扶贫物资采购管理办法

扶贫物资采购管理办法总则目的为了规范扶贫物资采购行为，加强扶贫物资采购管理，确保扶贫物资采购工作公正、公平、公开，提高扶贫物资使用效益，助力贫困地区脱贫攻坚，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司/组织开展的各类扶贫物资采购活动，包括但不限于生产资料、生活物资、教育医疗用品等的采购。基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公正公平原则：采购过程中应秉持公正、公平的态度，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。4.效益优先原则：在保证物资质量的前提下，注重采购成本控制，提高资金使用效益。采购计划管理需求调研1.定期深入贫困地区，与当地政府、扶贫干部、贫困群众等进行沟通交流，了解实际需求。2.结合贫困地区产业发展规划、脱贫攻坚任务要求等，分析确定扶贫物资的种类、数量和规格。计划编制1.根据需求调研结果，由相关部门负责编制扶贫物资采购计划，明确采购项目名称、数量、预算、采购时间等内容。2.采购计划应经公司/组织内部审核，确保其合理性和可行性。审核通过后的采购计划应报上级主管部门备案。计划调整1.在采购执行过程中，如因政策变化、市场波动、实际需求变更等原因，需要调整采购计划的，应按照规定程序进行申请和审批。2.调整后的采购计划应及时通知相关部门和供应商，并做好记录。采购方式选择公开招标1.达到规定金额标准以上的扶贫物资采购项目，原则上应采用公开招标方式。2.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，接受潜在供应商报名，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的扶贫物资采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。供应商管理供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件，包括具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等。2.供应商应提交营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料，经审核合格后，方可进入供应商库。供应商评价1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.评价方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析、用户反馈等多种形式。供应商淘汰1.对于出现下列情形之一的供应商，应予以淘汰：提供虚假资料，骗取准入资格的；产品质量不合格，给扶贫工作造成严重影响的；交货期严重延误，影响扶贫工作进度的；售后服务不到位，用户投诉较多的；违反法律法规或本办法规定的其他情形。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次申请准入。采购合同管理合同签订1.采购项目确定成交供应商后，应及时签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。合同履行1.双方应按照采购合同约定履行各自的义务。供应商应按时、按质、按量提供扶贫物资，采购人应按照合同约定及时支付货款。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，应按照规定程序进行协商和审批，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还货款、返还物资、承担违约责任等。采购验收管理验收准备1.采购人应在采购合同约定的交货时间前，做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案、准备验收工具等。2.验收小组应由采购人代表、专业技术人员、质量管理人员等组成，人数应不少于三人。验收程序1.供应商交货时，应向采购人提供物资的质量证明文件、产品合格证书、发货清单等相关资料。2.验收小组应按照验收方案对扶贫物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对和检验，可采用现场查验、抽样检测、功能测试等方式。3.验收合格的，验收小组应出具验收报告；验收不合格的，应及时通知供应商限期整改或退换货，并做好记录。验收结果处理1.对于验收合格的扶贫物资，采购人应按照合同约定及时办理付款手续。2.对于验收不合格的扶贫物资，采购人应要求供应商限期整改或退换货。供应商在规定期限内未能完成整改或退换货的，采购人有权扣除相应货款，并追究其违约责任。采购资金管理资金预算1.采购部门应根据采购计划编制采购资金预算，明确采购项目所需资金总额、资金来源、支付时间等内容。2.采购资金预算应纳入公司/组织年度预算管理，经审核通过后严格执行。资金支付1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照财务管理制度进行审批，确保资金支付安全、合规。资金监督1.公司/组织财务部门应定期对采购资金使用情况进行监督检查，确保资金专款专用，不得截留、挪用。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购资金使用的真实性、合法性和效益性。档案管理档案收集1.采购部门应负责收集、整理采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案资料的真实性和有效性。档案整理1.对收集到的档案资料应按照类别、时间顺序进行分类整理，编制档案目录，便于查阅和管理。2.档案资料应采用纸质和电子两种形式保存，确保档案信息的安全性和可追溯性。档案保管1.应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全存放。2.档案保管期限应按照国家有关规定执行，期满后经批准方可销毁。档案查阅1.因工作需要查阅档案资料的，应填写档案查阅申请表，经批准后方可查阅。2.查阅档案资料时应在指定地点进行，不得擅自将档案资料带出保管场所，不得涂改、损坏、丢失档案资料。监督与考核内部监督1.公司/组织内部应建立健全采购监督机制，加强对扶贫物资采购活动的全过程监督。2.审计、纪检监察等部门应定期对采购项目进行监督检查，发现问题及时督促整改。外部监督1.积极接受社会监督，主动公开采购信息，畅通投诉举报渠道，及时处理群众反映的问题。2.配合相关部门对扶贫物资采购活动进行监督检查，如实提供有关资料和情况。考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购部门和相关工作人员的采购工作进行考