文件编号1.编号规则文件编号采用统一的编码规则,由字母和数字组成,确保文件编号的唯一性和系统性。例如:[公司简称][年份][文件类别代码][顺序号]其中,[公司简称]为公司名称的缩写;[年份]为文件形成的年份,用四位数字表示;[文件类别代码]根据文件分类设置,具体如下:行政文件:XZ业务文件:YW财务文件:CW人事文件:RS其他文件:QT[顺序号]为该类文件的流水号,按照文件形成的先后顺序依次编号。2.编号示例如公司2023年发布的第10号行政文件,编号为:[公司简称]2023XZ010三、文件形成与处理(一)文件起草1.职责分工文件起草由相关部门或人员负责,根据工作需要和公司要求,明确文件的主题、内容、格式等要求。2.起草要求文件内容应符合国家法律法规和公司政策规定,表述准确、清晰、简洁,逻辑严谨。涉及多个部门的文件,起草部门应充分征求相关部门意见,确保文件内容的协调性和可行性。文件格式应符合公司统一规定,包括字体、字号、排版等要求。(二)文件审核1.审核流程文件起草完成后,应提交给相关部门或领导进行审核。审核人员应认真审查文件内容,确保文件质量。一般性文件由部门负责人审核。重要文件或涉及多个部门的文件,需经分管领导审核后,报总经理审批。2.审核内容文件内容是否符合法律法规和公司政策要求。文件表述是否准确、清晰、简洁,逻辑是否严谨。文件格式是否符合公司规定。文件涉及的事项是否与相关部门协调一致。(三)文件签发1.签发权限文件经审核通过后,由相应的领导进行签发。一般性文件由部门负责人签发。重要文件或涉及公司重大事项的文件,由总经理签发。2.签发要求签发人应认真审阅文件内容,对文件的准确性、完整性和合规性负责,并签署明确的意见和姓名、日期。(四)文件印发1.印发流程文件签发后,由文件管理部门按照规定的格式和份数进行印发。印发过程中应确保文件内容准确无误,印刷清晰。2.印发范围根据文件的性质和内容,明确文件的印发范围,确保文件传达给相关部门和人员。(五)文件传阅1.传阅范围对于需要传阅的文件,文件管理部门应根据文件内容和工作需要,确定传阅范围,并按照规定的顺序进行传阅。2.传阅要求传阅人员应在规定时间内完成传阅,并在文件传阅单上签字确认。传阅过程中应注意文件的安全,不得擅自扩大传阅范围或丢失文件。(六)文件承办1.承办职责文件承办部门或人员应按照文件要求,认真组织实施相关工作,并及时将承办情况反馈给文件管理部门。2.承办要求承办部门或人员应明确工作任务和责任,制定具体的工作计划和措施,确保文件要求得到有效落实。承办过程中如发现文件内容存在问题或需要调整,应及时与文件起草部门或相关领导沟通协调。四、文件归档与保管(一)归档范围公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件,均应按照本办法规定进行归档。具体归档范围包括:1.上级机关下发的与公司相关的文件、指示、通知等。2.公司发布的各类文件、规章制度、会议纪要等。3.公司与外部单位签订的合同协议、合作意向书等。4.公司项目计划、方案、报告、总结等业务文件。5.公司财务报表、审计报告、税务资料等财务文件。6.公司人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等人事文件。7.其他具有保存价值的文件。(二)归档时间1.当年形成的文件,一般应在次年上半年完成归档。2.对于一些时效性较强的文件,应及时归档,确保文件的完整性和准确性。(三)归档要求1.整理要求归档文件应进行分类整理,按照文件类别、时间顺序等进行排列,确保文件层次分明。归档文件应齐全完整,对文件的正本、副本、附件等应一并归档。归档文件应保持整洁,字迹清晰,严禁使用铅笔、圆珠笔等书写。2.装订要求归档文件应进行装订,装订应牢固整齐,不掉页、不压字、不损坏文件。(四)保管期限1.永久保管涉及公司重大决策、核心机密、长期历史资料等具有重要保存价值的文件,应永久保管。2.定期保管其他文件根据其重要程度和使用频率,确定保管期限,一般分为3年、5年、10年等。(五)保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房,配备必要的档案保管设备,如档案柜、防火、防潮、防虫等设施,确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管建立电子档案管理系统,对电子文件进行分类存储、备份和管理。电子档案应与纸质档案同步归档,并确保电子档案的真实性、完整性和可读性。五、文件借阅与利用(一)借阅范围公司员工因工作需要,可以借阅公司文件。但涉及公司机密的文件,未经公司领导批准,不得借阅。(二)借阅流程1.借阅申请借阅人应填写《文件借阅申请表》,注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息,并提交给文件管理部门。2.审批流程一般性文件的借阅申请,由部门负责人审批。重要文件或涉及公司机密的文件,需经分管领导审批后,报总经理批准。3.借阅登记文件管理部门根据审批意见,办理文件借阅登记手续,记录借阅人姓名、部门、借阅文件名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。4.文件借阅借阅人凭《文件借阅申请表》和有效证件到文件管理部门领取文件,并在规定时间内归还。(三)借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的文件,不得擅自转借、复印、涂改或丢失文件。2.借阅人应按照规定的时间归还文件,如需延期借阅,应提前办理续借手续。3.借阅人在借阅文件期间,如发现文件有损坏或丢失,应及时向文件管理部门报告,并承担相应的赔偿责任。(四)文件利用1.文件管理部门应积极为公司员工提供文件利用服务,根据工作需要,及时提供相关文件资料。2.公司员工在利用文件时,应遵守公司的相关规定,不得擅自将文件用于非工作目的。六、文件保密与安全(一)保密措施1.加强对文件管理人员的保密教育,提高保密意识,签订保密协议,明确保密责任。2.对涉及公司机密的文件,应采取加密存储、专人保管等措施,严格限制文件的访问权限。3.在文件的传递、使用过程中,应注意保密,避免文件泄露。(二)安全管理1.建立健全文件安全管理制度,加强对档案库房、电子档案管理系统等设施的安全管理,确保文件的安全。2.定期对文件进行清查盘点,及时发现和处理文件保管过程中存在的问题。3.加强对文件管理人员的安全培训,提高安全防范意识,防止因人为因素导致文件安全事故的发生。七、文件清理与销毁(一)清理范围定期对公司文件进行清理,清理范围包括已超过保管期限、失去保存价值或已完成工作使命的文件。(二)清理流程1.清理计划制定文件管理部门根据公司文件保管期限和实际情况,制定文件清理计划,明确清理的范围、时间、方式等。2.清理审核清理计划经公司领导批准后,由文件管理部门组织实施。清理过程中,应认真核对文件,确保清理范围准确无误。3.清理登记对清理出的文件进行登记,记录文件名称、编号、清理原因、清理时间等信息。(三)销毁方式1.纸质文件销毁对于需要销毁的纸质文件,应

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