公司物流快递管理办法

公司物流快递管理办法一、总则（一）目的为加强公司物流快递管理，规范物流快递业务流程，提高物流快递服务质量，降低物流快递成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及全体员工在工作中涉及的物流快递业务。（三）基本原则1.遵守法律法规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保物流快递活动合法合规。2.服务质量优先原则：以满足公司业务需求和提高员工满意度为出发点，注重物流快递服务质量的提升。3.成本效益原则：在保证服务质量的前提下，合理控制物流快递成本，提高资源利用效率。4.信息安全原则：加强物流快递信息管理，确保公司及客户信息的安全与保密。二、物流快递业务流程（一）寄件流程1.寄件申请员工因工作需要寄件时，应填写《物流快递寄件申请表》，详细注明寄件人信息、收件人信息、寄件内容、寄件重量及体积等。申请表需经部门负责人审批，审批通过后方可进行寄件操作。2.快递选择根据寄件内容、重量、体积、收件地址及客户要求等因素，综合考虑快递服务质量、价格等，选择合适的快递公司。优先选择与公司签订合作协议的快递公司，以获取更优惠的价格和更好的服务。3.包装与标识寄件人应对寄件物品进行妥善包装，确保物品在运输过程中不受损坏。对于易碎、易损、贵重物品，应采取特殊包装措施，并在包装上标明“易碎品”“贵重物品”等标识。在寄件外包装上清晰标注寄件人姓名、地址、联系电话以及收件人姓名、地址、联系电话等信息。4.交寄与跟踪寄件人将包装好的物品及填写完整的《物流快递寄件申请表》一并交至公司指定的物流快递收发点。收发点工作人员对寄件物品进行核对、称重、计费，并开具快递单号。寄件人可通过快递公司提供的查询渠道，实时跟踪快递运输状态，直至收件人签收。（二）收件流程1.收件登记物流快递收发点工作人员收到快递后，应及时进行登记，记录快递单号、寄件人信息、收件人信息、寄件内容、重量及体积等。2.通知收件人工作人员根据收件人信息，及时通知收件人领取快递。通知方式可采用电话、邮件、短信等。3.收件确认收件人领取快递时，应出示有效身份证件，经工作人员核对无误后，在收件登记表上签字确认。对于重要或贵重物品，收件人需当场检查物品是否完好无损。如发现物品有损坏或缺失，应立即与寄件人联系，并向物流快递收发点工作人员说明情况。4.分发与存档工作人员将收件物品按照收件人所属部门进行分类整理，并及时分发至各部门。对收件相关信息进行存档，保存期限按照公司档案管理规定执行。三、物流快递供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商评估体系，从快递公司的信誉、服务质量、价格水平、网络覆盖范围、运输能力等方面进行综合评估。2.定期收集供应商信息，包括资质证明、业绩报告、客户评价等，作为选择供应商的参考依据。3.通过招标、询价、谈判等方式，选择优质的物流快递供应商，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商考核1.制定供应商考核标准，从服务质量、运输时效、费用结算、信息反馈等方面对供应商进行定期考核。2.每月对供应商的服务质量进行评估，根据考核结果对供应商进行排名。对于排名靠后的供应商，及时与其沟通，要求其限期整改。3.每季度对供应商进行综合评估，对于连续两个季度考核不合格的供应商，终止与其合作关系。（三）供应商沟通与合作1.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的服务情况和市场动态，共同探讨解决合作中出现的问题。2.与供应商保持良好的合作关系，鼓励供应商不断优化服务流程，提高服务质量，为公司提供更优质、高效的物流快递服务。四、物流快递费用管理（一）费用标准1.根据不同的快递重量、体积、收件地址等因素，制定详细的物流快递费用标准。费用标准应定期进行调整，以适应市场变化。2.对于与公司签订合作协议的快递公司，按照协议约定的价格进行结算；对于未签订合作协议的快递公司，按照市场价格进行结算。（二）费用结算1.物流快递收发点工作人员每月定期统计当月的快递费用明细，填写《物流快递费用结算表》，经部门负责人审核后，提交至财务部门。2.财务部门根据《物流快递费用结算表》及快递费用发票，与快递公司进行核对、结算。3.对于因快递延误、丢失、损坏等原因产生的赔偿费用，由责任快递公司承担。财务部门应及时向责任快递公司追偿，并将赔偿款项冲减相应的物流快递费用。（三）费用控制1.各部门应合理控制物流快递费用，尽量选择性价比高的快递服务。对于不必要的快递费用支出，应进行严格审核。2.定期对物流快递费用进行分析，找出费用增长的原因，并采取相应的措施进行控制。如优化快递业务流程、加强与供应商的谈判、提高快递包装利用率等。五、物流快递信息管理（一）信息系统建设1.建立公司物流快递信息管理系统，实现物流快递业务流程的信息化管理。信息管理系统应具备快递单号生成、查询、跟踪、费用结算、统计分析等功能。2.确保物流快递信息管理系统与快递公司的信息系统进行对接，实现信息的实时共享和交换。（二）信息录入与维护1.物流快递收发点工作人员应及时、准确地将寄件和收件信息录入信息管理系统，确保信息的完整性和准确性。2.定期对物流快递信息管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。同时，对系统数据进行定期清理，确保系统运行的稳定性和效率。（三）信息安全管理1.加强物流快递信息安全管理，制定信息安全管理制度和操作规程，明确信息安全责任。2.对涉及公司及客户信息的人员进行严格的权限管理，限制信息的访问范围。3.采取加密、防火墙、入侵检测等技术手段，保障物流快递信息的安全传输和存储。六、物流快递服务质量监督与投诉处理（一）服务质量监督1.建立物流快递服务质量监督机制，定期对物流快递服务质量进行检查和评估。检查内容包括快递运输时效、服务态度、包装完好率等。2.通过客户反馈、问卷调查、现场检查等方式，收集物流快递服务质量方面的信息，及时发现问题并采取措施加以解决。（二）投诉处理1.设立物流快递投诉渠道，包括电话、邮件、在线客服等，方便员工和客户对物流快递服务质量进行投诉。2.接到投诉后，应及时进行记录，并安排专人进行调查处理。在规定的时间内将处理结果反馈