云南工会资料管理办法

云南工会资料管理办法一、总则（一）目的为加强云南工会资料管理，确保资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高工会工作效率和质量，依据相关法律法规及行业标准，结合云南工会工作实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于云南省各级工会组织及所属部门、单位的资料管理工作。（三）管理原则1.集中统一原则云南工会资料实行集中统一管理，确保资料的完整性和系统性。各级工会组织应明确资料管理部门，负责本单位资料的收集、整理、保管和利用。2.规范有序原则建立健全资料管理制度和工作流程，规范资料的形成、积累、整理、归档和利用等环节，确保资料管理工作有序进行。3.安全保密原则加强资料安全保密管理，采取必要的安全保密措施，防止资料泄露、丢失和损坏，确保资料信息安全。4.高效利用原则充分发挥资料的作用，提高资料的利用效率，为工会工作决策、业务开展、职工服务等提供有力支持。二、资料分类与编号（一）资料分类云南工会资料分为以下几大类：1.综合类包括工会组织建设、工作计划与总结、重要会议文件、领导讲话、统计报表等。2.组织建设类涵盖工会会员管理、基层工会组织建设、工会干部队伍建设等方面的资料。3.权益维护类涉及职工权益保障、劳动法律法规宣传、劳动争议调解、困难职工帮扶等资料。4.宣传教育类包含工会宣传工作、职工文化活动、职工思想政治教育等方面的资料。5.经济技术类有关劳动竞赛、合理化建议、职工技术创新、职工经济技术创新成果等资料。6.财务资产类包括工会财务预决算、经费收支管理、资产管理等方面的资料。7.其他类不属于上述分类的其他重要资料。（二）编号规则为便于资料的管理和查询，对各类资料进行编号。编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式，例如：2023ZJ001，表示2023年综合类资料的第1份。类别代码按照上述资料分类进行设定，如综合类为ZJ，组织建设类为ZZ，权益维护类为QY，宣传教育类为XC，经济技术类为JJ，财务资产类为CW，其他类为QT。三、资料收集与整理（一）收集要求1.各部门、单位应明确专人负责资料的收集工作，按照资料管理的相关要求，及时、准确地收集本部门、单位产生的各类资料。2.资料收集应涵盖工作的全过程，包括文件、报表、记录、合同、协议、照片、音像等各种形式的资料。3.对于上级工会下发的文件、通知等资料，应及时签收、登记，并按照要求进行传达和落实。（二）整理方法1.资料收集后，应按照分类标准进行初步整理，剔除重复、无效的资料。2.对每份资料进行核对，确保资料内容完整、准确，签字盖章等手续齐全。3.按照资料的形成时间顺序或重要程度进行排序，便于后续的归档和查阅。四、资料归档（一）归档范围凡属云南工会工作中形成的具有保存价值的各类资料，均应归档。具体归档范围按照本办法第二章资料分类执行。（二）归档时间1.当年形成的资料，应在次年上半年完成归档。2.对于一些时效性较强的资料，如紧急会议文件、重大活动资料等，应在活动结束后及时归档。（三）归档流程1.资料整理人员按照归档要求，将整理好的资料移交至本单位资料管理部门。2.资料管理部门对移交的资料进行审核，审核无误后办理归档手续，并填写《云南工会资料归档登记表》。3.资料管理部门按照档案管理的要求，将归档资料进行分类存放，建立档案目录和索引，便于查找和利用。五、资料保管（一）保管场所1.各级工会组织应设立专门的资料保管场所，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保资料的安全保管。2.资料保管场所应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度适宜，防止资料受损。（二）保管期限云南工会资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的资料涉及工会重要决策、重大活动、历史沿革、职工权益保障等具有长远查考利用价值的资料。2.长期保管的资料在较长时间内对工会工作有查考利用价值的资料，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管的资料在较短时间内对工会工作有查考利用价值的资料，保管期限一般为1年至10年。（三）保管要求1.资料应按照类别、保管期限进行分类存放，标识清晰，便于查找。2.定期对资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保资料的完整性和安全性。3.对电子资料应进行备份，并存储在安全的介质上，定期进行维护和更新。六、资料利用（一）利用范围云南工会资料主要供本单位内部人员查阅使用，同时根据工作需要，经批准后可向有关单位或个人提供查阅服务。（二）利用流程1.内部人员查阅资料，应填写《云南工会资料查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到资料管理部门查阅。2.外单位人员查阅资料，需持有单位介绍信，并填写《云南工会资料查阅申请表》，经本单位分管领导签字批准后，由资料管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、污损，如需复印或摘录资料，应经资料管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅管理1.因工作需要借阅资料的，应填写《云南工会资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、数量、用途和归还时间等，经所在部门负责人和资料管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，确保资料按时归还。七、资料保密（一）保密制度1.建立健全云南工会资料保密制度，明确保密责任，加强对资料管理人员和查阅利用人员的保密教育。2.对涉及国家秘密、工会工作秘密和职工个人隐私的资料，应严格按照保密法律法规进行管理，采取必要的保密措施。（二）保密措施1.资料保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对涉及保密的资料，应进行加密存储，并严格控制访问权限。3.资料管理人员在工作中应严格遵守保密纪律，不得泄露资料内容。八、资料信息化管理（一）信息化建设目标推进云南工会资料信息化管理，建立资料管理信息系统，实现资料的电子化存储、检索、利用和共享，提高资料管理工作的效率和水平。（二）信息录入与维护1.按照资料管理信息系统的要求，及时将纸质资料进行电子化录入，确保录入信息的准确、完整。2.定期对资料管理信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。（三）信息安全管理加强资料管理信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据备份等安全措施，防止信息泄露、丢失和被篡改。九、资料管理人员职责（一）资料管理部门职责1.负责制定和完善云南工会资料管理制度，并组织实施。2.组织开展资料的收集、整理、归档、保管、利用和保密等工作。3.指导和监督各部门、单位的资料管理工作。4.负责资料管理信息系统的建设、维护和管理。5.定期对资料管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）资料管理人员职责1.认真履行资料管理岗位职责，严格遵守资料管理的各项制度和工作流程。2.负责资料的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作。3.做好资料的归档、保管和借阅登记工作，确保资料的安全和完整。4.协助查阅利用人员查找和提供所需资料，做好服务工作。5.定期对资料进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。6.参与资料管理信息系统的建设和维护，负责资料的电子化录入和更新工作。十、监督与检查（一）监督检查机制建立云南工会资料管理监督检查机制，定期对各级工会组织的资料管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.资料管理制度的执行情况。2.资料收集、整理、归档、保管、利用等工