快餐公司印章集中保管与使用登记制度

快餐公司印章集中保管与使用登记制度

一、总则1.目的：为加强公司印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。本制度旨在通过集中保管和规范使用登记，避免印章滥用、错用等情况，保障公司各项业务活动的正常开展。2.适用范围：本制度适用于快餐公司全体员工。公司所有印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等，均纳入本制度管理范围。3.企业文化体现：秉持公司“高效、热情、责任”的企业文化，印章管理工作需高效进行，确保各项业务流程顺畅；以热情的态度对待每一次印章使用需求，为公司内外客户提供优质服务；同时，强化责任意识，明确印章保管和使用过程中的责任。4.教育理念贯彻：在印章管理工作中，融入公司“持续学习、共同成长”的教育理念。定期组织员工学习印章管理相关知识和制度，提升员工对印章重要性的认识，培养员工规范使用印章的习惯。二、组织架构与职责划分1.印章管理部门：公司行政部门作为印章集中保管的责任部门，负责公司所有印章的统一保管、使用审核和登记工作。行政部门应指定专人担任印章保管人，确保印章保管工作的专业性和稳定性。2.印章保管人职责：-负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、被篡改等情况发生。-对印章使用申请进行初步审核，检查申请内容是否完整、合理，相关审批手续是否齐全。-按照规定的流程和要求，进行印章使用登记，详细记录印章使用的日期、事由、申请人、批准人等信息。-在印章使用后，及时将印章归位，保证印章随时处于可正常保管的状态。3.用印申请人职责：-根据工作需要，填写印章使用申请表，详细说明用印事由、用印文件名称及份数等信息。-确保申请用印的事项真实、合法、合规，并对用印事项的真实性和合法性负责。-按照规定的审批流程，将申请表提交给相关负责人审批，待审批通过后，再提交给印章保管人进行用印。4.审批负责人职责：-对用印申请进行审批，根据公司规定和实际情况，判断用印事项是否符合公司利益和相关政策。-在审批过程中，如发现用印事项存在疑问或风险，应及时与申请人沟通，必要时进行调查核实，确保用印决策的准确性。三、管理流程1.印章刻制与启用：-公司因业务需要刻制新印章时，由相关部门提出申请，经公司法定代表人或其授权人批准后，由行政部门统一办理刻制手续。-新印章刻制完成后，行政部门应进行登记备案，记录印章的名称、规格、刻制时间等信息，并组织相关人员进行印章启用仪式，正式宣布新印章开始投入使用。2.印章保管：-印章保管人应将印章存放在专门的保险柜或安全的保管场所，保险柜密码和钥匙应由保管人妥善保管，不得随意透露给他人。-印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应立即向行政部门负责人报告，并采取相应的措施进行处理。3.印章使用申请：-员工因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印对象等信息。-申请表填写完成后，申请人应将其提交给本部门负责人进行初审，部门负责人应根据工作实际情况，对用印申请的合理性和必要性进行审核。4.印章使用审批：-初审通过后，申请表应提交给公司分管领导进行审批。分管领导应从公司整体利益和业务要求出发，对用印事项进行全面审查，签署审批意见。-对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，还需经过公司法定代表人或其授权的决策机构审批。5.印章使用登记：-印章保管人在收到审批通过的申请表后，应对印章使用情况进行详细登记。登记内容包括用印日期、用印部门、用印人、用印事由、用印文件名称及份数、批准人等信息。-登记完毕后，印章保管人应按照申请表的要求，在相应的文件上加盖印章，并确保印章加盖清晰、完整。6.印章停用与销毁：-当公司印章因机构调整、名称变更、损坏等原因不再使用时，行政部门应及时办理印章停用手续，通知公司各部门停止使用相关印章。-停用的印章应进行妥善保管或按照规定进行销毁。销毁印章时，应由行政部门负责人指定专人负责监督销毁过程，并做好销毁记录。四、权利与义务1.员工权利：-员工有权根据工作需要，按照规定的流程申请使用公司印章，以完成工作职责。-员工对印章使用过程中的不合理要求或违规操作，有权向上级领导或相关部门反映，维护公司和自身的合法权益。2.员工义务：-员工应严格遵守本制度的规定，如实填写印章使用申请表，不得虚报、瞒报用印事由。-在使用印章过程中，员工应积极配合印章保管人和审批负责人的工作，提供必要的信息和资料。-员工不得擅自使用公司印章，不得将印章转借他人，不得利用印章谋取私利，否则将承担相应的法律责任。3.公司权利：-公司有权对印章的保管和使用情况进行监督检查，确保印章使用符合公司规定和法律法规要求。-对于违反本制度规定的行为，公司有权按照相关规定进行处理，维护公司的正常管理秩序。4.公司义务：-公司应为印章保管和使用提供必要的条件和支持，确保印章保管工作的安全、规范。-公司应定期组织员工学习印章管理相关知识和制度，提高员工的法律意识和责任意识。五、监督与奖惩机制1.监督机制：-行政部门负责对公司印章保管和使用情况进行日常监督检查，定期对印章使用登记记录进行核对，确保登记信息的真实性和完整性。-公司审计部门应定期对印章管理工作进行审计，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。-公司鼓励员工对印章使用过程中的违规行为进行举报，对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励。2.奖励机制：-对于在印章管理工作中表现突出的部门或个人，如严格遵守印章管理制度，积极提出改进建议并取得良好效果的，公司将给予表彰和奖励。-对防止印章丢失、被盗、被滥用等情况发生，为公司挽回重大损失的个人，公司将给予特别奖励。3.惩罚机制：-对于违反本制度规定，未按流程申请、审批或登记而使用印章的，公司将视情节轻重，对责任人给予警告、罚款、降职等处罚。-对于擅自使用公司印章、将印章转借他人或利用印章谋取私利的，公司将依法追究责任人的法律责任，并解除与责任人的劳动合同关系。-因印章保管不善导致印章丢失、被盗、被篡改等情况发生的，公司将对印章保管人进行严肃处理，根据损失情况要求保管人承担相应的赔偿责任。六、附则1.制度解释权：本制度由公司行政部门负责解释。在制度执行过程中，如遇特殊