勘察开发合同管理办法

勘察开发合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司勘察开发合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在勘察开发业务活动中所涉及的各类合同，包括但不限于地质勘察合同、矿产资源开发合同、土地开发合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规，符合行业标准和政策要求。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格、经营范围、资质等级、信誉状况等进行审查。2.要求对方提供营业执照副本、资质证书、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应通过工商行政管理部门、信用信息公示系统等渠道查询对方的信用状况，确保对方具有良好的商业信誉和履约能力。（二）合同条款拟定1.合同条款应明确、具体、完整，具备可操作性，避免模糊不清或产生歧义。2.合同应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。3.根据不同类型的勘察开发合同，还应补充相应的特殊条款，如地质勘察合同中的勘察范围、勘察深度、勘察成果要求等；矿产资源开发合同中的开采范围、开采方式、资源储量、安全生产要求等；土地开发合同中的土地用途、开发期限、开发标准、土地交付条件等。（三）合同审批1.合同拟定后，业务部门应填写《合同审批表》，连同合同草案及相关证明材料一并提交审批。2.审批流程如下：业务部门负责人审核，重点审查合同条款是否符合业务要求，合同风险是否可控；法务部门审核，对合同的合法性、合规性进行审查，提出法律意见；财务部门审核，对合同的价款、支付方式、结算周期等财务条款进行审查，评估财务风险；分管领导审批，根据各部门审核意见，对合同进行全面审查，做出审批决定；总经理审批，对于重大合同或涉及金额较大的合同，由总经理进行最终审批。3.审批过程中，如发现合同条款存在问题或风险，审批部门应及时提出修改意见，业务部门应根据意见进行修改完善后重新提交审批。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门与合同对方当事人签订。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用自制合同文本的，应经法务部门审核同意。3.合同签订时，双方当事人应在合同上签字（或盖章），并加盖公司合同专用章。签字（或盖章）应清晰、完整，不得使用传真件、复印件等替代原件签字（或盖章）。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，使参与合同履行的人员熟悉合同条款，明确各自的权利和义务。2.合同交底内容包括合同的主要条款、履行要求、风险防范措施等。3.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。（二）履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。2.跟踪内容包括合同对方的履约情况、我方的履约情况、合同进度、质量验收、款项支付等。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向分管领导汇报，并采取相应的措施进行处理。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等，并按照合同签订的审批流程进行审批。3.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）争议解决1.合同履行过程中如发生争议，业务部门应及时与合同对方协商解决。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。2.如合同约定通过仲裁解决争议的，应按照仲裁程序向仲裁机构申请仲裁；如合同约定通过诉讼解决争议的，应依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.在争议解决期间，双方应继续履行合同中无争议的部分。四、合同结算管理（一）结算依据1.合同结算应以合同约定的价款、结算方式、结算周期等为依据。2.业务部门应在合同履行过程中及时收集、整理相关结算资料，如发票、验收报告、工程量清单等，确保结算资料真实、完整、有效。（二）结算流程1.业务部门根据合同履行情况，填写《合同结算申请表》，连同结算资料一并提交财务部门审核。2.财务部门审核结算资料的真实性、完整性、合法性，以及结算金额是否符合合同约定。审核无误后，在《合同结算申请表》上签署意见，并提交分管领导审批。3.分管领导审批通过后，财务部门按照合同约定的结算方式和支付时间进行款项支付。（三）支付管理1.财务部门应严格按照合同约定的支付方式和支付时间进行款项支付，确保资金安全。2.对于预付款项，应在合同签订后按照合同约定的比例和时间支付；对于进度款项，应根据业务部门提交的进度报告和验收资料进行审核后支付；对于尾款，应在合同履行完毕且验收合格后支付。3.支付款项时，应要求合同对方提供合法有效的发票，并按照财务管理制度进行账务处理。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、审批表、变更协议、结算资料、争议解决文件等相关资料收集整理，并移交公司档案管理部门。2.档案管理部门应对接收的合同档案进行核对、登记，确保档案资料齐全、完整。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.合同档案应按照合同类型、签订时间、项目名称等进行分类，编制档案目录，便于查询和管理。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案库房，确保档案的安全和完整。2.档案管理部门应建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清点，防止档案丢失、损坏、霉变等情况发生。3.对于电子档案，应进行备份存储，并采取必要的安全防护措施，防止数据丢失或泄露。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司建立合同管理监督检查机制，定期对合同管理情况进行检查和评估。2.监督检查内容包括合同签订、履行、结算、档案管理等各个环节，重点检查合同管理制度的执行情况、合同风险防范措施的落实情况等。3.检查方式包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，在合同管理过程中存在过错行为，给公司造成损失的，应依法追究相关人员的责任。2.