公章审批使用管理办法

公章审批使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章的审批与使用管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在涉及公司经营管理活动中使用公章的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.审批规范原则：所有公章使用均需经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。3.安全保密原则：确保公章存放安全，使用过程中严格保密，防止公章被盗用、冒用。4.责任明确原则：明确公章使用各环节的责任，对违规使用行为进行严肃追究。（四）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.审批人：指有权对公章使用申请进行审核、批准的人员。3.使用人：指具体负责办理公章使用手续并实际使用公章的人员。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义出具的各类文件、信函、证明、报表等。2.代表公司签署各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.其他需加盖公司公章的事项。（二）合同专用章专门用于签署公司各类合同、协议等经济业务文件。（三）财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。（四）其他专用章根据公司业务需要，经公司批准刻制的具有特定用途的专用章，如发票专用章等，按照相应规定使用。三、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.因业务需要刻制公章的，由需求部门提出书面申请，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息。2.申请经公司法定代表人或授权代表批准后，由公司行政管理部门统一办理刻制手续。3.刻制公章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保公章质量符合国家相关标准。（二）启用1.新刻制的公章经公司行政管理部门验收合格后，填写《公章启用申请表》，注明公章名称、启用日期、使用范围等信息。2.经公司法定代表人或授权代表签字批准后，方可正式启用。3.公章启用后，行政管理部门应及时将公章的启用信息通知相关部门和人员。（三）废止1.公章因磨损、损坏、遗失或其他原因需要废止的，由使用部门提出书面申请，说明废止原因。2.申请经公司法定代表人或授权代表批准后，由行政管理部门负责收回废止公章，并进行妥善保管或销毁。3.公章废止后，行政管理部门应及时将废止信息通知相关部门和人员，并在公司内部发布公告。四、公章的保管（一）保管部门1.公司公章由行政管理部门指定专人负责保管。2.合同专用章由公司合同管理部门指定专人负责保管。3.财务专用章由公司财务部门指定专人负责保管。4.其他专用章由相关业务部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章保管制度。2.公章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，确保存放环境安全、干燥、通风。3.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，不得在未经批准的情况下携带公章外出。4.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，必须办理严格的交接手续，确保公章安全交接。五、公章的审批流程（一）申请1.使用人需填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文号、使用部门、使用时间等信息。2.申请表应附相关文件或资料，如合同草案、文件初稿等。（二）初审1.使用人所在部门负责人对申请事项进行初审，审核申请事由是否合理、文件内容是否准确、完整等。2.初审通过后，部门负责人在申请表上签署意见并签字。（三）审批1.根据申请事项的性质和金额，按照公司规定的审批权限，由相应的审批人进行审批。2.审批人应认真审核申请事项，确保符合法律法规、公司规定及相关业务要求。3.审批通过后，审批人在申请表上签署意见并签字。（四）特殊情况审批对于紧急或特殊情况下需要使用公章的，可由使用人提出书面申请，经所在部门负责人同意后，直接报公司法定代表人或其授权代表批准。六、公章的使用（一）使用场所公章应在公司内部指定的场所使用，不得在公司以外的场所随意使用。如因特殊情况需要在公司外使用公章的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并采取必要的安全措施。（二）使用方式1.公章使用必须由公章保管人员亲自操作，不得委托他人代盖。2.盖章时应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或颠倒。3.盖章后应及时在《公章使用登记表》上登记盖章日期、文件名称、文号、使用部门、使用人等信息。（三）使用监督1.公章保管人员在盖章过程中应接受相关人员的监督，确保盖章行为符合规定。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，公司可安排专人进行现场监督盖章。七、公章使用的风险防范（一）风险识别1.公司应定期对公章使用过程中可能存在的风险进行识别，如公章被盗用、冒用、滥用等风险。2.对识别出的风险，应分析其产生的原因、可能造成的后果及影响范围。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对公章使用风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估应综合考虑风险发生的可能性、影响程度等因素。（三）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如加强公章保管、完善审批流程、加强人员培训等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。八、监督与检查（一）内部监督1.公司行政管理部门负责对公章的审批与使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.检查内容包括公章保管是否安全、审批流程是否规范、使用记录是否完整等。（二）审计监督公司审计部门应定期对公章使用情况进行审计，重点审查公章使用的合法性、合规性及效益性。（三）违规处理1.对于发现的公章使用违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因公章使用违规给公司造成经济损失或其他不