加工企业合同管理办法

加工企业合同管理办法一、总则（一）目的为加强本加工企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护企业合法权益，防范经营风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本加工企业与自然人、法人及其他组织签订的各类加工合同，包括但不限于原材料采购合同、加工承揽合同、产品销售合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等的基础上，充分表达真实意愿，协商一致签订合同。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则：加强合同管理，对合同风险进行识别、评估和控制，确保企业利益最大化。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.成立合同管理委员会，由企业高层管理人员、法务人员、财务人员等组成。2.职责：审议合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事项。协调解决合同管理中的重大问题。监督合同管理工作的执行情况。（二）合同管理部门1.设立专门的合同管理部门，配备专业的合同管理人员。2.职责：负责合同管理制度的起草、修订和执行。参与合同的谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程管理。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。协助处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。（三）业务部门1.各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等具体工作。2.职责：按照合同管理办法的要求，开展合同相关工作。及时向合同管理部门报送合同签订、履行等情况。配合合同管理部门做好合同管理工作，共同防范合同风险。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，提出签订合同的意向，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、对方当事人情况、合同主要条款等内容。2.《合同签订申请表》经部门负责人审核后，提交合同管理部门。3.合同管理部门对《合同签订申请表》进行初审，重点审查合同的必要性、合法性、可行性等。初审通过后，将申请表及相关资料转法务人员进行法律审查。4.法务人员对合同进行法律审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险等。法律审查通过后，将合同草案返回合同管理部门。5.合同管理部门组织业务部门、法务人员、财务人员等相关人员对合同草案进行会审，对合同条款进行进一步修改和完善。6.会审通过的合同草案，由业务部门与对方当事人进行谈判，达成一致意见后，签订正式合同。7.合同签订后，业务部门将合同原件一份交合同管理部门，由合同管理部门进行编号、归档管理。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的格式和语言，明确双方的权利和义务。2.合同主要条款应包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。3.合同中应明确约定质量标准、验收方式、付款方式、交货时间和地点等具体内容，避免模糊不清或产生歧义。4.对于涉及知识产权、商业秘密等重要内容的合同，应明确约定保密条款和违约责任。（三）授权委托管理1.签订合同需要授权委托的，业务部门应填写《授权委托书》，明确委托事项、权限、期限等内容。2.《授权委托书》经部门负责人审核后，提交合同管理部门。3.合同管理部门对《授权委托书》进行审核，重点审查委托事项是否在授权范围内，委托期限是否合理等。审核通过后，报企业法定代表人签字盖章。4.授权委托代理人应在授权范围内签订合同，不得超越权限。合同签订后，授权委托代理人应及时将合同原件交回合同管理部门。四、合同履行管理（一）履行跟踪1.合同签订后，业务部门应按照合同约定，组织安排生产、加工、运输、交付等工作，确保合同顺利履行。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时督促业务部门解决。3.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项情况，包括生产进度、质量检验、付款情况、交货情况等。合同履行台账应定期报合同管理部门备案。（二）变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.《合同变更申请表》经部门负责人审核后，提交合同管理部门。3.合同管理部门对《合同变更申请表》进行初审，重点审查变更的必要性、合法性、可行性等。初审通过后，将申请表及相关资料转法务人员进行法律审查。4.法务人员对合同变更进行法律审查，重点审查变更条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险等。法律审查通过后，将合同变更草案返回合同管理部门。5.合同管理部门组织业务部门、法务人员、财务人员等相关人员对合同变更草案进行会审，对变更条款进行进一步修改和完善。6.会审通过的合同变更草案，由业务部门与对方当事人进行协商，达成一致意见后，签订合同变更协议。7.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知相关部门，并按照变更后的合同条款履行义务。合同管理部门应将合同变更协议原件一份进行编号、归档管理。（三）解除管理1.合同履行过程中，如需解除合同，业务部门应填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、对企业利益的影响等。2.《合同解除申请表》经部门负责人审核后，提交合同管理部门。3.合同管理部门对《合同解除申请表》进行初审，重点审查解除合同的必要性、合法性、可行性等。初审通过后，将申请表及相关资料转法务人员进行法律审查。4.法务人员对合同解除进行法律审查，重点审查解除合同的条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险等。法律审查通过后，将合同解除草案返回合同管理部门。5.合同管理部门组织业务部门、法务人员、财务人员等相关人员对合同解除草案进行会审，对解除合同的相关事宜进行进一步研究和确定。6.会审通过的合同解除草案，由业务部门与对方当事人进行协商，达成一致意见后，签订合同解除协议。7.合同解除协议签订后，业务部门应及时清理合同履行过程中的各项事宜，包括货物交付、款项结算、违约责任承担等。合同管理部门应将合同解除协议原件一份进行编号、归档管理。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同签订流程和文本要求签订合同，确保合同条款明确、合法、有效。2.加强合同履行跟踪，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和风险防范意识，避免因员工的不当行为导致合同纠纷。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门接到报告后，应立即组织法务人员、财务人员等相关人员对纠纷情况进行调查和分析，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，合同管理部门可以与对方当事人进行协商解决；协商不成的，可以通过仲裁、诉讼等方式解决。4.在纠纷处理过程中，合同管理部门应及时向企业领导汇报纠纷处理进展情况，听取领导的意见和建议。5.纠纷处理结束后，合同管理部门应及时总结经验教训，提出改进措施，完善合同管理制度。六、合同档案管理（一）档案建立1.合同管理部门负责建立合同档案，对合同的签订、履行、变更、解除等全过程资料进行归档管理。2.合同档案应包括：合同文本、合同签订申请表、授权委托书、合同变更申请表、合同解除申请表、合同履行台账、合同纠纷处理记录等相关资料。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，按照档案管理的相关规定，进行分类、编号、装订、存放。2.合同档案的保管期限应根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般为[X]年。对于涉及重要事项、重大利益的合同，保管期限应适当延长。3.合同档案的保管地点应安全可靠，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅的原因、内容、期限等。2.《合同档案查阅申请表》经部门负责人审核后，提交合同管理部门。3.合同管理部门对《合同档案查阅申请表》进行审核，审核通过后，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。4.查阅合同档案时，查阅人员应遵守档案管理的相关规定，不得擅自涂改、复印、抽取、损毁合同档案。查阅结束后，应及时将合同档案归还保管人员。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对合同管理工作进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价制度，对各业务部门和合同管理部门的合同管理工作进行考核评价。2.