企业白酒采购管理办法

企业白酒采购管理办法一、总则（一）目的为规范企业白酒采购行为，加强采购管理，确保采购的白酒符合质量要求，满足企业生产、经营及相关活动的需要，同时控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于企业内部各部门因生产经营、商务接待、礼品赠送等活动所需白酒的采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的白酒供应商，确保所采购白酒符合相关质量标准和企业需求。3.成本效益原则：在保证白酒质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当竞争和利益输送。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购各个环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立企业采购决策委员会，负责对重大白酒采购项目进行决策。采购决策委员会由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议和批准白酒采购战略和年度采购计划。2.审定采购预算和采购合同的重大条款。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门企业设立专门的采购部门，负责具体的白酒采购工作。采购部门的职责如下：1.根据企业需求和采购决策委员会的决议，编制白酒采购计划。2.开展供应商调研、筛选和评估，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.负责采购订单的下达、跟踪和验收。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）需求部门各需求部门负责提出白酒采购申请，明确采购品种、规格、数量、质量要求等，并配合采购部门进行供应商选择、采购合同签订及验收等工作。（四）质量控制部门质量控制部门负责对采购白酒的质量进行检验和监督，确保所采购白酒符合质量标准。其职责包括：1.制定白酒质量检验标准和验收流程。2.对采购到货的白酒进行抽检或全检。3.对不合格白酒提出处理意见，并跟踪处理结果。（五）财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同及付款申请，确保采购资金的合理使用和支付安全。其职责包括：1.参与编制采购预算，对采购成本进行核算和控制。2.审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务条款。3.办理采购款项的支付手续。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.采购部门应根据企业年度生产经营计划、销售计划、商务活动安排等，结合库存情况，于每年年底前编制下一年度白酒采购计划。2.采购计划应明确采购品种、规格、数量、预计采购时间等内容，并经需求部门、财务部门等相关部门审核后，报采购决策委员会批准。3.对于临时性或紧急性的白酒采购需求，需求部门应填写采购申请单，说明采购原因、品种、规格、数量等信息，经部门负责人审批后提交采购部门。采购部门应根据实际情况及时安排采购。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、企业生产经营计划调整等原因需要对采购计划进行调整，采购部门应及时收集相关信息，分析调整的必要性和可行性。2.采购计划调整申请应经需求部门、财务部门等相关部门审核后，报采购决策委员会批准。调整后的采购计划应及时通知相关部门和供应商。四、供应商管理（一）供应商筛选与评估1.采购部门应通过多种渠道收集白酒供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选，重点考察供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制水平、价格水平等方面。3.采购部门会同质量控制部门等相关部门对筛选合格的供应商进行实地考察和评估，填写供应商评估表。评估内容包括企业概况、生产设备、工艺流程、质量体系、环保措施、售后服务等方面。4.根据供应商评估结果，建立供应商分级管理体系，将供应商分为A、B、C三级。A级供应商为优质供应商，B级供应商为合格供应商，C级供应商为待改进供应商。对于不同级别的供应商，采取不同的采购策略和管理措施。（二）供应商日常管理1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期对供应商进行回访，了解供应商的生产经营情况、产品质量情况、交货情况等。2.要求供应商定期提供产品质量报告、生产进度报告等资料，以便及时掌握供应商的动态。3.对于出现产品质量问题、交货延迟等情况的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其采取整改措施，并根据合同约定进行相应处理。4.每年对供应商进行一次综合评估，根据评估结果调整供应商级别，对于不符合要求的供应商，及时淘汰或进行整改。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款、提供合作机会等。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、服务不到位等情况的供应商，采取扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等措施进行处罚。五、采购流程管理（一）采购申请需求部门根据实际需要填写采购申请单，详细注明采购白酒的品种、规格、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并经部门负责人审批签字。（二）采购审批采购申请单提交至采购部门后，采购部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核。对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，需报采购决策委员会审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购申请的要求，从供应商信息库中选择合适的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。2.供应商应在规定时间内回复报价或投标文件。采购部门对供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。3.对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行开标、评标、定标等工作，确保采购过程公平、公正、公开。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经法律部门或企业法律顾问审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，由采购部门负责人签字盖章，并加盖企业公章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量控制部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购订单下达采购部门根据采购合同的约定，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购品种、规格、数量、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。（六）采购跟踪与催货1.采购部门应建立采购跟踪机制，定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。2.如发现供应商可能无法按时交货，采购部门应及时与供应商沟通，了解原因，并要求其采取措施确保按时交货。如供应商仍无法按时交货，采购部门应根据合同约定追究其违约责任。（七）到货验收1.采购到货前，质量控制部门应根据采购合同和质量标准，制定验收方案，并做好验收准备工作。2.采购到货时，采购部门应通知质量控制部门、需求部门等相关人员共同进行验收。验收内容包括产品的品种、规格、数量、质量、包装等方面。3.验收合格的白酒，由质量控制部门出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的白酒，采购部门应及时与供应商协商处理，要求其更换产品或退还货款等。（八）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次应付款金额等信息，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。2.付款申请单经需求部门、财务部门等相关部门审核后，报企业负责人审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对白酒采购过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估和排序，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险事项，应加强管理和控制，采取适当的防范措施；对于低风险事项，可进行一般关注和管理。2.建立供应商信用档案，对供应商的信用状况进行跟踪和评估，降低供应商违约风险。3.加强对采购白酒的质量检验和监督，严格执行验收标准，确保所采购白酒符合质量要求，降低质量风险。4.关注白酒市场价格动态，通过与供应商协商、签订价格调整条款等方式，应对价格波动风险。5.加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规，避免法律风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行应对。七、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购部门应建立采购绩效评估体系，设定明确的评估指标，包括采购成本、采购质量、交货期、供应商管理、内部满意度等方面。2.采购成本指标可包括采购价格、采购费用率等；采购质量指标可包括验收合格率、退货率等；交货期指标可包括按时交货率等；供应商管理指标可包括供应商满意度、供应商投诉率等；内部满意度指标可包括需求部门满意度等。（二）评估方法1.采用定量与定性相结合的评估方法，对采购绩效进行全面、客观的评价。2.定期收集采购相关数据，如采购金额、验收报告、交货记录、供应商评价等，对各项评估指标进行计算和分析。3.同时，通过问卷调查、面谈等方式，收集需求部门等相关部门对采购工作的意见和建议，作为定性评估的依据。（三）评估周期与反馈1.采购绩效评估周期为每季