农村煤炭采购管理办法

农村煤炭采购管理办法一、总则（一）目的为加强农村煤炭采购管理，规范采购行为，确保煤炭质量，保障农村居民冬季取暖及生产生活用能需求，维护农村煤炭市场秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本地区农村范围内煤炭采购活动的组织、实施与监督管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家及地方有关煤炭采购、质量监管、环境保护等方面的法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则把煤炭质量放在首位，优先采购符合环保要求、发热量稳定、硫分等指标达标的煤炭，保障农村居民用能安全和环境质量。3.公平公正原则采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当竞争，确保所有参与采购的供应商享有平等的机会。4.经济合理原则在保证煤炭质量的前提下，通过科学合理的采购方式和管理手段，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划管理（一）需求调研每年秋季，组织相关人员对农村地区煤炭需求进行全面调研。深入各乡村，与基层组织、农户代表等进行沟通，了解不同区域、不同户数的煤炭需求量、预计取暖时长等信息，为制定采购计划提供准确依据。（二）计划制定根据需求调研结果，结合上一年度采购情况及本年度煤炭市场价格走势、供应情况等因素，制定农村煤炭采购年度计划。明确采购总量、分阶段采购量、采购时间节点等内容，并报上级主管部门备案。（三）计划调整如遇特殊情况，如极端天气导致煤炭需求大幅增加、煤炭市场供应出现重大变化等，可对采购计划进行适时调整。调整后的计划需履行相应的审批程序，并及时通知相关部门和供应商。三、供应商管理（一）供应商资质要求1.具有合法有效的营业执照、煤炭经营许可证等相关证照。2.具备稳定的煤炭供应能力，信誉良好，近三年内无重大质量、安全、环保等违法违规记录。3.所供应煤炭应符合国家及地方规定的质量标准，提供质量检验报告。（二）供应商筛选与准入1.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，从众多潜在供应商中筛选出符合资质要求的供应商。2.建立供应商准入制度，对拟准入供应商进行实地考察，评估其生产能力、储存条件、运输能力等情况，确保其具备持续稳定供应合格煤炭的能力。3.将准入供应商名单录入供应商管理数据库，实行动态管理。（三）供应商考核与评价1.定期对供应商进行考核评价，考核内容包括煤炭质量、供应及时性、价格合理性、售后服务等方面。2.建立供应商评价指标体系，设定各项指标的权重，通过量化打分的方式对供应商进行综合评价。3.根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对不符合要求的供应商进行警告、限期整改，直至取消其供应资格。四、采购流程管理（一）采购方式选择根据采购计划和实际情况，选择合适的采购方式。1.对于采购量较大、规格标准统一的煤炭采购项目，优先采用公开招标方式，以确保采购过程的公平公正，降低采购成本。2.对于采购量较小、时间要求紧迫或因特殊原因不适合公开招标的项目，可采用邀请招标、竞争性谈判等方式。（二）招标采购程序1.编制招标文件明确招标项目的技术规格、质量要求、交货时间、地点、付款方式、评标标准等内容。招标文件应符合相关法律法规和行业标准要求，确保公平性和公正性。2.发布招标公告通过政府网站、公共媒体等渠道发布招标公告，公开招标项目的基本信息，吸引潜在供应商参与投标。3.发售招标文件向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。同时，对招标文件的答疑、澄清等事项进行统一管理。4.开标评标按照招标文件规定的时间、地点开标，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，确保评标结果的公正性。5.中标公示与合同签订对中标候选人进行公示，公示期无异议后，与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利义务、煤炭质量标准、价格、交货方式、验收方法、违约责任等条款。（三）非招标采购程序1.邀请招标向符合资质要求的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。其他程序参照招标采购程序进行。2.竞争性谈判成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，并从中确定成交供应商。成交后签订采购合同。3.单一来源采购符合特定情形的，可采用单一来源采购方式，与唯一的供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。单一来源采购应严格履行审批程序，并在采购文件中说明理由。（四）采购合同管理1.合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务、质量检验、物流配送等相关部门备案，确保各部门了解合同主要内容，做好相应准备工作。2.跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求其承担违约责任，直至解除合同。3.合同执行过程中如需变更合同条款，应按照合同约定的程序进行协商，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。五、质量检验管理（一）检验标准严格按照国家及地方有关煤炭质量标准对采购的煤炭进行检验。主要检验指标包括发热量、挥发分、灰分、硫分、全水分等，确保煤炭质量符合农村居民取暖及生产生活用能要求。（二）检验机构选择委托具有资质的第三方质量检验机构对采购煤炭进行检验。检验机构应具备先进的检验设备和专业的技术人员，能够独立、公正地开展检验工作。（三）检验流程1.煤炭到货前，通知质量检验机构做好检验准备工作。2.煤炭到货时，按照规定的抽样方法进行随机抽样，确保样品具有代表性。3.将抽取的样品及时送质量检验机构进行检验，检验机构应在规定时间内出具检验报告。4.采购部门收到检验报告后，如发现煤炭质量不符合标准，应立即通知供应商，要求其采取整改措施或退换货。（四）不合格煤炭处理1.对于检验不合格的煤炭，严禁进入农村市场。采购部门应及时与供应商协商处理方式，要求供应商承担相应的运输、储存等费用。2.供应商应在规定时间内对不合格煤炭进行整改或换货，重新检验合格后方可交付使用。如供应商拒绝处理或多次提供不合格煤炭，应按照合同约定追究其违约责任，直至取消其供应资格。六、运输与配送管理（一）运输方式选择根据煤炭采购量、运输距离、农村道路条件等因素，合理选择运输方式。优先采用公路运输，确保煤炭能够安全、及时、准确地送达农村用户指定地点。对于运输量较大、距离较远的情况，可考虑铁路运输或水路运输与公路运输相结合的方式。（二）运输车辆要求1.运输车辆应具备合法有效的营运资质，定期进行维护保养，确保车辆性能良好，符合安全运输要求。2.运输煤炭的车辆应采取有效的防尘、防漏措施，防止煤炭在运输过程中洒落和扬尘污染环境。（三）配送计划制定根据采购计划和农村煤炭需求分布情况，制定详细的配送计划。明确各批次煤炭的配送时间、地点、数量等信息，合理安排配送路线，提高配送效率。（四）配送过程管理1.建立配送跟踪机制，通过GPS定位、电话查询等方式，实时掌握煤炭运输车辆的位置和行驶状态，确保煤炭按时、安全送达目的地。2.加强对配送人员的管理，要求其严格遵守配送计划和操作规程，做好煤炭的装卸、交接等工作，确保配送过程规范有序。3.如遇恶劣天气等特殊情况影响配送，应及时调整配送计划，并通知相关部门和用户，做好解释说明工作。七、资金管理（一）预算编制根据农村煤炭采购计划，编制详细的采购资金预算。预算应包括煤炭采购费用、运输费用、质量检验费用、合同履约保证金等各项支出，并报上级主管部门审核批准。（二）资金支付1.严格按照采购合同约定的付款方式和时间节点支付资金。采购部门应在收到质量检验合格报告、验收单等相关凭证后，及时提交付款申请，经财务部门审核无误后办理付款手续。2.加强对资金支付的审核监督，确保资金使用安全、合规。严禁超合同约定付款、提前付款或违规支付资金等行为。（三）资金结算1.定期与供应商进行资金结算，核对采购数量、金额等信息，确保结算数据准确无误。2.对于预付款项，应在合同执行完毕后及时进行清算，多退少补。（四）财务审计定期对农村煤炭采购资金的使用情况进行内部审计，检查资金使用是否符合预算安排、合同约定和财务制度要求，发现问题及时整改，确保资金使用效益最大化。八、监督与考核（一）监督机制1.建立健全农村煤炭采购监督机制，成立由采购部门、财务部门、质量检验部门、纪检监察部门等组成的监督小组，对采购活动全过程进行监督。2.加强对采购过程中招投标、合同签订、质量检验、资金支付等关键环节的监督检查，确保采购活动公开、公平、公正，防止违规违纪行为发生。3.设立举报电话和邮箱，接受社会各界对农村煤炭采购活动的监督举报。对举报事项及时进行调查核实，依法依规处理，并将处理结果向社会公开。（二）考核制度1.制定农村煤炭采购工作考核办法，明确考核内容、考核标准、考核方式和考核周期。2.