惠州学院合同管理办法

惠州学院合同管理办法总则第一条目的为加强惠州学院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于惠州学院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同（协议），包括但不限于教学科研、行政管理、后勤服务、校企合作、对外交流等方面的合同。第三条基本原则1.依法依规原则。合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度。2.平等自愿原则。合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则。合同内容应符合公平公正的要求，不得损害学校和对方的合法权益。4.诚实守信原则。合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。第四条管理职责1.学校设立合同管理工作领导小组，负责统筹协调学校合同管理工作，研究解决合同管理中的重大问题。2.学校办公室是合同管理的归口部门，负责合同管理的日常工作，包括合同的审核、编号、归档、统计等。3.各职能部门和二级学院是合同的承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并指定专人负责合同管理。4.学校法律顾问负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和建议。合同的签订第五条合同的起草1.合同承办部门应根据合同内容和要求，指定专人起草合同文本。合同文本应符合法律法规和学校规章制度的要求，条款清晰、内容完整、权利义务明确。2.合同文本涉及专业技术条款的，应征求相关专业部门或专家的意见。第六条合同的审核1.合同承办部门起草的合同文本应提交学校办公室进行审核。学校办公室应重点对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，并提出审核意见。2.涉及重大事项或金额较大的合同，学校办公室应组织相关部门和法律顾问进行会审，并根据会审意见修改完善合同文本。3.合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改，并将修改后的合同文本提交学校领导审批。第七条合同的审批1.合同承办部门应将审核通过的合同文本提交学校领导审批。学校领导应根据合同内容和学校实际情况进行审批，并签署审批意见。2.涉及重大事项或金额较大的合同，应提交学校党委会或校长办公会审议决定。第八条合同的签订1.合同经学校领导审批后，由合同承办部门与对方当事人签订。签订合同应使用学校统一印制的合同文本，并加盖学校公章或合同专用章。2.签订合同的人员应具有相应的授权，不得超越授权范围签订合同。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送学校办公室备案。合同的履行第九条合同履行的责任1.合同承办部门是合同履行的责任主体，负责组织实施合同约定的各项义务，并对合同履行情况进行跟踪检查。2.合同履行过程中，如发生纠纷或争议，合同承办部门应及时采取措施解决，并向学校办公室报告。第十条合同履行的跟踪检查1.学校办公室应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度和存在的问题，并向学校领导报告。2.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行内容、履行进度、付款情况等。第十一条合同款项的支付1.合同款项的支付应按照合同约定的方式和时间进行。合同承办部门应根据合同履行情况，填写付款申请单，经相关部门审核后，提交学校财务部门办理付款手续。2.学校财务部门应严格按照合同约定和财务制度审核付款申请单，对不符合规定的付款申请单不予办理付款手续。合同的变更、解除和终止第十二条合同的变更1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本送学校办公室备案。第十三条合同的解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面解除协议。2.解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。解除协议签订后，合同承办部门应及时将解除协议副本送学校办公室备案。第十四条合同的终止1.合同履行完毕或出现法定或约定的终止情形，合同即行终止。合同终止后，合同承办部门应及时清理合同履行情况，办理相关手续。2.合同终止后，合同承办部门应将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管。合同的纠纷处理第十五条纠纷处理原则1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时采取措施解决，尽量通过协商、调解等方式解决纠纷，维护学校合法权益。2.如协商、调解不成，合同承办部门应及时向学校办公室报告，并根据学校法律顾问的意见，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。第十六条纠纷处理程序1.合同承办部门应收集、整理与合同纠纷有关的证据材料，包括合同文本、履行记录、往来函件、会议纪要等，并及时提交学校办公室。2.学校办公室应组织相关部门和法律顾问对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案，并报学校领导审批。3.合同承办部门应按照学校领导审批的纠纷处理方案，与对方当事人进行协商、调解或仲裁、诉讼等活动，并及时向学校办公室报告纠纷处理进展情况。合同的档案管理第十七条档案管理职责1.学校办公室负责合同档案的统一管理，制定合同档案管理制度，明确档案管理人员的职责。2.合同承办部门负责本部门合同档案的收集、整理、归档工作，并按照学校办公室的要求及时移交合同档案。第十八条档案收集与整理1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料收集齐全，并按照合同编号顺序进行整理。2.合同文本及相关资料应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、履行记录等。第十九条档案归档与保管1.合同承办部门应在合同履行完毕或终止后[具体时间]内，将整理好的合同档案移交学校办公室归档。2.学校办公室应按照档案管理的有关规定，对合同档案进行分类、编号、装订，并妥善保管。合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。第二十条档案查阅与利用1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到学校办公室查阅。2.查阅人员应遵守档案查阅制度，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。如需复制合同档案，应经学校办公室负责人批准。监督检查与责任追究第二十一条监督检查1.学校办公室应定期对合同管理工作进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、解除、终止等环节的合法性、合规性和完整性。2.各职能部门和二级学院应配合学校办公室做好合同管理工作的监督检查，及时发现和纠正合同管理中存在的问题。第二十二条责任追究1.对违反本办法规定签订、履行合同，给学校造成损失的，学校将依法追究相关责任人的责任。